Vi bygger Power Automate-arbeidsflyter som håndterer varsler, godkjenninger og dataoppdateringer automatisk - direkte i Microsoft 365-miljøet ditt. Strukturert, dokumentert og bygget for å fungere i produksjon - ikke bare i en demo.
Teamet ditt gjør ting manuelt som Microsoft 365 kan håndtere automatisk.
Å jakte på godkjenninger via e-post, oppdatere statuser manuelt, sende påminnelser for hånd - dette er problemer som kan løses. Power Automate kobler sammen Microsoft 365-verktøyene dine og håndterer disse oppgavene automatisk, slik at teamet ditt slipper å gjøre det. Spørsmålet er ikke om det kan automatiseres. Det er om flyten er bygget godt nok opp til å være til å stole på.
Godkjenningsforespørsler forsvinner i innboksen
En e-post om godkjenning blir begravd under femti andre. Den som skal godkjenne, svarer ikke, ingen kjenner statusen, og to uker senere innser noen at prosessen har stoppet opp. Det finnes ingen revisjonsspor, ingen eskalering og ingen oversikt over hvem som godkjente hva og når. Når revisoren spør, er det ingen som kan svare.
Manuelle påminnelser om forfalte oppgaver
Gjennomgang av retningslinjer, fornyelse av kontrakter, tidsfrister for avbøtende tiltak, compliance-sjekker - noen må huske å følge dem opp. Vanligvis er det en påminnelse i kalenderen som blir flyttet, så flyttet igjen, og så oversett. Når fristen går ubemerket forbi, er kostnaden uforholdsmessig stor i forhold til hvor enkel påminnelsen ville ha vært.
Data som er lagt inn på ett sted, når aldri frem til det neste
En ny leverandør legges til i en liste, men ikke i økonomisystemet. En risikostatus oppdateres i registeret, men dashbordet viser fortsatt den gamle verdien. Brukerne skriver inn data på nytt mellom verktøyene, noe som fører til feil, og ingen stoler på at det finnes én sannhetskilde.
Arbeidsflyter vi bygger for kundene våre.
Vi bygger Power Automate-flyter som kobler sammen SharePoint, Outlook, Teams og andre Microsoft 365-verktøy. Fra et enkelt varsel til en godkjenningskjede i flere trinn med eskaleringer, betingelser og feilhåndtering.
Varsler og notifikasjoner via e-post
Automatiserte e-postmeldinger som utløses av hendelser i SharePoint-listene dine - nye elementer, statusendringer, feltoppdateringer eller datoer som passeres. Konfigureres til å sende til riktig person, til riktig tid og med riktig informasjon i meldingsteksten. Typiske flyter inkluderer:
- Varsel om forsinket risikoreduksjon - sendes til risikoeieren når en risikoreduksjon ikke har blitt oppdatert etter en definert periode
- Varsling om tildeling av interessenter - sender automatisk e-post til en navngitt interessent når vedkommende blir tagget på et risiko- eller tiltakselement
- Varsel om statusendring - varsler eieren når en post i SharePoint endrer status
- Påminnelse om kommende frist - planlagt flyt som sjekker om det finnes elementer med forfallsdatoer i løpet av de neste N dagene, og sender en oppsummering
- Eskalering - sendes til en leder når en oppgave er forsinket med mer enn en definert terskelverdi
Arbeidsflyter for godkjenning
Flertrinns godkjenningsflyt som erstatter e-postbaserte godkjenninger med en strukturert, sporbar prosess. Bygget med rutingslogikk, tidsbaserte eskaleringer og et fullstendig revisjonsspor. Typiske flyter inkluderer:
- Sekvensiell godkjenning: Godkjenner A må godkjenne før godkjenner B varsles - med automatisk eskalering hvis det ikke kommer noe svar innen N dager
- Parallell godkjenning: flere godkjennere varsles samtidig, og prosessen fortsetter når alle (eller et beslutningsdyktig antall) har svart
- Betinget ruting: godkjenningsveien bestemmes av feltverdier - f.eks. går forespørsler på over 10 000 euro til økonomidirektøren, andre til linjeleder
- Avvisningshåndtering: Avviste elementer returneres automatisk til innsenderen med godkjennerens kommentarer og et tydelig neste steg
- Revisjonsspor: Hver godkjenningsbeslutning tidsstemples og registreres i SharePoint-elementhistorikken
SharePoint-automatisering
Flyter som utløses av hendelser i SharePoint-listene dine som oppdaterer poster, oppretter relaterte elementer eller starter nedstrøms prosesser. Vanlige eksempler inkluderer:
- Når en risikostatus endres til Avsluttet, opprettes det automatisk en Lesson Learned-post i en egen liste
- Når en ny leverandør legges til, oppretter du en tilsvarende leverandørgjennomgang med en forfallsdato som er satt 12 måneder frem i tid
- Når en milepæl i prosjektet er fullført, oppdaterer du prosjektstatusen og varsler prosjekteieren
- Når et element opprettes i en liste, kan du kopiere nøkkelfelter til en relatert liste og opprettholde koblingen mellom de to
Systemintegrasjoner
Koble Microsoft 365 til andre systemer ved hjelp av Power Automates standard- og premiumkoblinger. Data flyter mellom verktøy uten manuelle eksport-/importsykluser. Vanlige integrasjoner inkluderer:
- SharePoint → Outlook-kalender: opprett eller oppdater kalenderhendelser fra SharePoint-listeelementer
- Microsoft Forms → SharePoint: fang opp skjemasvar direkte i en strukturert SharePoint-liste
- SharePoint → Teams: Legg ut et kort til en Teams-kanal når et element med høy prioritet legges til eller oppdateres
- Eksternt system → SharePoint: motta data fra et tredjepartssystem via webhook og skriv dem til en SharePoint-liste
Slik fungerer det.
1. Kartlegging av prosesser
Før vi bygger noe som helst, kartlegger vi prosessen du ønsker å automatisere i detalj: hva er utløseren, hva er betingelsene, hva er handlingene, hva er unntakene, og hva skjer når noe går galt. Dette dokumenteres og avtales med deg før utviklingen starter. En flyt som bygger på en uklar prosess, gir et upålitelig resultat.
2. Bygg og test
Flyter bygges og testes i Microsoft 365-miljøet ditt ved hjelp av realistiske testdata. Vi tester ikke bare den lykkelige stien - utløseren utløses, flyten kjøres, e-posten kommer frem - men også unntakstilfellene: hva som skjer når godkjenneren ikke er på kontoret, når SharePoint-elementet slettes midt i flyten, når feltet for e-postadresse er tomt. De fleste feil i produksjonsflyten skyldes disse scenariene.
3. UAT og godkjenning
Du tester flyten mot reelle scenarier fra den daglige driften. Vi løser eventuelle problemer, dokumenterer kjente begrensninger og bekrefter at feilhåndtering og eskaleringsveier fungerer som avtalt før sign-off.
4. Overlevering og dokumentasjon
Fullstendig overlevering, inkludert en skriftlig beskrivelse av hver flyts utløsende betingelser, logikk og handlinger - tydelig nok til at teamet ditt kan forstå og vedlikeholde dem uten å trenge oss. Inkluderer 3 måneders utbedring av feil. Løpende støtte er tilgjengelig som en retainer.
Hva kundene våre automatiserer.
Avbøtende tiltak Forfalte varsler
En planlagt flyt kjøres daglig, sjekker alle åpne risikoreduserende tiltak i risikoregisteret for punkter der siste oppdateringsdato er mer enn 30 dager gammel, og sender en personlig e-post til hver enkelt kontrolleier med en liste over punkter som er forfalt. Risikoeieren mottar et sammendrag. Ingen manuell kontroll av listen er nødvendig.
Varsling av interessenter
Når en risikoeier merker en kollega som interessent i SharePoint-risikoregisteret, utløses det umiddelbart en flyt som sender vedkommende en strukturert e-post med risikoreferansenummer, tittel og en lenke til posten. Meldingen bekrefter at vedkommende har fått tilgang, og inviterer vedkommende til å komme med innspill. Tidligere ble dette gjort manuelt ved å videresende et skjermbilde.
Godkjenningskjeder
En anskaffelsesforespørsel sendt inn via en Power Apps skjema utløser en sekvensiell godkjenningsflyt: linjeleder først, deretter økonomidirektør hvis verdien overstiger en terskelverdi. Hver godkjenner får et strukturert Teams Adaptive-kort med alle detaljer om forespørselen og knappene Godkjenn/avvis. Hvis det ikke kommer noe svar etter 48 timer, sendes det ut en påminnelse. Hele beslutningshistorikken skrives tilbake til SharePoint-elementet.
Varsler om statusendringer
Når en risiko eskaleres fra Vesentlig til Stor eller Kritisk i risikoregisteret, sendes det umiddelbart et varsel til risikosjefen og den relevante funksjonslederen - ikke et daglig sammendrag, men en umiddelbar varsling. E-posten inneholder risikoens tittel, nåværende poengsum, eier og en direkte lenke til posten.
Påminnelser om dokumentgjennomgang
En planlagt flyt sjekker et policy- og prosedyrebibliotek for dokumenter der neste gjennomgangsdato er innen 30 dager. Den sender en påminnelse til dokumenteieren med dokumentets navn, gjeldende versjon og gjennomgangsfrist. En ny påminnelse sendes etter 7 dager hvis statusen ikke er oppdatert. Tidligere ble den administrert via en delt kalender som ingen vedlikeholdt.
Synkronisering av data på tvers av lister
Når en leverandøroppføring i leverandørregisteret oppdateres - kontaktendring, kontraktsfornyelse, statusendring - oppdaterer en flyt de tilsvarende oppføringene i sporingslisten for innkjøp og risikoregisteret. Én oppdatering, tre lister holdes synkronisert. Det eliminerer avvikene som oppsto når brukerne oppdaterte én liste, men glemte de andre.
Åpen prissetting.
Vi jobber på Time & Material-basis. Du betaler for faktisk utførte arbeidsdager til en fast dagspris. Ingen overraskelser med fastpris, ingen utvidelse av omfanget uten din godkjenning.
| Strømningstype | Typisk omfang | Veiledende kostnad (netto) |
|---|---|---|
| Enkel varslings- eller varslingsflyt | 1-2 dager | €800-€1.600 |
| Arbeidsflyt for godkjenning i flere trinn | 3-6 dager | €2.400-€4.800 |
| Dagspris | fra €800/dag (netto) - 100% fjernkontroll | |
Strømmene er ofte en del av et større SharePoint eller Power Apps engasjement - kombinerte engasjementer drar nytte av én enkelt dagspris for hele omfanget.
Betrodd av team over hele Europa.
LeapLytics har utviklet Power Automate-flyter som sender automatiske varsler når risikoreduserende tiltak er forfalt, og som varsler interessenter når de blir tildelt en risiko. Det som tidligere krevde manuell oppfølging, skjer nå uten at noen trenger å tenke på det.
- Risiko & Team, Logistikk, Tyskland
Hvorfor LeapLytics?
Vi håndterer de sjeldne tilfellene
En grunnleggende Power Automate-flyt bygget på 20 minutter fungerer fint helt til SharePoint-elementet slettes midt i godkjenningen, godkjennerens konto deaktiveres eller det er en skrivefeil i feltet for e-postadressen. Disse scenariene fører til uhåndterte feil, stille feil og flyter som slutter å kjøre uten at noen legger merke til det. Vi bygger inn feilhåndtering, logikk for nye forsøk og feilvarsler i hver eneste flyt, slik at når noe går galt - og det gjør det - får rett person beskjed om det umiddelbart.
Prosesskunnskap, ikke bare flytbygging
Vi oversetter ikke bare forespørselen din til en trigger-handlingssekvens. Vi spør hva som skjer når godkjenneren er i permisjon, hva eskaleringsstien er, og hva forretningsregelen er for unntaket. Å få prosesslogikken på plass før flyten bygges opp, sparer betydelig mer tid enn å ta feil og bygge om. Vi har kartlagt nok forretningsprosesser til å vite hvilke spørsmål vi bør stille.
M365-stabel, ende til ende
Flytene våre kobler sammen SharePoint, Power Apps, Teams, Outlook og Power BI. Hvis du trenger en SharePoint-liste som er strukturert på riktig måte før flyten kan fungere, gjør vi det også. Samme team, samme oppdrag, samme dagspris - ingen overlevering mellom separate arbeidsstrømmer.
Ofte stilte spørsmål.
Trenger vi flere lisenser for Power Automate?
Nei, for standard brukstilfeller. Power Automate med standard M365-kontakter - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - er inkludert i de fleste Microsoft 365-planer, inkludert Business Standard, E3 og E5. Premium-kontakter (Salesforce, SAP, ServiceNow) eller flyter med store volumer kan kreve ekstra lisenser. Vi bekrefter rettighetene dine før du starter, og gir deg råd om det er behov for ytterligere lisensiering.
Kan Power Automate kobles til systemer som ikke er fra Microsoft?
Ja. Power Automate har hundrevis av koblinger. Standardkoblinger dekker de fleste Microsoft-tjenester og vanlige tredjepartstjenester uten ekstra kostnad. Premium-koblinger for bedriftssystemer som Salesforce, SAP eller ServiceNow krever en Power Automate Premium-lisens per bruker. Vi forteller deg på forhånd hvilke koblinger du trenger for dine flyter, og hva lisensieringskonsekvensene er.
Hva skjer hvis en flyt går i stykker etter go-live?
Flyten vår inkluderer feilhåndtering som fanger opp feil og sender et umiddelbart varsel til en utpekt eier - i stedet for å mislykkes i stillhet. Vi tilbyr også tre måneders feilretting etter idriftsettelse uten ekstra kostnad, noe som dekker eventuelle feil som oppstår på grunn av problemer i bygget vårt.
Kan du dokumentere flyten slik at vi kan vedlikeholde den selv?
Ja. Hvert oppdrag inkluderer skriftlig dokumentasjon av hver flyts utløsende betingelser, logiske grener, handlinger og feilhåndtering - skrevet i klartekst, ikke bare skjermbilder av flytkanvaset. Teamet ditt skal kunne forstå hva en flyt gjør og foreta mindre justeringer uten å måtte ringe oss.
Hvor lang tid tar det å bygge en Power Automate-flyt?
En enkel varslings- eller varslingsflyt - én utløser, én betingelse, én e-post - tar vanligvis 1-2 dager, inkludert testing og dokumentasjon. En arbeidsflyt for godkjenning i flere trinn med betinget ruting, eskalering, avvisningshåndtering og feilretting tar vanligvis 3-6 dager. Vi gir deg et skriftlig omfang før vi starter.
Kan du gå gjennom og fikse flyter vi allerede har bygget selv?
Ja. Optimalisering og feilsøking av flyter er et vanlig oppdrag. Vi går gjennom de eksisterende flytene dine, identifiserer feilhåndteringshull og logiske problemer, og løser det som skaper problemer. Det er ofte raskere og billigere enn å bygge om fra bunnen av.
Kombineres ofte med Power Automate.
SharePoint-utvikling
De fleste Power Automate-flyter utløses av hendelser i SharePoint-lister. En godt strukturert liste med riktige kolonnetyper og validering gjør flyten mer pålitelig og enklere å vedlikeholde. Vi designer og bygger begge deler i ett og samme engasjement der det er nødvendig.
Power Apps
Power Apps-skjemaer fanger opp strukturerte data, mens Power Automate-flyter håndterer det som skjer videre - godkjenninger, varsler, journaloppdateringer. De to tjenestene fungerer naturlig sammen, og vi bygger dem sammen som en del av det samme oppdraget der det er behov for begge.
Risikoregister
Automatiserte varsler om forsinkede tiltak og varslinger til interessenter er en sentral del av risikoregistertilbudet vårt. Power Automate-flyter er inkludert som standard i alle risikoregistre - ikke som et tillegg.
Er du klar for å slutte å gjøre ting manuelt?
Fortell oss hvilken prosess du ønsker å automatisere - hva som utløser den, hva som må skje, og hvem som trenger å vite det. Vi kommer tilbake med et veiledende omfang og et estimat innen 24 timer.
Eller send oss en e-post direkte på info@leaplytics.de
Relaterte tjenester: SharePoint-utvikling - Power Apps - Power BI-rådgivning - Risikoregister
