Umelá inteligencia pre správu zmlúv: Nikdy nezmeškáte predĺženie zmluvy, nikdy nestratíte prehľad o podmienkach
Zmluvy sú vo verejnom obstarávaní všade. Zmluvy s dodávateľmi. Zmluvy o poskytovaní služieb. Objemové záväzky. Licenčné zmluvy. Rámcové dohody. Každá z nich má dôležité podmienky.
Ceny. Zväzky. Dátumy obnovenia. Ustanovenia o ukončení zmluvy. Dohody o úrovni služieb. Sankčné podmienky. Podrobnosti, ktoré určujú, či dostávate hodnotu, alebo vás niekto využíva.
Väčšina spoločností však nevie, čo je v ich zmluvách. Nie preto, že by ich to nezaujímalo. Pretože majú stovky zmlúv a nikto nemá čas čítať a sledovať každú z nich.
Dátumy obnovenia sa nedodržiavajú. Automatické obnovenie sa uskutočňuje bez preskúmania. Na podmienky sa zabúda. Dodávatelia neplnia záväzky a nikto si to nevšimne. Peniaze zostávajú všade na stole.
AI to mení. Číta zmluvy. Vyberá to, čo je dôležité. Sleduje každý dátum a záväzok. Zabezpečuje, aby ste vedeli, s čím ste súhlasili a či to dostanete.
Prečo riadenie zmlúv zlyháva
Takto vyzerá správa zmlúv vo väčšine spoločností:
Zmluvy sa podpisujú. Niekto ich vyplní. Zvyčajne na zdieľanom disku, prípadne v systéme na správu zmlúv, ak ho máte.
Čo potom? Ľudia zabúdajú, čo v nich je. Osoba, ktorá vyjednávala o obchode, prejde na inú pozíciu. Zmluva zostane ležať.
O rok neskôr sa zmluva automaticky obnoví. Nikto ju nepreskúmal. Nikto nekontroloval, či sú podmienky stále konkurencieschopné. Nikto neoveril, či dodávateľ plní svoje záväzky. Ste viazaní na ďalší rok.
Alebo ešte horšie - zmeškáte výpovednú lehotu. Chceli ste zmeniť dodávateľa, ale neoznámili ste mu to 90 dní pred obnovením zmluvy. Teraz ste uviazli na ďalšie zmluvné obdobie.
Medzitým objednávate od dodávateľov bez toho, aby ste vedeli, čo ste vyjednali. Je to zmluvná cena? Dostávame množstevné zľavy, ktoré sme vyjednali? Dodržiava dodávateľ záväzky týkajúce sa dodávok?
Nikto nevie. Nie preto, že by nechceli - pretože sledovať to všetko manuálne je nemožné.
Tímy verejného obstarávania nemôžu čítať stovky zmlúv a pamätať si každý termín. Nemôžu sledovať, ako každý dodávateľ plní všetky svoje záväzky. Nemôžu sledovať desiatky termínov obnovenia a zároveň robiť všetko ostatné.
Takže veci sa posúvajú. Zmešká sa obnovenie. Podmienky sa nedodržiavajú. Peniaze sa strácajú.
Čo robí umelá inteligencia pre riadenie zmlúv
Umelá inteligencia neukladá len zmluvy. Číta ich. Rozumie im. Sleduje ich. Takto.
Automatické extrahovanie kľúčových pojmov
Načítajte zmluvu do umelého inteligenta. Prečíta celý dokument - každú stranu, každý článok, každú podmienku.
Vyťahuje to, čo je dôležité:
- Informácie o cenách: Jednotkové ceny. Množstevné zľavy. Doložky o úprave cien. Minimálne a maximálne cenové podmienky.
- Záväzky týkajúce sa objemu: Minimálne nákupné povinnosti. Prahové hodnoty prelomenia objemu. Obdobia záväzkov. Sankcie za nedostatok.
- Dátumy zmluvy: Dátum začiatku. Dátum ukončenia. Dátum obnovenia. Výpovedné lehoty. Podmienky automatického obnovenia.
- Dohody o úrovni služieb: Časový rámec dodania. Normy kvality. Čas odozvy. Záväzky týkajúce sa prevádzkyschopnosti. Výkonnostné metriky.
- Podmienky ukončenia: Požiadavky na oznámenie. Ustanovenia o predčasnom ukončení zmluvy. Podmienky porušenia. Podmienky odchodu a poplatky.
- Platobné podmienky: Splátkové kalendáre. Čisté podmienky. Zľavy za predčasnú platbu. Sankcie za oneskorené platby.
- Požiadavky na dodržiavanie predpisov: Certifikáty. Poistenie. Audity. Povinnosti podávania správ. Dodržiavanie právnych predpisov.
Toto nie je vyhľadávanie podľa kľúčových slov. Umelá inteligencia rozumie kontextu. Vie, že termín platby "net 30" je iný ako "30-dňová výpoveď". Rozlišuje medzi doložkami o eskalácii ceny a úrovňami objemových zliav.
Z neštruktúrovaných zmlúv získate štruktúrované údaje. Každý kľúčový termín je extrahovaný, kategorizovaný a pripravený na použitie.
Už nemusíte čítať 40-stranové zmluvy a hľadať dátum obnovenia. Už žiadne hľadanie v dokumentoch, aby ste si zapamätali výpovednú lehotu. Všetko je vyťažené a usporiadané.
Sleduje dátumy obnovenia a nikdy nezmešká termíny
Najdrahšie zlyhanie pri riadení zmlúv? Zmeškané obnovenie zmluvy.
Automatické obnovenie sa uskutoční bez preskúmania. Výpovedná lehota uplynie bez povšimnutia. Stratíte možnosť opätovne rokovať, zmeniť dodávateľa alebo upraviť podmienky.
AI sleduje každý kritický dátum:
- Dátumy ukončenia zmluvy: Kedy táto zmluva vyprší?
- Dátumy automatického obnovenia: Kedy sa táto zmluva automaticky obnoví, ak nebudeme konať?
- Lehoty na podanie výpovede: Posledný deň na podanie výpovede v prípade, že chceme zmluvu ukončiť alebo opätovne dohodnúť.
- Dátumy míľnikov: Kontrolné body záväzku objemu. Dátumy preskúmania výkonnosti. Dátumy úpravy cien.
- Lehoty na dosiahnutie súladu: Keď je potrebné obnoviť certifikáty. Keď vyprší platnosť požadovaných dokumentov.
Nesleduje len dátumy. Upozorní vás na ne skôr, ako sa stanú dôležitými.
Vyžaduje sa oznámenie o ukončení 90 dní pred obnovením? Upozornenie dostanete 120 dní vopred. Čas na posúdenie dodávateľa, zváženie alternatív a rozhodnutie.
Doložka o úprave cien umožňuje každoročné zvyšovanie? Dostanete upozornenie skôr, ako ju dodávateľ uplatní. Čas na vyjednávanie alebo prípravu.
Končí obdobie viazanosti objemu? Dostanete prognózu: ste na dobrej ceste k jej splneniu? Ak nie, je čas upraviť objednávanie alebo znovu prerokovať podmienky.
Žiadne tabuľky, ktoré by ste museli udržiavať. Žiadne manuálne záznamy v kalendári. Žiadne zmeškané termíny, pretože ich niekto zabudol skontrolovať.
Porovnáva zmluvné podmienky rôznych dodávateľov
Máte päť dodávateľov, ktorí poskytujú podobné výrobky. Dostávate jednotné podmienky? Alebo si jeden dodávateľ vyjednal lepšie podmienky, ktoré by mali byť pre vás referenčné?
Umelá inteligencia porovnáva zmluvy:
- Porovnanie cien: Ktorý dodávateľ má najlepšie ceny porovnateľných produktov? Kde sú cenové odchýlky?
- Platobné podmienky: Net 30 u jedného dodávateľa, net 60 u iného. Prečo je medzi nimi rozdiel? Dá sa to štandardizovať?
- Úrovne služieb: Jeden dodávateľ sa zaväzuje dodať tovar do 48 hodín, iný do 5 dní. Platíte rovnako?
- Množstevné zľavy: Rôzne body zlomu a diskontné sadzby. Ktorá štruktúra je najvýhodnejšia?
- Flexibilita ukončenia: Niektoré zmluvy majú 90-dňovú výpovednú lehotu, iné 180-dňovú. Niektoré majú výstupné poplatky, iné nie.
- Rozdelenie rizika: Kto nesie riziko problémov s kvalitou? Zlyhania pri dodávkach? Kolísanie cien?
Vidíte vzory. Jeden dodávateľ má neustále lepšie podmienky. Prečo? Buď s ním máte silnejší vzťah, alebo váš tím lepšie vyjednával. Tak či onak, stane sa vaším meradlom pre ostatných dodávateľov.
Všimnete si problémy. Jeden dodávateľ má podmienky, ktoré sa vymykajú - horšie platobné podmienky, prísnejšie záväzky, vyššie sankcie. Je čas znovu rokovať alebo zvážiť alternatívy.
Vyjednávanie o zmluve sa stáva strategickým. Viete, aké podmienky sú vo vašej dodávateľskej základni štandardné. Viete, kde máte páky. Vyjednávate z pozície znalého.
Monitoruje dodržiavanie zmluvných podmienok
Zmluvy majú význam len vtedy, ak ich obe strany dodržiavajú. Väčšina spoločností však nesleduje, či dodávatelia plnia svoje záväzky.
AI monitoruje plnenie zmluvy:
- Zhoda s cenou: Je nám účtovaná zmluvná cena? Uplatňujú sa zľavy? Riadi sa zvyšovanie cien dohodnutými podmienkami?
- Sledovanie objemu záväzkov: Plníme minimálne nákupné povinnosti? Dosiahli sme objemové zlomy, ktoré by mali viesť k lepším cenám?
- Výkonnosť dodávky: Dodržiava dodávateľ záväzné dodacie lehoty? Ako často ich nedodržiava? O koľko?
- Normy kvality: Miera chybovosti. Miera návratnosti. ukazovatele kvality v porovnaní so zmluvnými normami.
- Dodržiavanie úrovne služieb: Čas odozvy. Riešenie problémov. Dostupnosť podpory. Čokoľvek bolo sľúbené v SLA.
- Súlad s dokumentáciou: Sú požadované certifikáty aktuálne? Je zachované poistenie? Sú vykonané audity?
UI spája zmluvné podmienky s prevádzkovými údajmi. Nevie len to, čo bolo sľúbené - sleduje, či sa to plní.
Dodávateľ sa zaviaže dodať 95% načas, ale dodá načas len 80% prípadov? Umelá inteligencia to označí údajmi. Je čas na diskusiu o výkonnosti dodávateľa podloženú faktami.
Účtujú vám viac, ako je zmluvná cena? UI to zachytí ešte pred zaplatením faktúry, nie o niekoľko mesiacov neskôr počas auditu.
Nejde o to, aby ste boli voči dodávateľom nepriateľskí. Ide o zodpovednosť. Obe strany sa dohodli na podmienkach. UI zabezpečuje, aby ich obe strany dodržiavali.
Návrhy bodov na rokovanie o obnovení
Blíži sa obnovenie zmluvy. Čas na vyjednávanie. Ale o čom by ste mali rokovať?
AI poskytuje stručnú informáciu o rokovaniach:
- Analýza výkonnosti: Ako si dodávateľ počínal? Kde splnil svoje záväzky? Kde sa im nedarilo?
- Referenčná cena: Ako je na tom tento dodávateľ s cenami v porovnaní s ostatnými? S trhovými cenami? Zvýšili sa ceny počas zmluvného obdobia?
- Analýza objemu: Splnili sme objemové záväzky? Ak sme ich prekročili, mali by sme vyjednať lepšie sadzby? Ak sme ich nesplnili, mali by sme upraviť záväzky?
- Porovnanie termínov: Aké sú podmienky tohto dodávateľa v porovnaní s vašimi ostatnými dodávateľmi? Kde sú možnosti zlepšenia?
- Prieskum trhu: Čo sa deje na trhu? Menia sa podmienky ponuky? Sú k dispozícii noví dodávatelia?
- Posúdenie pákového efektu: Kde máte páky na vyjednávanie? Koncentrácia objemu? Alternatívni dodávatelia? Dobré výsledky?
Do rokovaní o obnovení vstupujete s údajmi. Nie len žiadať o "lepšie podmienky". Žiadajte konkrétne zlepšenia podložené údajmi o výkonnosti a trhovým kontextom.
"Vaša miera včasného dodania bola 82%, čo je menej ako 95%, na ktoré sme sa dohodli. Potrebujeme buď zlepšiť výkon, alebo upraviť ceny, aby odrážali dodatočné náklady, ktoré nám to spôsobuje."
"Náš objemový záväzok sme prekročili o 30%. Mali by sme diskutovať o lepších cenách za tento zvýšený objem."
"Porovnateľní dodávatelia ponúkajú podmienky netto 45. Chceli by sme sa prispôsobiť podmienkam net 30, aby zodpovedali trhovým štandardom."
Konkrétne. Podložené údajmi. Rozumné. Vyjednávanie, ktoré prináša výsledky.
Čo to pre vás znamená
Pre CPO a vedúcich pracovníkov v oblasti obstarávania
Získate úplný prehľad a kontrolu nad svojím portfóliom zmlúv.
- Žiadne zmeškané obnovenie: Sledovanie každého kritického dátumu. Upozornenia pred uplynutím termínov. Čas na prijímanie strategických rozhodnutí.
- Lepšia vyjednávacia pozícia: Údaje o výkone. Trhové referenčné hodnoty. Porovnanie termínov. Dôkazy pre rokovania.
- Prehľad o zmluvných záväzkoch: Vedzte, k čomu ste sa zaviazali. Sledujte, či sa záväzky plnia.
- Štandardizované termíny: Pozrite si, v čom sa podmienky jednotlivých dodávateľov líšia. Presadzujte konzistentnosť tam, kde to má zmysel.
- Riadenie rizík: Zistite, kde máte nevýhodné podmienky. Identifikujte zmluvy, ktoré si vyžadujú pozornosť.
Pre manažérov obstarávania a nákupcov
Namiesto hľadania informácií spravujete zmluvy.
- Zistite, čo je vo vašich zmluvách: Bez toho, aby ste si prečítali každú stránku znova. Kľúčové pojmy sú extrahované a dostupné.
- Pripravte sa na obnovenie pomocou údajov: Analýza výkonnosti. Trhový kontext. Pripravené body na rokovanie.
- Sledovanie výkonnosti dodávateľa: Oproti zmluvným záväzkom. Dôkazy pre diskusie s dodávateľmi.
- Zabezpečenie dodržiavania cien: Overenie platnosti poplatkov v porovnaní so zmluvnými podmienkami. Zachytenie preplatkov pred platbou.
- Zameranie na strategické zákazky: Rutinné zmluvy sa monitorujú automaticky. Vy sa sústredíte na komplexné zmluvy s vysokou hodnotou.
Pre podnik
Lepšie riadenie zmlúv znamená lepšie podmienky a menej problémov.
- Lepšie zmluvné podmienky: Rokovania o obnovení zmluvy podložené údajmi prinášajú lepšie výsledky ako reaktívne obnovenia.
- Zodpovednosť dodávateľov: Sledovanie výkonnosti zaručuje, že dodávatelia splnia, čo sľúbili.
- Peniaze sa nenechávajú na stole: Kontrola dodržiavania cien. Realizácia množstevnej zľavy. Strategické využitie okien na ukončenie platnosti.
- Zníženie rizika: Sledovanie zmluvných záväzkov. Monitorovanie dodržiavania predpisov. Včasné upozornenie na problémy.
- Strategická flexibilita: Zistite, kedy sa končia zmluvy. Naplánujte prechod na iného dodávateľa. Vyhnite sa nechcenému automatickému predĺženiu zmluvy.
Čo AI neurobí
Ujasnime si limity.
AI nevyjednáva zmluvy. Vyjednávajú ľudia. Umelá inteligencia poskytuje údaje a analýzy, ktoré slúžia ako podklad pre rokovania.
AI neinterpretuje nejednoznačné znenie zmluvy, na ktorom sa nezhodnú ani právnici. Komplexný právny výklad stále potrebuje ľudské odborné znalosti.
Umelá inteligencia nerobí strategické rozhodnutia o obnovení zmlúv. To, či sa zmluva obnoví, prehodnotí alebo zmení dodávateľ, závisí od obchodnej stratégie, vzťahov a faktorov mimo zmluvných podmienok.
Umelá inteligencia sprístupňuje informácie o zmluvách. Sleduje dátumy a záväzky. Monitoruje dodržiavanie predpisov. Poskytuje údaje na rozhodovanie.
Váš tím pre obstarávanie stále prijíma strategické rozhodnutia. Len ich robí s lepšími informáciami a má viac času, pretože sa netopí v administratíve zmlúv.
Skutočné výsledky riadenia zmlúv pomocou umelej inteligencie
Ako to vyzerá v praxi:
Nula zmeškaných obnovení: Sledovanie každého obnovenia. Zasielanie upozornení s časom na strategické konanie. Už žiadne nechcené automatické obnovenia.
Lepšie podmienky obnovenia: Rokovania na základe údajov prinášajú v priemere o 5-15% lepšie ceny. Rokovania založené na výkone posilňujú podmienky.
Úspory pri dodržiavaní cien: Odchytenie nadmerných poplatkov a chýbajúcich zliav zvyčajne ušetrí 2-5% zmluvných výdavkov.
Rýchlejší prístup k zmluvám: Vyhľadanie kľúčových pojmov trvá niekoľko sekúnd, nie hodiny čítania dokumentov. Otázky sú zodpovedané okamžite.
Zodpovednosť dodávateľa: Sledovanie výkonnosti vytvára podklady pre diskusie. Dodávatelia berú záväzky vážnejšie, keď sa sledujú.
Nejde o revolučnú zmenu. Ide o správne riadenie zmlúv bez toho, aby ste na to potrebovali armádu ľudí.
Ste pripravení získať kontrolu nad svojimi zmluvami?
Portfólio zmlúv každej spoločnosti je iné. Rôzni dodávatelia. Rôzne štruktúry zmlúv. Rôzne podmienky, ktoré sú pre vašu firmu dôležité.
Nepredávame všeobecné systémy na správu zmlúv. Pozrieme sa na vaše konkrétne zmluvy a zistíme, čo je potrebné sledovať. Vytvárame systémy, ktoré extrahujú podmienky, ktoré sú pre vás dôležité. Vytvárame upozornenia a správy, ktoré zodpovedajú spôsobu práce vášho tímu pre verejné obstarávanie.
Nemôžete sľúbiť, že umelá inteligencia pochopí všetky právne nuansy. Len praktické nástroje, vďaka ktorým budú vaše zmluvy zvládnuteľné a neunikne vám to, čo je dôležité.
