Criamos fluxos de trabalho do Power Automate que tratam automaticamente de notificações, aprovações e actualizações de dados - diretamente no seu ambiente Microsoft 365. Estruturado, documentado e criado para continuar a funcionar na produção - não apenas numa demonstração.
A sua equipa está a fazer coisas manualmente que o Microsoft 365 poderia tratar automaticamente.
Procurar aprovações por correio eletrónico, atualizar manualmente os estados, enviar lembretes à mão - estes são problemas que podem ser resolvidos. O Power Automate liga as suas ferramentas do Microsoft 365 e trata destas tarefas automaticamente, para que a sua equipa não tenha de o fazer. A questão não é se pode ser automatizado. A questão é se o fluxo está suficientemente bem construído para ser fiável.
Pedidos de aprovação perdidos nas caixas de entrada
Uma mensagem de correio eletrónico de aprovação fica enterrada debaixo de cinquenta outras. O responsável pela aprovação não responde, ninguém sabe o estado da mensagem e, duas semanas depois, alguém se apercebe que o processo está parado. Não existe uma pista de auditoria, nem um escalonamento, nem um registo de quem aprovou o quê e quando. Quando o auditor pergunta, ninguém sabe responder.
Lembretes manuais para tarefas em atraso
Revisões de políticas, renovações de contratos, prazos de atenuação, controlos de conformidade - alguém tem de se lembrar de os perseguir. Normalmente, é um lembrete de calendário que é deslocado, depois deslocado novamente e depois esquecido. Quando o prazo passa despercebido, o custo é desproporcionado em relação à simplicidade do lembrete.
Os dados introduzidos num local nunca chegam ao seguinte
Um novo fornecedor é adicionado a uma lista, mas não ao sistema financeiro. O estado de um risco é atualizado no registo, mas o painel de controlo continua a mostrar o valor antigo. Os utilizadores redigitam dados entre ferramentas, introduzem erros e ninguém confia numa única fonte de verdade.
Fluxos de trabalho que criamos para os nossos clientes.
Criamos fluxos do Power Automate que ligam o SharePoint, o Outlook, o Teams e outras ferramentas do Microsoft 365. Desde um único alerta até uma cadeia de aprovação em várias etapas com escalonamentos, condições e tratamento de erros.
Alertas e notificações por correio eletrónico
E-mails automatizados desencadeados por eventos nas suas listas do SharePoint - novos itens, alterações de estado, actualizações de campos ou datas passadas. Configurado para enviar para a pessoa certa, na altura certa, com a informação certa no corpo da mensagem. Os fluxos típicos incluem:
- Alerta de atenuação em atraso - envia ao proprietário do risco quando uma atenuação não foi actualizada após um período definido
- Notificação de atribuição de partes interessadas - envia automaticamente uma mensagem de correio eletrónico a uma parte interessada nomeada quando esta é identificada num risco ou num item de ação
- Alerta de alteração de estado - notifica o proprietário quando um registo no SharePoint muda de estado
- Lembrete de prazos futuros - fluxo programado que verifica os itens com datas de vencimento nos próximos N dias e envia um resumo
- Alerta de escalonamento - envia para um gestor quando uma tarefa está atrasada mais do que um limite definido
Fluxos de trabalho de aprovação
Fluxos de aprovação em várias etapas que substituem as aprovações baseadas em e-mail por um processo estruturado e rastreável. Criados com lógica de encaminhamento, escalonamentos baseados no tempo e uma pista de auditoria completa. Os fluxos típicos incluem:
- Aprovação sequencial: O Aprovador A tem de aprovar antes de o Aprovador B ser notificado - com escalonamento automático se não houver resposta no prazo de N dias
- Aprovação paralela: vários aprovadores são notificados simultaneamente, o fluxo prossegue quando todos (ou um quórum) tiverem respondido
- Encaminhamento condicional: caminho de aprovação determinado por valores de campo - por exemplo, pedidos superiores a 10 mil euros vão para o Diretor Financeiro, outros para o gestor de linha
- Tratamento de rejeições: os itens rejeitados são automaticamente devolvidos ao remetente com os comentários do aprovador e um passo seguinte claro
- Pista de auditoria: cada decisão de aprovação tem um carimbo de data e hora e é registada no histórico de itens do SharePoint
Automatização do SharePoint
Fluxos desencadeados por eventos nas suas listas do SharePoint que actualizam registos, criam itens relacionados ou iniciam processos a jusante. Exemplos comuns incluem:
- Quando o estado de um risco muda para Fechado, criar automaticamente um registo de Lições Aprendidas numa lista separada
- Quando um novo fornecedor é adicionado, crie um item de revisão de fornecedor correspondente com uma data de vencimento definida com 12 meses de antecedência
- Quando uma etapa do projeto é marcada como concluída, atualizar o estado do projeto e notificar o proprietário do projeto
- Quando um item é criado numa lista, copiar os campos-chave para uma lista relacionada e manter a ligação entre as duas
Integrações de sistemas
Ligue o Microsoft 365 a outros sistemas utilizando os conectores padrão e premium do Power Automate. Os dados fluem entre ferramentas sem ciclos manuais de exportação/importação. As integrações comuns incluem:
- SharePoint → Calendário do Outlook: criar ou atualizar eventos de calendário a partir de itens de lista do SharePoint
- Microsoft Forms → SharePoint: capturar respostas de formulários diretamente para uma lista estruturada do SharePoint
- SharePoint → Teams: publicar um cartão num canal do Teams quando um item de alta prioridade é adicionado ou atualizado
- Sistema externo → SharePoint: receber dados de um sistema de terceiros através de um webhook e escrevê-los numa lista do SharePoint
Como funciona.
1. Mapeamento de processos
Antes de construirmos qualquer coisa, mapeamos detalhadamente o processo que pretende automatizar: qual é o acionador, quais são as condições, quais são as acções, quais são as excepções e o que acontece quando algo corre mal. Isto é documentado e acordado consigo antes do início do desenvolvimento. Um fluxo construído com base num processo pouco claro produz um resultado pouco fiável.
2. Construir e testar
Os fluxos são criados e testados no seu ambiente Microsoft 365 utilizando dados de teste realistas. Testamos não apenas o caminho feliz - disparos de gatilho, execução de fluxo, chegada de email - mas os casos extremos: o que acontece quando o aprovador está fora do escritório, quando o item do SharePoint é excluído no meio do fluxo, quando o campo de endereço de email está em branco. A maioria das falhas nos fluxos de produção resulta destes cenários.
3. UAT e aprovação
O utilizador testa o fluxo em cenários reais das suas operações diárias. Corrigimos quaisquer problemas, documentamos as limitações conhecidas e confirmamos que o tratamento de erros e as vias de encaminhamento estão a funcionar conforme acordado antes da assinatura.
4. Entrega e documentação
Entrega completa, incluindo uma descrição escrita das condições de ativação, lógica e acções de cada fluxo - suficientemente clara para a sua equipa compreender e manter sem precisar de nós. Inclui 3 meses de correção de defeitos. Suporte contínuo disponível como um contrato de retenção.
O que os nossos clientes automatizam.
Mitigação Alertas de atraso
Um fluxo programado é executado diariamente, verifica todas as atenuações em aberto no registo de riscos para os itens em que a última data de atualização foi há mais de 30 dias e envia um e-mail personalizado a cada proprietário do controlo, enumerando os itens em atraso. O proprietário do risco recebe um resumo. Não é necessária a verificação manual da lista.
Notificações das partes interessadas
Quando um proprietário do risco marca um colega como parte interessada no registo de riscos do SharePoint, um fluxo é imediatamente ativado e envia a essa pessoa um e-mail estruturado com o número de referência do risco, o título e uma ligação ao registo. A mensagem confirma que lhe foi concedido acesso e convida-o a dar o seu contributo. Anteriormente, isto era feito manualmente, através do envio de uma captura de ecrã.
Cadeias de aprovação
Um pedido de aquisição apresentado através de um Aplicações eléctricas O formulário de aprovação desencadeia um fluxo de aprovação sequencial: primeiro o gestor de linha, depois o Diretor Financeiro se o valor exceder um limite. Cada aprovador recebe um cartão adaptável Teams estruturado com todos os pormenores do pedido e botões Aprovar/Rejeitar. Se não houver resposta após 48 horas, é emitido um aviso. O historial completo da decisão é gravado no item do SharePoint.
Alertas de alteração de estado
Quando um risco é escalado de Significativo para Importante ou Crítico no registo de riscos, um fluxo envia uma notificação imediata ao Chefe de Riscos e ao responsável pela função em causa - não é um resumo diário, é um alerta imediato. O e-mail inclui o título do risco, a pontuação atual, o proprietário e uma ligação direta ao registo.
Lembretes de revisão de documentos
Um fluxo agendado verifica uma biblioteca de políticas e procedimentos para documentos em que a Data da próxima revisão está dentro de 30 dias. Envia um lembrete ao proprietário do documento com o nome do documento, a versão atual e o prazo de revisão. Um segundo lembrete é disparado em 7 dias se o estado não tiver sido atualizado. Anteriormente, era gerido através de um calendário partilhado que ninguém mantinha.
Sincronização de dados de listas cruzadas
Quando um registo de fornecedor no registo de fornecedores é atualizado - alteração de contacto, renovação de contrato, alteração de estado - um fluxo actualiza as entradas correspondentes na lista de acompanhamento de aquisições e no registo de riscos. Uma atualização, três listas mantidas em sincronia. Elimina as discrepâncias que se acumulavam quando os utilizadores actualizavam uma lista mas se esqueciam das outras.
Preços transparentes.
Trabalhamos numa base de tempo e material. O cliente paga pelos dias efetivamente trabalhados a uma taxa fixa por dia. Sem surpresas de preço fixo, sem aumento de âmbito sem o seu acordo.
| Tipo de fluxo | Âmbito de aplicação típico | Custo indicativo (líquido) |
|---|---|---|
| Fluxo simples de notificações ou alertas | 1-2 dias | €800-€1.600 |
| Fluxo de trabalho de aprovação em várias etapas | 3-6 dias | €2.400-€4.800 |
| Taxa diária | a partir de €800/dia (líquido) - 100% remoto | |
Os fluxos fazem frequentemente parte de uma SharePoint ou Aplicações eléctricas compromisso - os compromissos combinados beneficiam de uma taxa diária única para todo o âmbito.
A confiança das equipas em toda a Europa.
A LeapLytics criou fluxos Power Automate que enviam alertas automáticos quando as mitigações de risco estão atrasadas e notificam as partes interessadas quando são atribuídas a um risco. O que antes exigia um acompanhamento manual, agora acontece sem que ninguém tenha que pensar nisso.
- Risco e Equipa, Logística, Alemanha
Porquê o LeapLytics?
Tratamos dos casos extremos
Um fluxo básico do Power Automate criado em 20 minutos funciona bem até que o item do SharePoint seja excluído no meio da aprovação, a conta do aprovador seja desativada ou o campo de endereço de email contenha um erro de digitação. Estes cenários causam erros não tratados, falhas silenciosas e fluxos que param de funcionar sem que ninguém se aperceba. Criamos o tratamento de erros, a lógica de repetição e as notificações de falha em cada fluxo para que, quando algo correr mal - e vai correr - a pessoa certa saiba imediatamente.
Conhecimento dos processos e não apenas da criação de fluxos
Não nos limitamos a traduzir o seu pedido numa sequência de ação desencadeada. Perguntamos o que acontece quando o aprovador está de licença, qual é o caminho de escalonamento, qual é a regra comercial para a exceção. Acertar na lógica do processo antes de construir o fluxo poupa muito mais tempo do que errar e ter de o reconstruir. Já mapeámos processos empresariais suficientes para saber que perguntas fazer.
Pilha M365, de ponta a ponta
Os nossos fluxos ligam o SharePoint, Aplicações eléctricas, Teams, Outlook e Power BI. Se precisar que a lista SharePoint seja estruturada corretamente antes de o fluxo poder funcionar, também o fazemos. A mesma equipa, o mesmo compromisso, a mesma tarifa diária - não há transferência entre fluxos de trabalho separados.
Perguntas mais frequentes.
São necessárias licenças adicionais para o Power Automate?
Não, para casos de uso padrão. O Power Automate com conectores padrão do M365 - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - está incluído na maioria dos planos do Microsoft 365, incluindo Business Standard, E3 e E5. Os conectores premium (Salesforce, SAP, ServiceNow) ou fluxos de alto volume podem exigir licenças adicionais. Confirmamos o seu direito antes de começar e informamos se é necessário algum licenciamento adicional.
O Power Automate pode ligar-se a sistemas que não são da Microsoft?
Sim. O Power Automate tem centenas de conectores. Os conectores padrão cobrem a maioria dos serviços da Microsoft e de terceiros comuns, sem custo adicional. Os conectores Premium para sistemas empresariais como Salesforce, SAP ou ServiceNow requerem uma licença Power Automate Premium por utilizador. Informá-lo-emos antecipadamente sobre quais os conectores de que os seus fluxos necessitam e quais as implicações do licenciamento.
O que acontece se um fluxo for interrompido após o arranque?
Os nossos fluxos incluem um tratamento de erros que detecta as falhas e envia uma notificação imediata a um proprietário nomeado - em vez de falhar silenciosamente. Também fornecemos 3 meses de correção de defeitos após o go-live sem custos adicionais, cobrindo quaisquer falhas que surjam de problemas na nossa construção.
Pode documentar os fluxos para que nós próprios os possamos manter?
Sim. Cada compromisso inclui documentação escrita das condições de acionamento de cada fluxo, ramificações lógicas, acções e tratamento de erros - escrita em linguagem simples, e não apenas capturas de ecrã do canvas do fluxo. A sua equipa deve ser capaz de compreender o que um fluxo faz e fazer pequenos ajustes sem precisar de nos contactar.
Quanto tempo é necessário para criar um fluxo do Power Automate?
Um fluxo simples de notificação ou alerta - um único acionador, uma única condição, um único e-mail - demora normalmente 1-2 dias, incluindo testes e documentação. Um fluxo de trabalho de aprovação em várias etapas com encaminhamento condicional, escalonamentos, tratamento de rejeições e deteção de erros demora normalmente 3-6 dias. Damos-lhe um âmbito escrito antes de começar.
Pode rever e corrigir fluxos que nós próprios já criámos?
Sim. A otimização dos fluxos e a resolução de problemas é um compromisso comum. Auditamos os seus fluxos existentes, identificamos lacunas no tratamento de erros e problemas lógicos e corrigimos o que está a causar problemas. Muitas vezes, é mais rápido e mais económico do que reconstruir de raiz.
Muitas vezes combinado com o Power Automate.
Desenvolvimento SharePoint
A maioria dos fluxos do Power Automate é acionada por eventos em listas do SharePoint. Uma lista bem estruturada com os tipos de coluna e validação corretos torna os fluxos mais fiáveis e fáceis de manter. Concebemos e construímos ambos num único compromisso, sempre que necessário.
Aplicações eléctricas
Os formulários do Power Apps captam dados estruturados; os fluxos do Power Automate tratam do que acontece a seguir - aprovações, notificações, actualizações de registos. Os dois serviços funcionam em conjunto de forma natural e desenvolvemo-los em conjunto como parte do mesmo compromisso quando ambos são necessários.
Registo de riscos
Os alertas automatizados de atenuação de atrasos e as notificações às partes interessadas são uma parte essencial da nossa oferta de registo de riscos. Os fluxos do Power Automate são incluídos como padrão em todas as construções de registos de risco - não são um complemento.
Pronto para deixar de fazer as coisas manualmente?
Diga-nos qual o processo que pretende automatizar - qual é o gatilho, o que tem de acontecer e quem tem de saber. Responderemos com um âmbito indicativo e um orçamento no prazo de 24 horas.
Ou envie-nos um e-mail diretamente para info@leaplytics.de
Serviços relacionados: Desenvolvimento SharePoint - Aplicações eléctricas - Consultoria em Power BI - Registo de riscos
