Doğrudan Microsoft 365 ortamınızda bildirimleri, onayları ve veri güncellemelerini otomatik olarak işleyen Power Automate iş akışları oluşturuyoruz. Yapılandırılmış, belgelenmiş ve sadece bir demoda değil, üretimde çalışmaya devam edecek şekilde oluşturulmuştur.
Ekibiniz Microsoft 365'in otomatik olarak halledebileceği işleri manuel olarak yapıyor.
Onayları e-posta ile takip etmek, durumları manuel olarak güncellemek, hatırlatıcıları elle göndermek - bunlar çözülebilir sorunlardır. Power Automate, Microsoft 365 araçlarınızı birbirine bağlar ve bu görevleri otomatik olarak gerçekleştirir, böylece ekibinizin bunu yapmasına gerek kalmaz. Soru, otomatikleştirilip otomatikleştirilemeyeceği değildir. Akışın güvenilecek kadar iyi inşa edilip edilmediğidir.
Onay talepleri gelen kutularında kayboluyor
Bir onay e-postası elli diğerinin altına gömülür. Onaylayan kişi yanıt vermez, kimse durumu bilmez ve iki hafta sonra birisi sürecin durduğunu fark eder. Denetim izi yok, yükseltme yok ve kimin neyi ne zaman onayladığına dair bir kayıt yok. Denetçi sorduğunda kimse cevap veremiyor.
Gecikmiş görevler için manuel hatırlatıcılar
Politika incelemeleri, sözleşme yenilemeleri, azaltma son tarihleri, uyumluluk kontrolleri - birinin bunları takip etmeyi hatırlaması gerekir. Genellikle bir takvim hatırlatıcısının yeri değiştirilir, sonra tekrar değiştirilir, sonra da kaçırılır. Son tarih fark edilmeden geçtiğinde, maliyet hatırlatmanın ne kadar basit olabileceğiyle orantısızdır.
Bir yere girilen veri asla bir sonraki yere ulaşmaz
Yeni bir tedarikçi bir listeye eklenir ancak finans sistemine eklenmez. Kayıt defterinde bir risk durumu güncellenir ancak gösterge tablosunda hala eski değer gösterilir. Kullanıcılar araçlar arasında verileri yeniden yazıyor, hatalara neden oluyor ve kimse tek bir doğruluk kaynağına güvenmiyor.
Müşterilerimiz için oluşturduğumuz iş akışları.
SharePoint, Outlook, Teams ve diğer Microsoft 365 araçlarını birbirine bağlayan Power Automate akışları oluşturuyoruz. Tek bir uyarıdan eskalasyonlar, koşullar ve hata işleme ile çok adımlı bir onay zincirine kadar.
E-posta Uyarıları ve Bildirimleri
SharePoint listelerinizdeki olaylar (yeni öğeler, durum değişiklikleri, alan güncellemeleri veya geçen tarihler) tarafından tetiklenen otomatik e-postalar. Doğru kişiye, doğru zamanda, mesaj gövdesinde doğru bilgilerle gönderilecek şekilde yapılandırılır. Tipik akışlar şunları içerir:
- Gecikmiş etki azaltma uyarısı - bir etki azaltma belirli bir süre sonra güncellenmediğinde risk sahibine gönderilir
- Paydaş atama bildirimi - adlandırılmış bir paydaş bir risk veya eylem öğesi üzerinde etiketlendiğinde otomatik olarak e-posta gönderir
- Durum değişikliği uyarısı - SharePoint'teki bir kaydın durumu değiştiğinde sahibini bilgilendirir
- Yaklaşan son tarih hatırlatıcısı - önümüzdeki N gün içinde son tarihi olan öğeleri kontrol eden ve bir özet gönderen zamanlanmış akış
- Eskalasyon uyarısı - bir görev tanımlanmış bir eşikten daha fazla geciktiğinde bir yöneticiye gönderir
Onay İş Akışları
E-posta tabanlı onayları yapılandırılmış, izlenebilir bir süreçle değiştiren çok adımlı onay akışları. Yönlendirme mantığı, zamana dayalı eskalasyonlar ve tam bir denetim izi ile oluşturulmuştur. Tipik akışlar şunları içerir:
- Sıralı onay: A onaylayıcısı, B onaylayıcısı bilgilendirilmeden önce onaylamalıdır - N gün içinde yanıt gelmezse otomatik yükseltme ile
- Paralel onay: birden fazla onaylayıcı aynı anda bilgilendirilir, hepsi (veya yeterli çoğunluk) yanıt verdiğinde akış devam eder
- Koşullu yönlendirme: alan değerlerine göre belirlenen onay yolu - örneğin 10 bin € üzerindeki talepler Finans Direktörüne, diğerleri bölüm müdürüne gider
- Ret işleme: reddedilen öğeler, onaylayanın yorumları ve net bir sonraki adımla birlikte otomatik olarak gönderene iade edilir
- Denetim izi: her onay kararı zaman damgalı ve SharePoint öğe geçmişine kaydedilir
SharePoint Otomasyonu
SharePoint listelerinizdeki kayıtları güncelleyen, ilgili öğeleri oluşturan veya aşağı akış süreçlerini başlatan olaylar tarafından tetiklenen akışlar. Yaygın örnekler şunlardır:
- Bir risk durumu Kapalı olarak değiştiğinde, ayrı bir listede otomatik olarak bir Çıkarılan Ders kaydı oluşturun
- Yeni bir tedarikçi eklendiğinde, son tarihi 12 ay ileriye ayarlanmış ilgili bir tedarikçi inceleme kalemi oluşturun
- Bir proje kilometre taşı tamamlandı olarak işaretlendiğinde, proje durumunu güncelleyin ve proje sahibini bilgilendirin
- Bir listede bir öğe oluşturulduğunda, anahtar alanları ilgili bir listeye kopyalayın ve ikisi arasındaki bağlantıyı koruyun
Sistem Entegrasyonları
Power Automate'in standart ve premium bağlayıcılarını kullanarak Microsoft 365'i diğer sistemlere bağlayın. Manuel dışa/içe aktarma döngüleri olmadan araçlar arasında veri akışı sağlanır. Yaygın entegrasyonlar şunları içerir:
- SharePoint → Outlook takvimi: SharePoint liste öğelerinden takvim etkinlikleri oluşturma veya güncelleme
- Microsoft Forms → SharePoint: form yanıtlarını doğrudan yapılandırılmış bir SharePoint listesine alın
- SharePoint → Teams: yüksek öncelikli bir öğe eklendiğinde veya güncelleştirildiğinde Teams kanalına bir kart gönderin
- Harici sistem → SharePoint: webhook aracılığıyla üçüncü taraf bir sistemden veri alın ve SharePoint listesine yazın
Nasıl çalışıyor?
1. Süreç Haritalama
Herhangi bir şey oluşturmadan önce, otomatikleştirmek istediğiniz süreci ayrıntılı olarak haritalandırıyoruz: tetikleyici nedir, koşullar nelerdir, eylemler nelerdir, istisnalar nelerdir ve bir şeyler ters gittiğinde ne olur. Bu, geliştirme başlamadan önce belgelenir ve sizinle mutabık kalınır. Net olmayan bir süreç üzerine inşa edilen bir akış, güvenilmez bir sonuç üretir.
2. Oluştur ve Test Et
Akışlar, gerçekçi test verileri kullanılarak Microsoft 365 ortamınızda oluşturulur ve test edilir. Sadece mutlu yolu (tetikleyici ateşlenir, akış çalışır, e-posta gelir) değil, uç durumları da test ediyoruz: onaylayan ofis dışındayken, SharePoint öğesi akışın ortasında silindiğinde, e-posta adresi alanı boş olduğunda ne olur? Üretim akışı hatalarının çoğu bu senaryolardan kaynaklanır.
3. UAT ve Onaylama
Akışı günlük operasyonlarınızdaki gerçek senaryolara göre test edersiniz. Tüm sorunları gideriyor, bilinen sınırlamaları belgeliyor ve imzalamadan önce hata işleme ve eskalasyon yollarının kararlaştırıldığı gibi çalıştığını onaylıyoruz.
4. Devir Teslim ve Dokümantasyon
Her akışın tetikleyici koşullarının, mantığının ve eylemlerinin yazılı bir açıklamasını içeren tam devir teslim - ekibinizin bize ihtiyaç duymadan anlayabileceği ve sürdürebileceği kadar açık. 3 aylık hata düzeltme içerir. Devam eden destek hizmet bedeli olarak mevcuttur.
Müşterilerimiz neleri otomatikleştiriyor?
Hafifletme Gecikmiş Uyarılar
Planlanmış bir akış günlük olarak çalışır, son güncelleme tarihi 30 günden daha önce olan öğeler için risk kaydındaki tüm açık hafifletmeleri kontrol eder ve her kontrol sahibine gecikmiş öğelerini listeleyen kişiselleştirilmiş bir e-posta gönderir. Risk sahibi bir özet alır. Listenin manuel olarak kontrol edilmesine gerek yoktur.
Paydaş Bildirimleri
Bir risk sahibi SharePoint risk kaydında bir iş arkadaşını paydaş olarak etiketlediğinde, bir akış hemen devreye girer ve söz konusu kişiye risk referans numarası, başlık ve kaydın bağlantısını içeren yapılandırılmış bir e-posta gönderir. Mesaj, bu kişiye erişim izni verildiğini onaylar ve girdilerini davet eder. Daha önce bu işlem bir ekran görüntüsü iletilerek manuel olarak yapılıyordu.
Onay Zincirleri
aracılığıyla sunulan bir satın alma talebi Güç Uygulamaları formu sıralı bir onay akışını tetikler: önce bölüm müdürü, ardından değer bir eşiği aşarsa Finans Direktörü. Her onaylayıcı, tüm talep ayrıntılarını ve Onayla / Reddet düğmelerini içeren yapılandırılmış bir Teams uyarlanabilir kartı alır. Eğer 48 saat sonra yanıt gelmezse, bir hatırlatma mesajı gönderilir. Tüm karar geçmişi SharePoint öğesine geri yazılır.
Durum Değişikliği Uyarıları
Bir risk, risk kaydında Önemliden Önemli veya Kritiğe yükseltildiğinde, bir akış Risk Başkanı ve ilgili fonksiyon liderine anında bir bildirim gönderir - günlük bir özet değil, anında bir uyarı. E-posta risk başlığını, mevcut puanı, sahibini ve kayda doğrudan bir bağlantıyı içerir.
Belge İnceleme Hatırlatmaları
Zamanlanmış bir akış, Sonraki Gözden Geçirme Tarihi 30 gün içinde olan belgeler için bir politika ve prosedür kitaplığını kontrol eder. Belge sahibine belge adını, geçerli sürümünü ve son gözden geçirme tarihini içeren bir hatırlatma gönderir. Durum güncellenmemişse 7 gün sonra ikinci bir hatırlatma gönderilir. Daha önce kimsenin bakımını yapmadığı paylaşılan bir takvim aracılığıyla yönetiliyordu.
Çapraz liste Veri Senkronizasyonu
Satıcı kaydındaki bir tedarikçi kaydı güncellendiğinde - iletişim değişikliği, sözleşme yenileme, durum değişikliği - bir akış, satın alma izleme listesindeki ve risk kaydındaki ilgili girişleri günceller. Tek güncelleme, üç liste senkronize halde tutulur. Kullanıcılar bir listeyi güncelleyip diğerlerini unuttuğunda ortaya çıkan tutarsızlıkları ortadan kaldırır.
Şeffaf fiyatlandırma.
Zaman ve Malzeme esasına göre çalışıyoruz. Gerçekte çalışılan günler için sabit bir günlük ücret ödersiniz. Sabit fiyat sürprizi yok, sizin onayınız olmadan kapsam genişletme yok.
| Akış tipi | Tipik kapsam | Gösterge niteliğindeki maliyet (net) |
|---|---|---|
| Basit bildirim veya uyarı akışı | 1-2 gün | €800-€1.600 |
| Çok adımlı onay iş akışı | 3-6 gün | €2.400-€4.800 |
| Günlük ücret | 800 €/gün'den başlayan fiyatlarla (net) - 100% uzaktan kumanda | |
Akışlar genellikle daha büyük bir SharePoint veya Güç Uygulamaları angajman - birleştirilmiş angajmanlar tüm kapsam için tek bir günlük ücretten yararlanır.
Avrupa'nın dört bir yanındaki ekipler tarafından güvenilmektedir.
LeapLytics, risk azaltmalarının süresi dolduğunda otomatik uyarılar gönderen ve bir riske atandıklarında paydaşları bilgilendiren Power Automate akışlarını oluşturdu. Eskiden manuel takip gerektiren işlemler artık kimsenin düşünmesine gerek kalmadan gerçekleşiyor.
- Risk & Ekip, Lojistik, Almanya
Neden LeapLytics?
Uç durumları ele alıyoruz
SharePoint öğesi onayın ortasında silinene, onaylayanın hesabı devre dışı bırakılana veya e-posta adresi alanı bir yazım hatası içerene kadar 20 dakikada oluşturulan temel bir Power Automate akışı sorunsuz çalışır. Bu senaryolar işlenmemiş hatalara, sessiz arızalara ve kimse fark etmeden çalışmayı durduran akışlara neden olur. Her akışa hata işleme, yeniden deneme mantığı ve hata bildirimleri ekliyoruz, böylece bir şeyler ters gittiğinde - ki gidecektir - doğru kişi bunu hemen öğrenir.
Süreç bilgisi, sadece akış oluşturma değil
Talebinizi sadece bir tetikleyici eylem dizisine çevirmiyoruz. Onaylayan kişi izinli olduğunda ne olacağını, eskalasyon yolunun ne olduğunu, istisna için iş kuralının ne olduğunu soruyoruz. Akışı oluşturmadan önce süreç mantığını doğru anlamak, yanlış anlamaktan ve yeniden oluşturmaktan çok daha fazla zaman kazandırır. Hangi soruları soracağımızı bilmek için yeterince iş süreci haritaladık.
M365 yığını, uçtan uca
Akışlarımız SharePoint'e bağlanır, Güç Uygulamaları, Teams, Outlook ve Power BI. Akışın çalışabilmesi için SharePoint listesinin düzgün bir şekilde yapılandırılması gerekiyorsa, bunu da yapıyoruz. Aynı ekip, aynı görev, aynı günlük ücret - ayrı iş akışları arasında devir teslim yok.
Sıkça sorulan sorular.
Power Automate için ek lisanslara ihtiyacımız var mı?
Hayır, standart kullanım durumları için. Standart M365 bağlayıcılarına (SharePoint, Outlook, Teams, Forms) sahip Power Automate, Business Standard, E3 ve E5 dahil olmak üzere çoğu Microsoft 365 planına dahildir. Premium bağlayıcılar (Salesforce, SAP, ServiceNow) veya yüksek hacimli akışlar için ek lisanslar gerekebilir. Başlamadan önce hakkınızı onaylıyor ve ek lisanslama gerekip gerekmediğini bildiriyoruz.
Power Automate Microsoft dışı sistemlere bağlanabilir mi?
Evet. Power Automate yüzlerce bağlayıcıya sahiptir. Standart bağlayıcılar, çoğu Microsoft ve yaygın üçüncü taraf hizmetlerini ek ücret ödemeden kapsar. Salesforce, SAP veya ServiceNow gibi kurumsal sistemler için Premium bağlayıcılar, kullanıcı başına bir Power Automate Premium lisansı gerektirir. Akışlarınızın hangi bağlayıcılara ihtiyaç duyduğunu ve lisanslama etkilerinin ne olduğunu size önceden söyleyeceğiz.
Canlı kullanıma geçtikten sonra bir akış bozulursa ne olur?
Akışlarımız, hataları yakalayan ve sessizce başarısız olmak yerine atanmış bir sahibine anında bildirim gönderen hata işlemeyi içerir. Ayrıca, derlememizdeki sorunlardan kaynaklanan tüm hataları kapsayacak şekilde, canlı kullanıma geçtikten sonra hiçbir ekstra ücret ödemeden 3 aylık hata düzeltme hizmeti sunuyoruz.
Kendi bakımımızı yapabilmemiz için akışları belgeleyebilir misiniz?
Evet. Her çalışma, her bir akışın tetikleyici koşullarının, mantık dallarının, eylemlerinin ve hata işlemenin yazılı dokümantasyonunu içerir - sadece akış tuvalinin ekran görüntüleri değil, sade bir dille yazılmıştır. Ekibiniz bir akışın ne yaptığını anlayabilmeli ve bizi aramaya gerek kalmadan küçük ayarlamalar yapabilmelidir.
Bir Power Automate akışı oluşturmak ne kadar sürer?
Basit bir bildirim veya uyarı akışı - tek tetikleyici, tek koşul, tek e-posta - test ve dokümantasyon dahil genellikle 1-2 gün sürer. Koşullu yönlendirme, eskalasyonlar, ret işleme ve hata yakalama içeren çok adımlı bir onay iş akışı genellikle 3-6 gün sürer. Başlamadan önce size yazılı bir kapsam veriyoruz.
Kendi oluşturduğumuz akışları gözden geçirip düzeltebilir misiniz?
Evet. Akış optimizasyonu ve sorun giderme yaygın bir çalışmadır. Mevcut akışlarınızı denetliyor, hata işleme boşluklarını ve mantık sorunlarını belirliyor ve sorunlara neden olan şeyleri düzeltiyoruz. Genellikle sıfırdan inşa etmekten daha hızlı ve daha ucuzdur.
Genellikle Power Automate ile birlikte kullanılır.
SharePoint Geliştirme
Power Automate akışlarının çoğu SharePoint listelerindeki olaylar tarafından tetiklenir. Doğru sütun türlerine ve doğrulamaya sahip iyi yapılandırılmış bir liste, akışları daha güvenilir ve bakımı daha kolay hale getirir. Gerektiğinde her ikisini de tek bir etkileşimde tasarlıyor ve oluşturuyoruz.
Güç Uygulamaları
Power Apps formları yapılandırılmış verileri yakalar; Power Automate akışları onaylar, bildirimler, kayıt güncellemeleri gibi sonraki işlemleri gerçekleştirir. Bu iki hizmet doğal olarak birlikte çalışır ve her ikisinin de gerekli olduğu durumlarda aynı etkileşimin bir parçası olarak bunları birlikte oluştururuz.
Risk Kaydı
Otomatik gecikmiş azaltma uyarıları ve paydaş bildirimleri, risk kaydı teklifimizin temel bir parçasıdır. Power Automate akışları her risk kaydı yapısına standart olarak dahil edilir - bir eklenti değildir.
İşleri manuel olarak yapmayı bırakmaya hazır mısınız?
Bize hangi süreci otomatikleştirmek istediğinizi, tetikleyicinin ne olduğunu, ne olması gerektiğini ve kimin bilmesi gerektiğini söyleyin. Size 24 saat içinde gösterge niteliğinde bir kapsam ve tahmin ile geri döneceğiz.
Veya bize doğrudan e-posta gönderin info@leaplytics.de
İlgili hizmetler: SharePoint Geliştirme - Güç Uygulamaları - Power BI Danışmanlığı - Risk Kaydı
