Vytvárame pracovné postupy Power Automate, ktoré automaticky spracúvajú oznámenia, schvaľovanie a aktualizácie údajov - priamo v prostredí Microsoft 365. Štruktúrované, zdokumentované a vytvorené tak, aby fungovali aj v produkčnej prevádzke - nielen v demo verzii.
Váš tím robí manuálne veci, ktoré by Microsoft 365 mohol zvládnuť automaticky.
Sledovanie schvaľovania e-mailom, ručná aktualizácia stavov, ručné posielanie pripomienok - to sú riešiteľné problémy. Power Automate prepojí vaše nástroje Microsoft 365 a automaticky sa postará o tieto úlohy, aby ich váš tím nemusel riešiť. Otázka neznie, či sa to dá automatizovať. Ide o to, či je tento tok vytvorený dostatočne dobre na to, aby sa mu dalo dôverovať.
Žiadosti o schválenie stratené v schránkach
Schvaľovací e-mail je pochovaný pod päťdesiatimi ďalšími. Schvaľovateľ neodpovedá, nikto nevie, aký je stav, a o dva týždne neskôr si niekto uvedomí, že proces uviazol. Neexistuje žiadna audítorská stopa, žiadna eskalácia a žiadny záznam o tom, kto čo a kedy schválil. Keď sa audítor spýta, nikto mu nedokáže odpovedať.
Manuálne pripomenutie oneskorených úloh
Revízie zásad, obnovenie zmlúv, termíny zmiernenia, kontroly dodržiavania predpisov - niekto ich musí mať na pamäti. Zvyčajne je to pripomienka v kalendári, ktorá sa presúva, potom opäť presúva a potom sa nestihne. Keď termín prejde bez povšimnutia, náklady sú neúmerné tomu, aké jednoduché by bolo pripomenutie.
Údaje zadané na jednom mieste sa nikdy nedostanú na ďalšie miesto
Nový dodávateľ je pridaný do jedného zoznamu, ale nie do finančného systému. V registri sa aktualizuje stav rizika, ale na informačnom paneli sa stále zobrazuje stará hodnota. Používatelia prepisujú údaje medzi nástrojmi, vnášajú chyby a nikto nedôveruje jedinému zdroju pravdy.
Pracovné postupy, ktoré vytvárame pre našich klientov.
Vytvárame toky Power Automate, ktoré prepájajú SharePoint, Outlook, Teams a ďalšie nástroje Microsoft 365. Od jedného upozornenia až po viacstupňový schvaľovací reťazec s eskaláciami, podmienkami a spracovaním chýb.
E-mailové upozornenia a oznámenia
Automatické e-maily spúšťané udalosťami v zoznamoch SharePoint - nové položky, zmeny stavu, aktualizácie polí alebo uplynutie dátumu. Nakonfigurované na odosielanie správnej osobe, v správnom čase a so správnymi informáciami v tele správy. Typické toky zahŕňajú:
- Upozornenie na oneskorené zmiernenie - odošle sa vlastníkovi rizika, ak zmiernenie nebolo aktualizované po definovanom období
- Oznámenie o priradení zainteresovanej strany - automaticky pošle e-mail menovanej zainteresovanej strane, keď je označená v riziku alebo akčnej položke
- Upozornenie na zmenu stavu - upozorní vlastníka, keď sa zmení stav záznamu v službe SharePoint
- Pripomienka blížiaceho sa termínu - naplánovaný tok, ktorý kontroluje položky s termínom splatnosti v nasledujúcich N dňoch a posiela prehľad
- Upozornenie na eskaláciu - odošle sa manažérovi, keď je úloha oneskorená o viac ako definovanú hranicu
Pracovné postupy schvaľovania
Viacstupňové schvaľovacie procesy, ktoré nahrádzajú schvaľovanie prostredníctvom e-mailu štruktúrovaným a sledovateľným procesom. Zostavené s logikou smerovania, eskaláciami na základe času a úplným auditným záznamom. Typické toky zahŕňajú:
- Postupné schvaľovanie: Schvaľovač A musí schváliť skôr, ako je oznámený schvaľovač B - s automatickou eskaláciou, ak sa do N dní nedostaví žiadna odpoveď
- Paralelné schvaľovanie: súčasne je informovaných viacero schvaľovateľov, tok pokračuje, keď všetci (alebo kvórum) odpovedali.
- Podmienené smerovanie: spôsob schvaľovania určený hodnotami polí - napr. žiadosti nad 10 tisíc EUR idú finančnému riaditeľovi, ostatné priamemu nadriadenému.
- Spracovanie zamietnutia: zamietnuté položky sa automaticky vrátia predkladateľovi s komentárom schvaľovateľa a jasným ďalším krokom.
- Auditný záznam: každé rozhodnutie o schválení je označené časovou pečiatkou a zaznamenané v histórii položiek SharePoint
Automatizácia SharePoint
Toky spúšťané udalosťami v zoznamoch SharePoint, ktoré aktualizujú záznamy, vytvárajú súvisiace položky alebo spúšťajú následné procesy. Medzi bežné príklady patria:
- Keď sa stav rizika zmení na Uzavreté, automaticky sa vytvorí záznam o poučení v samostatnom zozname.
- Po pridaní nového dodávateľa vytvorte príslušnú položku kontroly dodávateľa s dátumom splatnosti nastaveným na 12 mesiacov dopredu.
- Keď je míľnik projektu označený ako dokončený, aktualizujte stav projektu a oznámte to vlastníkovi projektu.
- Keď je položka vytvorená v jednom zozname, skopírujte kľúčové polia do súvisiaceho zoznamu a zachovajte prepojenie medzi oboma zoznamami.
Systémové integrácie
Prepojte Microsoft 365 s inými systémami pomocou štandardných a prémiových konektorov aplikácie Power Automate. Dátové toky medzi nástrojmi bez manuálnych cyklov exportu/importu. Medzi bežné integrácie patria:
- SharePoint → Kalendár programu Outlook: vytváranie alebo aktualizácia udalostí kalendára z položiek zoznamu SharePoint
- Microsoft Forms → SharePoint: zachytávanie odpovedí z formulárov priamo do štruktúrovaného zoznamu SharePoint
- SharePoint → Teams: odoslanie karty do kanála Teams pri pridaní alebo aktualizácii položky s vysokou prioritou
- Externý systém → SharePoint: prijímanie údajov zo systému tretej strany prostredníctvom webhooku a ich zápis do zoznamu SharePoint
Ako to funguje.
1. Mapovanie procesov
Pred vytvorením čohokoľvek podrobne zmapujeme proces, ktorý chcete automatizovať: čo je spúšťač, aké sú podmienky, aké sú akcie, aké sú výnimky a čo sa stane, keď sa niečo pokazí. Toto všetko zdokumentujeme a dohodneme s vami ešte pred začatím vývoja. Tok postavený na nejasnom procese vytvára nespoľahlivý výsledok.
2. Zostavenie a testovanie
Toky sa vytvárajú a testujú v prostredí Microsoft 365 s použitím realistických testovacích údajov. Testujeme nielen šťastnú cestu - spúšťač sa spustí, tok sa spustí, e-mail príde - ale aj okrajové prípady: čo sa stane, keď je schvaľovateľ mimo kancelárie, keď je položka SharePoint odstránená uprostred toku, keď je pole e-mailovej adresy prázdne. Väčšina zlyhaní produkčného toku pochádza z týchto scenárov.
3. UAT a podpisovanie
Testujete tok na základe skutočných scenárov z každodennej prevádzky. Opravíme všetky problémy, zdokumentujeme známe obmedzenia a pred podpisom potvrdíme, že postupy spracovania chýb a eskalácie fungujú podľa dohody.
4. Odovzdanie a dokumentácia
Úplné odovzdanie vrátane písomného opisu podmienok spúšťania, logiky a akcií každého toku - dostatočne jasné, aby ich váš tím pochopil a udržiaval bez toho, aby nás potreboval. Zahŕňa 3 mesiace odstraňovania chýb. Priebežná podpora dostupná ako retainer.
Čo naši klienti automatizujú.
Upozornenia na omeškanie zmiernenia
Denne sa spustí naplánovaný tok, ktorý skontroluje všetky otvorené zmiernenia v registri rizík pre položky, ktorých dátum poslednej aktualizácie je starší ako 30 dní, a odošle každému vlastníkovi kontroly personalizovaný e-mail so zoznamom jeho oneskorených položiek. Vlastník rizika dostane zhrnutie. Nie je potrebná žiadna manuálna kontrola zoznamu.
Oznámenia zainteresovaných strán
Keď vlastník rizika označí kolegu ako zainteresovanú stranu v registri rizík SharePoint, okamžite sa spustí tok a odošle tejto osobe štruktúrovaný e-mail s referenčným číslom rizika, názvom a prepojením na záznam. Správa potvrdzuje, že jej bol udelený prístup, a vyzýva ju na vstup. Predtým sa to robilo ručne zaslaním snímky obrazovky.
Schvaľovacie reťazce
Žiadosť o obstaranie predložená prostredníctvom Aplikácie Power Apps formulár spúšťa postupný schvaľovací proces: najprv priamy nadriadený, potom finančný riaditeľ, ak hodnota prekročí prahovú hodnotu. Každý schvaľovateľ dostane štruktúrovanú adaptačnú kartu Teams s úplnými údajmi o žiadosti a tlačidlami Schváliť/Zamietnuť. Ak po 48 hodinách nedôjde k žiadnej reakcii, vyhodnotí sa pripomienka. Úplná história rozhodnutí sa zapíše späť do položky SharePoint.
Upozornenia na zmenu stavu
Keď sa riziko v registri rizík zvýši z významného na závažné alebo kritické, tok pošle okamžité oznámenie vedúcemu oddelenia rizík a príslušnému vedúcemu funkcie - nejde o denný prehľad, ale o okamžité upozornenie. E-mail obsahuje názov rizika, aktuálne skóre, vlastníka a priamy odkaz na záznam.
Pripomienky na preskúmanie dokumentov
Plánovaný tok kontroluje knižnicu zásad a postupov na dokumenty, ktorých dátum nasledujúceho preskúmania je do 30 dní. Odošle vlastníkovi dokumentu pripomienku s názvom dokumentu, aktuálnou verziou a termínom preskúmania. Druhá pripomienka sa vypíše o 7 dní, ak stav nebol aktualizovaný. Predtým sa spravovalo prostredníctvom zdieľaného kalendára, ktorý nikto neudržiaval.
Synchronizácia údajov krížového zoznamu
Pri aktualizácii záznamu dodávateľa v registri dodávateľov - zmena kontaktu, predĺženie zmluvy, zmena stavu - sa pomocou toku aktualizujú príslušné záznamy v zozname na sledovanie obstarávania a v registri rizík. Jedna aktualizácia, tri synchronizované zoznamy. Odstraňuje nezrovnalosti, ktoré vznikali, keď používatelia aktualizovali jeden zoznam, ale zabudli na ostatné.
Transparentná cenotvorba.
Pracujeme na báze Time & Material. Platíte za skutočne odpracované dni podľa pevnej dennej sadzby. Žiadne prekvapenia s pevnou cenou, žiadne rozširovanie rozsahu bez vášho súhlasu.
| Typ toku | Typický rozsah | Orientačné náklady (netto) |
|---|---|---|
| Jednoduchý tok oznámení alebo upozornení | 1-2 dni | €800-€1.600 |
| Viacstupňový pracovný postup schvaľovania | 3-6 dní | €2.400-€4.800 |
| Denná sadzba | od 800 €/deň (netto) - diaľkové ovládanie 100% | |
Toky sú často súčasťou väčšieho SharePoint alebo Aplikácie Power Apps angažovanosť - kombinované angažovanosti majú výhodu jednej sadzby za deň v celom rozsahu.
Dôverujú mu tímy v celej Európe.
Spoločnosť LeapLytics vytvorila toky Power Automate, ktoré posielajú automatické upozornenia, keď sa oneskorí zmiernenie rizika, a upozorňujú zainteresované strany, keď sú priradené k riziku. To, čo si predtým vyžadovalo manuálne sledovanie, sa teraz deje bez toho, aby na to niekto musel myslieť.
- Riziko a tím, Logistika, Nemecko
Prečo práve LeapLytics?
Riešime okrajové prípady
Základný tok Power Automate vytvorený za 20 minút funguje dobre, kým sa položka SharePoint neodstráni v polovici schvaľovania, konto schvaľovateľa nie je vypnuté alebo pole e-mailovej adresy neobsahuje preklep. Tieto scenáre spôsobujú neošetrené chyby, tiché zlyhania a toky, ktoré prestanú fungovať bez toho, aby si to niekto všimol. Do každého toku zabudujeme spracovanie chýb, logiku opakovania a oznámenia o zlyhaní, takže keď sa niečo pokazí - a to sa stane - správna osoba sa o tom okamžite dozvie.
Znalosť procesov, nielen vytváranie tokov
Vašu požiadavku nepremietneme len do sekvencie spúšťača a akcie. Pýtame sa, čo sa stane, keď je schvaľovateľ na dovolenke, aká je eskalačná cesta, aké je obchodné pravidlo pre výnimku. Správne nastavenie logiky procesu pred vytvorením toku ušetrí podstatne viac času, ako keď sa to pokazí a treba to prestavať. Zmapovali sme dostatok obchodných procesov, aby sme vedeli, ktoré otázky sa pýtať.
Zásobník M365, od konca po koniec
Naše toky spájajú SharePoint, Aplikácie Power Apps, Tímy, Outlook a Power BI. Ak potrebujete správne štruktúrovaný zoznam SharePoint, aby mohol tok fungovať, urobíme to tiež. Rovnaký tím, rovnaké nasadenie, rovnaká denná sadzba - žiadne odovzdávanie medzi samostatnými pracovnými tokmi.
Často kladené otázky.
Potrebujeme ďalšie licencie pre Power Automate?
Nie, pre štandardné prípady použitia. Power Automate so štandardnými konektormi M365 - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - je súčasťou väčšiny plánov Microsoft 365 vrátane Business Standard, E3 a E5. Prémiové konektory (Salesforce, SAP, ServiceNow) alebo veľkoobjemové toky môžu vyžadovať ďalšie licencie. Pred začatím potvrdíme vaše oprávnenie a poradíme, či je potrebné ďalšie licencie.
Môže sa aplikácia Power Automate pripojiť k iným systémom ako Microsoft?
Áno. Power Automate má stovky konektorov. Štandardné konektory pokrývajú väčšinu služieb spoločnosti Microsoft a bežných služieb tretích strán bez dodatočných nákladov. Prémiové konektory pre podnikové systémy, ako sú Salesforce, SAP alebo ServiceNow, vyžadujú licenciu Power Automate Premium na používateľa. Vopred vám povieme, ktoré konektory vaše toky potrebujú a aké sú licenčné dôsledky.
Čo sa stane, ak sa tok po uvedení do prevádzky pokazí?
Naše toky zahŕňajú spracovanie chýb, ktoré zachytáva zlyhania a odosiela okamžité oznámenie určenému vlastníkovi - namiesto tichého zlyhania. Po uvedení do prevádzky poskytujeme aj 3-mesačnú nápravu chýb bez dodatočných nákladov, ktorá pokrýva všetky zlyhania, ktoré vzniknú v dôsledku problémov v našom zostavení.
Môžete zdokumentovať toky, aby sme ich mohli sami udržiavať?
Áno. Každá zákazka obsahuje písomnú dokumentáciu podmienok spúšťania každého toku, logických vetiev, akcií a spracovania chýb - napísanú zrozumiteľným jazykom, nie len snímky obrazovky. Váš tím by mal byť schopný pochopiť, čo daný tok robí, a vykonať drobné úpravy bez toho, aby nám musel zavolať.
Ako dlho trvá vytvorenie toku Power Automate?
Jednoduchý tok upozornení alebo výstrah - jeden spúšťač, jedna podmienka, jeden e-mail - zvyčajne trvá 1-2 dni vrátane testovania a dokumentácie. Viacstupňový pracovný postup schvaľovania s podmieneným smerovaním, eskaláciami, spracovaním odmietnutí a zachytávaním chýb zvyčajne trvá 3-6 dní. Pred začatím vám poskytneme písomný rozsah.
Môžete skontrolovať a opraviť toky, ktoré sme už sami vytvorili?
Áno. Optimalizácia toku a riešenie problémov je bežnou úlohou. Auditujeme vaše existujúce toky, identifikujeme nedostatky v spracovaní chýb a logické problémy a opravíme to, čo spôsobuje problémy. Často je to rýchlejšie a lacnejšie ako prestavba od nuly.
Často sa kombinuje s Power Automate.
Vývoj SharePoint
Väčšina tokov Power Automate sa spúšťa udalosťami v zoznamoch SharePoint. Dobre štruktúrovaný zoznam so správnymi typmi stĺpcov a validáciou umožňuje spoľahlivejšiu a jednoduchšiu údržbu tokov. V prípade potreby navrhujeme a vytvárame oboje v rámci jedného zapojenia.
Aplikácie Power Apps
Formuláre Power Apps zachytávajú štruktúrované údaje; toky Power Automate sa starajú o to, čo sa deje ďalej - schvaľovanie, oznámenia, aktualizácie záznamov. Tieto dve služby prirodzene spolupracujú a my ich vytvárame spoločne ako súčasť toho istého zapojenia tam, kde sú potrebné obe.
Register rizík
Automatizované upozornenia na oneskorené zmiernenie a oznámenia zainteresovaným stranám sú základnou súčasťou našej ponuky registra rizík. Toky Power Automate sú štandardne súčasťou každého zostavenia registra rizík - nie sú doplnkom.
Ste pripravení prestať robiť veci manuálne?
Povedzte nám, ktorý proces chcete automatizovať - čo je spúšťačom, čo sa musí stať a kto to musí vedieť. Do 24 hodín vám poskytneme orientačný rozsah a odhad.
Alebo nám pošlite e-mail priamo na adresu info@leaplytics.de
Súvisiace služby: Vývoj SharePoint - Aplikácie Power Apps - Poradenstvo Power BI - Register rizík
