Vytvárame aplikácie na riadenie zamestnancov v prostredí Power Apps a Dataverse – evidenciu pracovného času, žiadosti o dovolenku, pracovnú neschopnosť a riadenie úloh na jednom mieste, vrátane prehľadového panela v reálnom čase pre manažérov. Aplikácie sú vytvorené priamo vo vašom prostredí Microsoft 365, odovzdávajú sa ako vaše vlastné a sú navrhnuté tak, aby rovnako dobre fungovali na tablete vo výrobe, na telefóne aj na stolnom počítači.
Údaje o dochádzke, dovolenke a úlohách sú uložené na troch rôznych miestach – a žiadne z nich medzi sebou nekomunikuje.
Väčšina malých a stredných tímov to rieši kombináciou papierových výkazov práce, zdieľaného súboru v Exceli a ústnych žiadostí adresovaných kancelárii. Funguje to, pokiaľ niekto nezabudne aktualizovať tabuľku, manažér neschváli dovolenku, ktorú nikto nezaznamenal, alebo nový zamestnanec nemá ani potuchy, na čom má dnes pracovať. Nástroje na vyriešenie tohto problému sú už zahrnuté vo vašej licencii Microsoft 365 – stačí ich len integrovať do jednej prepojenej aplikácie namiesto toho, aby zostali roztrúsené.
Účasť sa zaznamenáva ručne, alebo sa nezaznamenáva vôbec
Zaznamenávanie príchodu a odchodu prebieha na papieri, v tabuľkovom procesore alebo vôbec. Nadčasy a nedočasy sa počítajú ručne na konci mesiaca, ak sa vôbec počítajú. Nikto nemá prehľad v reálnom čase o tom, kto sa práve teraz nachádza na pracovisku.
Žiadosti o dovolenku bez systému
Žiadosť o dovolenku je správa cez WhatsApp alebo ústna otázka typu: „Nevadilo by ti, keby som si v piatok vzal voľno?“ Zostatok dovolenky si ľudia pamätajú len v hlave alebo je zaznamenaný v neaktuálnej tabuľke. Chorobná dovolenka sa hlási telefonicky a nikdy sa nezaznamenáva do žiadneho záznamu, ktorý by si manažér mohol neskôr prezrieť.
Úlohy, ktoré boli pridelené a potom zabudnuté
Úlohy sa ráno prideľujú ústne a nikde sa nesledujú. Už popoludní manažér nevie povedať, čo je hotové, čo sa práve robí a čo sa nestihlo – a ani zamestnanec to nevie o tri dni neskôr.
Čo obsahuje táto aplikácia.
Vytvárame jednu aplikáciu typu „canvas“ v Power Apps, ktorá využíva Dataverse na prehľadné spravovanie rolí a oprávnení a zahŕňa evidenciu dochádzky, dovoleniek, úloh a riadiaci panel pre manažérov – pričom Power Automate v pozadí zabezpečuje schvaľovanie a zasielanie oznámení. Modulárna konštrukcia: začnite s jadrom a neskôr pridávajte moduly bez toho, aby ste museli prebudovávať to, čo už funguje.
Sledovanie času
Zaznamenávanie príchodu, odchodu a prestávok prostredníctvom telefónu, tabletu alebo počítača – bez potreby samostatného hardvéru ani samostatného prihlásenia. Medzi typické funkcie patria:
- Zaznamenanie príchodu a odchodu jedným kliknutím s automatickým časovým údajom
- Sledovanie prestávok s konfigurovateľnými pravidlami (napr. automatické odpočítanie po uplynutí stanoveného počtu hodín)
- Automatický výpočet nadčasov a nedopracovaných hodín voči zmluvne dohodnutým hodinám
- Prehľad o osobnom pracovnom čase je zamestnancovi k dispozícii kedykoľvek – bez nutnosti čakať na mesačný výpis
- Prehľad pre manažéra, ktorý zobrazuje, ktorí zamestnanci sú momentálne prihlásení do práce, a to buď v rámci celého tímu, alebo na konkrétnej pobočke
Správa dovoleniek a neprítomností
Žiadosti o dovolenku, ich schvaľovanie a nemocenské na jednom mieste namiesto toho, aby boli roztrúsené v správach a telefonátoch. Medzi typické funkcie patria:
- Pri podaní žiadosti o dovolenku sa pred odoslaním zobrazí zostávajúci zostatok
- Schválenie manažérom priamo v aplikácii alebo prostredníctvom upozornenia v Teams/e-mailom, pričom na schválenie alebo zamietnutie stačí jedno ťuknutie
- Evidencia pracovnej neschopnosti s automatickým upozornením príslušného nadriadeného
- Zobrazenie tímového kalendára, v ktorom je vidieť, kto je na dovolenke, aby manažéri mohli vopred naplánovať zastúpenie
- Automatický prepočet zostávajúcej dovolenky v okamihu schválenia žiadosti
Správa úloh
Úlohy zadané vedením, ktoré všetci sledujú a na ktoré nikto nezabudne. Medzi typické funkcie patria:
- Pridelenie úloh jednotlivým zamestnancom s uvedením priority a termínu splnenia
- Sledovanie stavu (otvorené, v procese, hotové) sa aktualizuje priamo zo zariadenia zamestnanca
- Automatické pripomienky pre úlohy, ktorých termín splatnosti sa blíži alebo už uplynul
- Zoznam osobných úloh pre každého zamestnanca, takže si každý po otvorení aplikácie uvidí len svoje vlastné úlohy, a nie spoločný neprehľadný zoznam úloh všetkých ostatných
Kalendár a riadiaci panel
Jedna obrazovka, ktorá odpovedá na otázku „čo sa práve deje“ – pre zamestnanca aj pre manažéra. Medzi typické funkcie patria:
- Integrácia kalendára aplikácie Outlook pre osobné a zdieľané stretnutia
- Riadiaci panel, ktorý v jednom prehľade kombinuje údaje o dochádzke, otvorených úlohách a nadchádzajúcej dovolenke
- Určené pre tablet umiestnený uprostred kancelárie ako spoločná prehľadová obrazovka, ako aj na individuálne používanie s telefónom
- Viditeľnosť podľa rolí – zamestnanci vidia svoje vlastné údaje, manažéri majú prehľad o tíme
Ako to funguje.
1. Požiadavky a dátový model
Najskôr zistíme, ktoré moduly potrebujete hneď od začiatku a ktoré môžu nasledovať neskôr, ako vaše licencie na Microsoft 365 podporujú Dataverse a aké sú presné pravidlá týkajúce sa nadčasov, čerpania dovolenky a schvaľovania. Všetko toto zdokumentujeme a odsúhlasíme s vami ešte pred začatím vývoja – správne stanovenie pravidiel hneď na začiatku zabráni ich neskoršej úprave.
2. Zostavte a opakujte
Aplikácia je vytvorená priamo vo vašom prostredí Microsoft 365 na platforme Dataverse. Akonáhle sú kľúčové obrazovky funkčné, poskytneme vám pracovnú verziu a zohľadníme vašu spätnú väzbu ešte pred finalizáciou logiky a schvaľovacích postupov. Pokrok tak môžete sledovať už pred finálnym schválením, nielen v jeho záverečnej fáze.
3. Riadenie UAT
Aplikáciu testujete v reálnych pracovných podmienkach – zaznamenávaním príchodu, podávaním žiadostí o dovolenku, prideľovaním a plnením úloh. Staráme sa o vytvorenie testovacích prípadov, koordinujeme ich vykonávanie a sledujeme a odstraňujeme všetky chyby ešte pred spustením do prevádzky.
4. Odovzdanie a dokumentácia
Kompletné odovzdanie vrátane podrobnej dokumentácie logiky aplikácie (obrazovka po obrazovke), dátového modelu Dataverse a príslušných schvaľovacích postupov. Váš tím získa správcovské práva a aplikácia bude vaša – bude hosťovaná vo vašom tenantovi. Súčasťou je 3-mesačná podpora na odstraňovanie chýb. Priebežná podpora je k dispozícii na základe rámcovej zmluvy.
Začnite s tým najdôležitejším, ostatné doplňte neskôr.
Nie každý tím potrebuje všetky moduly hneď od začiatku. Zvyčajne odporúčame začať najskôr s modulmi, ktoré nahradia najviac ručnej práce, a ostatné pridať až vtedy, keď sa hlavná aplikácia začne používať na dennej báze:
- Fáza 1 – Základná časť: Sledovanie času, správa dovoleniek a neprítomností, správa úloh, kalendár a riadiaci panel pre manažérov
- Fáza 2 – Rozšírenia: V závislosti od vášho podnikania – či už ide o správu vozového parku/vozidiel, správu dokumentov, integráciu CRM alebo funkcie podporované umelou inteligenciou – je možné tieto prvky pridať na rovnakom základe Dataverse bez toho, aby bolo potrebné prebudovať to, čo už existuje
Transparentná cenotvorba.
Pracujeme na základe systému „Time & Material“. Platíte za skutočne odpracované dni podľa pevnej dennej sadzby – žiadne dohady o pevnej cene, žiadne skryté náklady.
| Modul | Typický rozsah | Orientačné náklady (netto) |
|---|---|---|
| Sledovanie pracovného času + výpočet nadčasov | 5–8 dní | 4 000 – 6 400 € |
| Správa dovoleniek a neprítomností so schvaľovaním | 4–7 dní | 3 200 – 5 600 € |
| Správa úloh + kalendár + prehľadová obrazovka | 5–9 dní | 4 000 – 7 200 € |
| Denná sadzba | od 800 €/deň (netto) - diaľkové ovládanie 100% | |
Moduly sa zvyčajne posudzujú a nacenujú jednotlivo, a až po potvrdení celej prvej fázy sa zlúčia do jednej zákazky s dennou sadzbou. Poznámka: V závislosti od vášho plánu Microsoft 365 a počtu používateľov môže Dataverse vyžadovať dodatočné licencie na Power Apps – skontrolujeme vaše oprávnenia a upozorníme vás na to ešte pred vypracovaním cenovej ponuky.
Evidenciu pracovného času sme viedli na papieri, žiadosti o dovolenku sme podávali cez WhatsApp a nemali sme žiadnu skutočnú možnosť zistiť, kto na čom práve pracuje. Teraz je všetko v jednej aplikácii, ktorá funguje na tablete v kancelárii aj na mobiloch všetkých zamestnancov – a v manažérskom prehľade je skutočne vidieť, čo sa deje, bez toho, aby bolo potrebné sa na to pýtať.
— Prevádzkový manažér, automobilové služby, Nemecko
Prečo práve LeapLytics?
Vytvorené s ohľadom na budúci rast, nie na výmenu
Dataverse navrhujeme tak, aby sme už od začiatku zohľadnili budúce moduly – správu vozového parku, správu dokumentov, CRM, funkcie umelej inteligencie –, aby neskoršie pridanie nového modulu neznamenalo nutnosť prebudovať to, čo už máte.
Vaša aplikácia, váš nájomca, vaše údaje
Všetko je integrované priamo vo vašom prostredí Microsoft 365. Vaše údaje zostávajú tam, kde sú. Po odovzdaní získate správcovské práva a plné vlastníctvo – bez akejkoľvek trvalej závislosti od nás alebo od platformy tretej strany.
Pýtame sa na výnimky skôr, než sa z nich stanú problémy
Čo sa stane, ak zamestnanec zabudne odhlásiť sa z práce? Čo sa stane, ak je žiadosť o dovolenku podaná až dodatočne? Tieto okrajové prípady zohľadňujeme už počas definovania požiadaviek, nie až po spustení systému, pretože vtedy je ich riešenie lacnejšie.
Často kladené otázky.
Potrebujeme Dataverse, alebo to môže bežať na zoznamoch v SharePoint?
Pre malý tím s jednoduchými požiadavkami môžu zoznamy v SharePointu postačovať. Dataverse zvyčajne odporúčame vtedy, keď je potrebné plynulo škálovať údaje o zamestnancoch, rolách a oprávneniach, alebo ak plánujete budúce moduly, ako je správa vozového parku či CRM. Poskytneme vám úprimné odporúčanie na základe veľkosti vášho tímu a plánu rozvoja, nie len štandardnú odpoveď.
Vyžaduje Dataverse dodatočnú licenciu?
Je to možné, v závislosti od vášho aktuálneho plánu Microsoft 365 a počtu používateľov. Pred vypracovaním cenovej ponuky skontrolujeme vaše súčasné oprávnenia a vopred vám presne oznámime, čo všetko je potrebné pridať, ak vôbec niečo.
Bude táto aplikácia fungovať na našom kancelárskom tablete rovnako dobre ako na mobiloch?
Áno. Aplikácia je navrhnutá tak, aby sa prispôsobovala telefónom, tabletom aj stolným počítačom na základe jedinej aplikácie typu „canvas“, takže tá istá aplikácia môže fungovať ako osobný nástroj v telefóne používateľa aj ako zdieľaná prehľadová obrazovka na kancelárskom tablete.
Môžeme začať len so sledovaním času a zvyšok pridať neskôr?
Áno – toto je najbežnejší prístup. Datový model navrhujeme tak, aby od začiatku podporoval všetky plánované moduly, takže neskoršie pridanie správy dovoleniek alebo sledovania úloh je len rozšírením, nie kompletnou prestavbou.
Kto je vlastníkom aplikácie po jej vytvorení?
Áno, máte. Aplikácia je integrovaná priamo do vášho prostredia Microsoft 365 a pri odovzdaní získate plné správcovské práva. Okrem platformy Microsoft 365, ktorú už používate, neexistuje žiadna závislosť od konkrétneho dodávateľa.
Dokážete aplikáciu udržiavať aj po uvedení do prevádzky?
Áno. Každá zmluva zahŕňa 3 mesiace odstraňovania chýb bez dodatočných nákladov. Okrem toho sú k dispozícii priebežná údržba a nové moduly v rámci mesačného paušálu.
Často sa používa v kombinácii s aplikáciou pre zamestnancov.
Aplikácie Power Apps
Aplikácia pre zamestnancov je vo svojej podstate aplikáciou typu „canvas“ v prostredí Power Apps. Ak potrebujete ďalšie samostatné formuláre alebo aplikácie nad rámec samotnej aplikácie pre zamestnancov, vytvoríme ich v rámci toho istého projektu.
Power Automate
Oznámenia o schválení, pripomienky k nesplneným úlohám a eskalácie v prípade neschválených žiadostí o dovolenku – to všetko prebieha v službe Power Automate v pozadí aplikácie.
SharePoint
Pre tímy, ktoré ešte nie sú pripravené na Dataverse, môžeme vytvoriť počiatočnú verziu na základe zoznamov v SharePoint a neskôr ju migrovať bez narušenia každodenného používania.
Ste pripravení zjednotiť evidenciu času, úloh a dovoleniek do jednej aplikácie?
Uveďte nám počet členov vášho tímu, váš aktuálny plán Microsoft 365 a ktoré moduly sú pre vás na začiatok najdôležitejšie. Do 24 hodín vám zašleme orientačný rozsah projektu a cenovú ponuku.
Alebo nám pošlite e-mail priamo na adresu info@leaplytics.de
Súvisiace služby: Aplikácie Power Apps - Power Automate - Vývoj SharePoint - Poradenstvo Power BI