Vsak ponedeljek zjutraj - ali petek popoldne, odvisno od tega, kako je sestavljen vaš teden - nekdo v vaši ekipi odpre preglednico. Vanjo kopira podatke iz treh različnih virov. Posodobijo formule, ki se prekinejo, ko se doda nova vrstica. Ročno prebarvajo celice, prilagodijo stolpce za oceno tveganja in na koncu pripravijo dokument, ki je videti približno tako kot dokument iz prejšnjega tedna, le da so v njem drugačne številke. Ko ga prejmete, je že štiri ure star in zaostaja za enim izvozom podatkov. To je prepočasno poročanje o tveganjih. - to se dogaja v industrijskih podjetjih vseh velikosti in sektorjev, teden za tednom, ker postopek ni bil nikoli zasnovan za razširjanje.
Zakaj se to še naprej dogaja: Trije temeljni vzroki
1. Podatki so na napačnem mestu
V večini industrijskih organizacij podatki o tveganjih niso centralizirani - so porazdeljeni. Operativna tveganja živijo v orodjih za upravljanje projektov. Finančna tveganja so v izvoznih sistemih ERP. Tveganja glede skladnosti so v sistemih za upravljanje revizij ali, še pogosteje, v e-poštnem predalu nekoga drugega. Analitik tveganj ali kontrolor vsak teden ročno zbere te vire v glavno preglednico. Te štiri ure niso namenjene razmišljanju o tveganju. Porabijo se za premikanje podatkov med posodami. To ni problem znanja ali motivacije. Gre za težavo arhitekture: postopek poročanja je bil zasnovan na predpostavki, da bo treba podatke vedno sestavljati ročno, in ta predpostavka ni bila nikoli postavljena pod vprašaj.
2. Format zahteva stalno ročno vzdrževanje
Excelovi registri tveganj so po svoji naravi krhki. Pravila pogojnega oblikovanja se pri vstavljanju ali brisanju vrstic porušijo. Formule, ki se sklicujejo na fiksna območja celic, dajejo napačne rezultate, ko se nabor podatkov poveča. Barvno označevanje je ročno, kar pomeni, da si mora nekdo zapomniti, da mora spremeniti celico iz rumene v rdečo, ko ocena tveganja preseže prag, in to mora storiti vsak teden. Raziskave med finančnimi ekipami dosledno kažejo, da da so ročni postopki poročanja odgovorni za nesorazmerno velik delež napak pri poročanju - ne zato, ker so analitiki neprevidni, temveč zato, ker oblika zahteva človeško posredovanje na vsakem koraku, kjer bi bila avtomatizacija zanesljivejša.
3. Rezultat je namenjen osebi, ki ga je ustvarila, in ne osebi, ki ga bere.
Večino poročil o tveganjih, ki temeljijo na programu Excel, sestavi analitik, ki je lastnik podatkov, in uporabi postavitev, ki se mu je takrat zdela smiselna. Ko poročilo prispe do finančnega direktorja, izvršnega direktorja ali odbora za tveganja, zahteva razlago. Stolpci potrebujejo kontekst. Barvne konvencije niso samoumevne. Toplotni zemljevid - če obstaja - je statična slika, ki je bila vstavljena iz ločenega izračuna. Nihče ne more klikniti na kategorijo tveganja, da bi videl osnovne postavke. Dokument odgovarja na vprašanja, ki jih je predvidel njegov avtor, ne pa na vprašanja, ki jih ima odločevalec, ko ga odpre.
Kaj poskuša večina ekip - in zakaj to ne deluje
Zahtevnejše formule programa Excel. Z dodajanjem verig VLOOKUP, vrtilnih tabel in dinamičnih poimenovanih razponov je preglednica močnejša - in bistveno bolj občutljiva. Ko oseba, ki jo je sestavila, odide, je ne more vzdrževati nihče drug. Bolj ko je rešitev Excel zapletena, dražja je okvara, ko se pokvari.
Več barv in pogojnega oblikovanja. Poročila o tveganjih z zapletenimi barvnimi shemami se zdijo bolj stroga. Niso. Barva, ki zahteva razlago legende, ni komunikacija - je le okras. Pogojno oblikovanje, ki ga je treba vsak teden ročno pregledati in popraviti, pa ne izpolnjuje svojega namena.
Prenos problema v program PowerPoint. Mnoge organizacije "rešujejo" ozko grlo poročanja o tveganjih tako, da nekdo vsak teden ročno poustvari podatke iz programa Excel v obliki diapozitivov. S tem se delo podvoji, poleg tega pa se pojavi še druga težava z nadzorom različic. Diapozitiv je zdaj ločen artefakt, ki se lahko kadar koli oddalji od osnovnih podatkov - in običajno se to tudi zgodi.
Nakup celotne platforme GRC. Platforme za upravljanje podjetij, tveganja in skladnost so prava rešitev za organizacije z razvitimi in zapletenimi programi za upravljanje tveganj. Za industrijska podjetja, ki potrebujejo predvsem jasno, aktualno in interaktivno preglednost nad tveganji, ne pa celotnega paketa za upravljanje skladnosti, so pogosto prezahtevne, drage za uvedbo in počasne za uporabo. Težava ni v pomanjkanju platforme. Gre za pomanjkanje prave plasti vizualizacije na že obstoječih podatkih.
Kaj to dejansko rešuje: Tri načela
Povežite se, ne kopirajte. Štiri ure izginejo, ko orodje za poročanje bere podatke neposredno iz virov, kjer se podatki o tveganjih že nahajajo - projektni sistemi, izvozi ERP, seznami SharePoint - in ne zahteva ročnega sestavljanja. Vloga analitika se iz prenašalca podatkov spremeni v pregledovalca podatkov. To je temeljna sprememba, ki ne zahteva zamenjave obstoječih sistemov.
Avtomatizirajte vizualno plast, ne le podatkovno plast. Povezan nabor podatkov, ki ga je še vedno treba vsak teden ročno oblikovati, ni rešil težave - le premaknil jo je. Vizualizacija se mora samodejno posodobiti, ko se podatki spremenijo: pozicije tveganja so prikazane v pravilnem kvadrantu, barvna območja se uporabljajo po pravilu in ne ročno, kazalniki stanja se izračunajo iz podatkov, namesto da bi jih vnesel človek. Natanko to je tisto, kar je namensko zasnovana avtomatizirano poročanje o tveganjih vizualno - kot je Matrika tveganj LeapLytics za Power BI - je zasnovan tako, da se poveže s podatki v živo in brez ročnega posredovanja prikaže matriko tveganj.
Oblikujte za odločevalca in ne za analitika. Pravi rezultat ni dokument, ki ga nekdo pošlje po elektronski pošti finančnemu direktorju. To je nadzorna plošča v živo, ki jo lahko finančni direktor neposredno odpre, filtrira po poslovnih enotah ali kategorijah tveganja in se vanjo poglobi, ne da bi zahteval nadaljnje ukrepanje. Merilo, ki je pomembno, ni "ure za izdelavo poročila". Gre za "sekunde za odgovor na vprašanje finančnega direktorja na pripravljalnem sestanku upravnega odbora".
Pred in po: Konkreten primer
Industrijska proizvodna skupina, ki je delovala v štirih evropskih državah, je izvajala tedenski postopek poročanja o tveganjih, zaradi katerega je moral kontrolor tveganj vsak petek porabiti približno štiri ure za združevanje podatkov iz Excelovih registrov na ravni lokacije, centralnega izvoza ERP in lista za spremljanje skladnosti, ki ga je vodila pravna služba. Rezultat je bila oblikovana datoteka Excel, ki je bila po elektronski pošti poslana finančnemu direktorju in trem vodjem poslovnih enot. Vprašanja, zastavljena med ponedeljkovim pogovorom z vodstvom, so običajno zahtevala, da kontrolor pripravi nadaljnje elektronsko sporočilo z dodatnimi podatki.
Po spletni strani povezovanje obstoječih virov podatkov s poročilom Power BI z uporabo vizualne matrike tveganj LeapLytics: petkovo konsolidacijsko opravilo je bilo odpravljeno. Nadzorna plošča se je samodejno osveževala iz povezanih podatkovnih virov. Finančni direktor je poročilo odprl neposredno v ponedeljek zjutraj pred klicem. Na vprašanja o določenih kategorijah tveganj je odgovoril na sestanku s klikom na osnovne postavke - nadaljnje elektronsko sporočilo ni bilo potrebno. Štiri ure kontrolorja so se preusmerile na pregled nadzorne plošče za iskanje anomalij in pripravo komentarjev o eskaliranih tveganjih - delo, ki je zahtevalo presojo in ne premikanje podatkov. Čas, porabljen za pripravo poročila o tveganjih: manj kot 30 minut na teden.
Naslednji korak
Če vaša ekipa porabi štiri ali več ur na teden za pripravo poročila o tveganjih, ki ga je treba še vedno pojasniti, ko ga dobi vodstvo, težava ni v podatkih, temveč v procesu in vizualizaciji na vrhu. Rešitev ne zahteva zamenjave obstoječih sistemov ali večmesečnega izvedbenega projekta.
Začnite z brezplačnim preizkusom Matrika tveganj LeapLytics za Power BI. Povežite ga z obstoječim registrom tveganj - v Excelu, SharePointu ali zbirki podatkov - in v manj kot eni uri ustvarite delujočo nadzorno ploščo tveganj. Oglejte si, kaj vidi vaš finančni direktor ali nadzorni odbor, ko so podatki v živo, interaktivni in ne potrebujejo več štiriurnega postopka sestavljanja, da postanejo predstavljivi.
Štiri ure se ne bodo vrnile same od sebe. Vendar jim ni treba ostati izgubljene.
