Construim fluxuri de lucru Power Automate care gestionează automat notificările, aprobările și actualizările de date - direct în mediul Microsoft 365. Structurate, documentate și construite pentru a continua să funcționeze în producție - nu doar într-o demonstrație.
Echipa dvs. face manual lucruri pe care Microsoft 365 le-ar putea rezolva automat.
Urmărirea aprobărilor prin e-mail, actualizarea manuală a statusurilor, trimiterea manuală a memento-urilor - acestea sunt probleme rezolvabile. Power Automate vă conectează instrumentele Microsoft 365 și gestionează aceste sarcini în mod automat, astfel încât echipa dvs. să nu fie nevoită să facă acest lucru. Întrebarea nu este dacă poate fi automatizat. Este dacă fluxul este construit suficient de bine pentru a fi de încredere.
Cererile de aprobare se pierd în căsuțele de primire
Un e-mail de aprobare este îngropat sub alte 50 de e-mailuri. Persoana care aprobă nu răspunde, nimeni nu știe care este situația și, două săptămâni mai târziu, cineva își dă seama că procesul s-a blocat. Nu există nicio pistă de audit, nicio escaladare și nicio înregistrare a persoanei care a aprobat ce și când. Când auditorul întreabă, nimeni nu poate răspunde.
Memento-uri manuale pentru sarcinile întârziate
Revizuiri ale politicilor, reînnoiri ale contractelor, termene limită de atenuare, verificări ale conformității - cineva trebuie să își amintească să le urmărească. De obicei, un memento calendaristic care este mutat, apoi mutat din nou, apoi ratat. Atunci când termenul limită trece neobservat, costul este disproporționat față de cât de simplu ar fi fost mementoul.
Datele introduse într-un loc nu ajung niciodată în următorul
Un furnizor nou este adăugat la o listă, dar nu și la sistemul financiar. Statutul unui risc este actualizat în registru, dar tabloul de bord arată încă vechea valoare. Utilizatorii rescriu datele între instrumente, introduc erori și nimeni nu are încredere în nicio sursă unică de adevăr.
Fluxuri de lucru pe care le construim pentru clienții noștri.
Construim fluxuri Power Automate care conectează SharePoint, Outlook, Teams și alte instrumente Microsoft 365. De la o singură alertă la un lanț de aprobare în mai multe etape cu escaladări, condiții și gestionarea erorilor.
Alerte și notificări prin e-mail
E-mailuri automate declanșate de evenimente din listele SharePoint - elemente noi, modificări de stare, actualizări de câmp sau trecerea unor date. Configurate pentru a fi trimise persoanei potrivite, la momentul potrivit, cu informațiile potrivite în corpul mesajului. Fluxurile tipice includ:
- Alertă de atenuare întârziată - trimite către proprietarul riscului atunci când o atenuare nu a fost actualizată după o perioadă definită
- Notificarea atribuirii părților interesate - trimite automat prin e-mail o parte interesată desemnată atunci când aceasta este etichetată pe un element de risc sau de acțiune
- Alertă de schimbare a statutului - notifică proprietarul atunci când o înregistrare din SharePoint își schimbă statutul
- Memento pentru termenul limită următor - flux programat care verifică elementele cu termene limită în următoarele N zile și trimite un rezumat
- Alertă de escaladare - trimite către un manager atunci când o sarcină este întârziată cu mai mult de un prag definit
Fluxuri de lucru de aprobare
Fluxuri de aprobare în mai multe etape care înlocuiesc aprobările bazate pe e-mail cu un proces structurat, care poate fi urmărit. Construite cu logică de rutare, escaladări în funcție de timp și o pistă de audit completă. Fluxurile tipice includ:
- Aprobare secvențială: Agentul de aprobare A trebuie să aprobe înainte ca agentul de aprobare B să fie notificat - cu escaladare automată dacă nu există răspuns în termen de N zile
- Aprobare paralelă: mai mulți aprobatori sunt notificați simultan, fluxul continuă atunci când toți (sau un cvorum) au răspuns
- Rutare condiționată: calea de aprobare determinată de valorile câmpului - de exemplu, solicitările de peste 10 000 EUR merg la directorul financiar, celelalte la managerul ierarhic
- Gestionarea respingerii: elementele respinse se întorc automat la persoana care le-a trimis, cu comentariile aprobatorului și un pas următor clar
- Pista de audit: fiecare decizie de aprobare este marcată în timp și înregistrată în istoricul elementului SharePoint
Automatizarea SharePoint
Fluxuri declanșate de evenimente din listele SharePoint care actualizează înregistrări, creează elemente conexe sau lansează procese în aval. Exemplele comune includ:
- Atunci când statutul unui risc se schimbă în Închis, creați automat o înregistrare Lecție învățată într-o listă separată
- Atunci când se adaugă un furnizor nou, creați un element corespunzător de revizuire a furnizorului cu o dată scadentă stabilită cu 12 luni înainte
- Atunci când o etapă de proiect este marcată ca fiind finalizată, actualizați starea proiectului și notificați proprietarul proiectului
- Atunci când un element este creat într-o listă, copiați câmpurile cheie într-o listă conexă și mențineți legătura dintre cele două
Integrarea sistemelor
Conectați Microsoft 365 cu alte sisteme utilizând conectorii standard și premium ai Power Automate. Datele circulă între instrumente fără cicluri manuale de export/import. Integrările comune includ:
- SharePoint → Calendar Outlook: creați sau actualizați evenimente calendaristice din elemente de listă SharePoint
- Microsoft Forms → SharePoint: capturați răspunsurile la formulare direct într-o listă structurată SharePoint
- SharePoint → Teams: postați un card pe un canal Teams atunci când este adăugat sau actualizat un element cu prioritate ridicată
- Sistem extern → SharePoint: primiți date de la un sistem terț prin webhook și le scrieți într-o listă SharePoint
Cum funcționează.
1. Cartografierea proceselor
Înainte de a construi ceva, schițăm în detaliu procesul pe care doriți să îl automatizați: care este declanșatorul, care sunt condițiile, care sunt acțiunile, care sunt excepțiile și ce se întâmplă atunci când ceva nu merge bine. Acest lucru este documentat și convenit cu dumneavoastră înainte de începerea dezvoltării. Un flux construit pe baza unui proces neclar produce un rezultat nesigur.
2. Construire și testare
Fluxurile sunt construite și testate în mediul Microsoft 365 utilizând date de testare realiste. Nu testăm doar traseul fericit - declanșatorul se declanșează, fluxul se execută, e-mailul sosește - ci și cazurile limită: ce se întâmplă când persoana care aprobă nu este la birou, când elementul SharePoint este șters în mijlocul fluxului, când câmpul adresei de e-mail este gol. Majoritatea eșecurilor fluxurilor de producție provin din aceste scenarii.
3. UAT și aprobare
Testați fluxul pe baza unor scenarii reale din operațiunile dvs. de zi cu zi. Rezolvăm orice probleme, documentăm limitările cunoscute și confirmăm că gestionarea erorilor și căile de escaladare funcționează conform celor convenite înainte de semnare.
4. Predarea și documentația
Transfer complet, inclusiv o descriere scrisă a condițiilor de declanșare, a logicii și a acțiunilor fiecărui flux - suficient de clar pentru ca echipa dvs. să înțeleagă și să mențină fără a avea nevoie de noi. Include 3 luni de remediere a defectelor. Suport continuu disponibil sub formă de abonament.
Ce automatizează clienții noștri.
Atenuare Avertismente de întârziere
Un flux programat se execută zilnic, verifică toate măsurile de atenuare deschise în registrul riscurilor pentru elementele a căror ultimă actualizare datează de mai mult de 30 de zile și trimite un e-mail personalizat fiecărui proprietar al controlului, enumerând elementele restante. Proprietarul riscului primește un rezumat. Nu este necesară verificarea manuală a listei.
Notificările părților interesate
Atunci când un proprietar al riscului etichetează un coleg ca parte interesată în registrul de riscuri SharePoint, un flux se declanșează imediat și trimite persoanei respective un e-mail structurat cu numărul de referință al riscului, titlul și un link către înregistrare. Mesajul confirmă că i s-a acordat acces și îi invită să contribuie. Anterior, acest lucru se făcea manual prin transmiterea unei capturi de ecran.
Lanțuri de aprobare
O cerere de achiziție depusă prin intermediul unui Aplicații de putere declanșează un flux secvențial de aprobare: mai întâi managerul ierarhic, apoi directorul financiar dacă valoarea depășește un prag. Fiecare persoană care aprobă primește un card adaptiv structurat Teams cu toate detaliile cererii și butoanele de aprobare/respingere. Dacă nu se primește niciun răspuns după 48 de ore, se lansează un memento. Istoricul complet al deciziilor este scris înapoi în elementul SharePoint.
Alerte de schimbare a statutului
Atunci când un risc este trecut de la "semnificativ" la "major" sau "critic" în registrul riscurilor, un flux trimite o notificare imediată șefului departamentului de riscuri și responsabilului funcției relevante - nu un rezumat zilnic, ci o alertă imediată. E-mailul include titlul riscului, scorul actual, proprietarul și un link direct către înregistrare.
Reamintiri privind revizuirea documentelor
Un flux programat verifică o bibliotecă de politici și proceduri pentru documentele în care data următoarei revizuiri este în termen de 30 de zile. Acesta trimite un memento proprietarului documentului cu numele documentului, versiunea curentă și termenul de revizuire. Un al doilea memento apare la 7 zile dacă statutul nu a fost actualizat. Gestionat anterior prin intermediul unui calendar partajat pe care nimeni nu îl menținea.
Sincronizarea datelor pe liste încrucișate
Atunci când un furnizor din registrul furnizorilor este actualizat - schimbare de contact, reînnoire de contract, schimbare de statut - un flux actualizează intrările corespunzătoare din lista de urmărire a achizițiilor și din registrul riscurilor. O singură actualizare, trei liste menținute în sincronizare. Se elimină discrepanțele care se acumulau atunci când utilizatorii actualizau o listă, dar uitau de celelalte.
Prețuri transparente.
Lucrăm pe bază de timp și materiale. Plătiți pentru zilele lucrate efectiv la un tarif fix pe zi. Fără surprize legate de prețul fix, fără modificări ale domeniului de aplicare fără acordul dvs.
| Tipul debitului | Domeniul de aplicare tipic | Cost indicativ (net) |
|---|---|---|
| Flux simplu de notificare sau alertă | 1-2 zile | €800-€1.600 |
| Flux de lucru de aprobare în mai multe etape | 3-6 zile | €2.400-€4.800 |
| Tarif pe zi | de la 800 €/zi (net) - 100% de la distanță | |
Fluxurile sunt adesea parte a unui SharePoint sau Aplicații de putere angajament - angajamentele combinate beneficiază de o singură rată zilnică pentru întregul domeniu de aplicare.
De încredere pentru echipele din întreaga Europă.
LeapLytics a creat fluxurile Power Automate care trimit alerte automate atunci când atenuarea riscurilor este întârziată și notifică părțile interesate atunci când acestea sunt alocate unui risc. Ceea ce înainte necesita urmărire manuală se întâmplă acum fără ca cineva să se gândească la asta.
- Risc și echipă, Logistică, Germania
De ce LeapLytics?
Ne ocupăm de cazurile limită
Un flux Power Automate de bază creat în 20 de minute funcționează bine până când elementul SharePoint este șters la mijlocul aprobării, contul aprobatorului este dezactivat sau câmpul adresei de e-mail conține o greșeală de tipar. Aceste scenarii cauzează erori negestionate, eșecuri silențioase și fluxuri care se opresc din execuție fără ca cineva să observe. Noi integrăm gestionarea erorilor, logica de reintroducere și notificările de eșec în fiecare flux, astfel încât atunci când ceva nu merge bine - și va merge - persoana potrivită să afle imediat despre asta.
Cunoașterea proceselor, nu doar construirea fluxurilor
Nu ne limităm să traducem solicitarea dvs. într-o secvență de declanșare-acțiune. Vă întrebăm ce se întâmplă atunci când aprobatorul este în concediu, care este calea de escaladare, care este regula de afaceri pentru excepție. Corectarea logicii procesului înainte de construirea fluxului economisește mult mai mult timp decât dacă o facem greșit și o refacem. Am cartografiat suficiente procese de afaceri pentru a ști ce întrebări să punem.
stivă M365, cap la cap
Fluxurile noastre se conectează la SharePoint, Aplicații de putere, Teams, Outlook, și Power BI. Dacă aveți nevoie ca lista SharePoint să fie structurată corespunzător înainte ca fluxul să poată funcționa, ne ocupăm și de asta. Aceeași echipă, același angajament, aceeași rată zilnică - fără transferuri între fluxuri de lucru separate.
Întrebări frecvente.
Avem nevoie de licențe suplimentare pentru Power Automate?
Nu, pentru cazurile de utilizare standard. Power Automate cu conectori M365 standard - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - este inclus în majoritatea planurilor Microsoft 365, inclusiv Business Standard, E3 și E5. Conectorii premium (Salesforce, SAP, ServiceNow) sau fluxurile de volum mare pot necesita licențe suplimentare. Vă confirmăm dreptul înainte de a începe și vă sfătuim dacă este nevoie de licențe suplimentare.
Se poate conecta Power Automate la sisteme non-Microsoft?
Da. Power Automate are sute de conectori. Conectorii standard acoperă majoritatea serviciilor Microsoft și ale terților comuni, fără costuri suplimentare. Conectorii Premium pentru sisteme enterprise precum Salesforce, SAP sau ServiceNow necesită o licență Power Automate Premium per utilizator. Vă vom spune în avans de ce conectori au nevoie fluxurile dvs. și care sunt implicațiile licenței.
Ce se întâmplă dacă un flux se întrerupe după punerea în funcțiune?
Fluxurile noastre includ gestionarea erorilor care detectează eșecurile și trimite o notificare imediată unui proprietar desemnat - în loc să eșueze în tăcere. De asemenea, oferim 3 luni de remediere a defectelor după punerea în funcțiune, fără costuri suplimentare, acoperind orice eșecuri care apar din cauza problemelor din construcția noastră.
Puteți documenta fluxurile astfel încât să le putem menține noi înșine?
Da. Fiecare angajament include documentație scrisă cu privire la condițiile de declanșare, ramurile logice, acțiunile și gestionarea erorilor fiecărui flux - scrise într-un limbaj simplu, nu doar capturi de ecran ale fluxului. Echipa dvs. ar trebui să fie capabilă să înțeleagă ce face un flux și să facă ajustări minore fără a fi nevoie să ne sune.
Cât timp durează crearea unui flux Power Automate?
Un flux simplu de notificare sau alertă - un singur declanșator, o singură condiție, un singur e-mail - durează de obicei 1-2 zile, inclusiv testarea și documentarea. Un flux de lucru de aprobare în mai multe etape cu rutare condiționată, escaladări, gestionarea respingerilor și detectarea erorilor durează de obicei 3-6 zile. Înainte de a începe, vă oferim un cadru scris.
Puteți revizui și repara fluxurile pe care le-am construit deja noi înșine?
Da. Optimizarea și depanarea fluxurilor este un angajament comun. Vă auditam fluxurile existente, identificăm lacunele în gestionarea erorilor și problemele de logică și remediem ceea ce cauzează probleme. De multe ori mai rapid și mai ieftin decât reconstruirea de la zero.
Adesea combinat cu Power Automate.
Dezvoltare SharePoint
Majoritatea fluxurilor Power Automate sunt declanșate de evenimente din listele SharePoint. O listă bine structurată, cu tipurile de coloane și validarea corecte, face ca fluxurile să fie mai fiabile și mai ușor de întreținut. Noi proiectăm și construim ambele într-un singur angajament atunci când este necesar.
Aplicații de putere
Formularele Power Apps captează date structurate; fluxurile Power Automate gestionează ceea ce se întâmplă în continuare - aprobări, notificări, actualizări de înregistrări. Cele două servicii funcționează împreună în mod natural, iar noi le construim împreună ca parte a aceluiași angajament atunci când ambele sunt necesare.
Registrul riscurilor
Alertele automate de atenuare a întârzierilor și notificările părților interesate sunt o parte esențială a ofertei noastre de registru al riscurilor. Fluxurile Power Automate sunt incluse în mod standard în fiecare construcție a registrului riscurilor - nu sunt un add-on.
Sunteți gata să nu mai faceți lucrurile manual?
Spuneți-ne ce proces doriți să automatizați - care este declanșatorul, ce trebuie să se întâmple și cine trebuie să știe. Vom reveni cu o estimare și un domeniu de aplicare orientativ în termen de 24 de ore.
Sau trimiteți-ne un e-mail direct la info@leaplytics.de
Servicii conexe: Dezvoltare SharePoint - Aplicații de putere - Consultanță Power BI - Registrul riscurilor
