Her Pazartesi sabahı - veya haftanızın nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak Cuma öğleden sonra - ekibinizden biri bir elektronik tablo açar. Üç farklı kaynaktan verileri içine kopyalarlar. Yeni bir satır eklendiğinde bozulan formülleri güncellerler. Hücreleri elle yeniden renklendiriyorlar, risk puanlama sütunlarını ayarlıyorlar ve sonunda yaklaşık olarak geçen haftaki belgeye benzeyen, içinde farklı sayılar olan bir belge üretiyorlar. Size ulaştığında, zaten dört saat geçmiş ve bir veri aktarımı geride kalmış oluyor. İşte bu çok yavaş risk raporlaması - Ve bu her hafta, her büyüklükteki ve sektördeki sanayi şirketlerinde yaşanıyor, çünkü süreç asla ölçeklendirilmek üzere tasarlanmadı.
Bu Neden Olmaya Devam Ediyor? Üç Temel Neden
1. Veriler yanlış yerde bulunuyor
Çoğu endüstriyel kuruluşta risk verileri merkezi değildir - dağıtılmıştır. Operasyonel riskler proje yönetimi araçlarında bulunur. Finansal riskler ERP dışa aktarımında bulunur. Uyum riskleri denetim yönetim sistemlerinde ya da daha yaygın olarak birinin e-posta gelen kutusunda bulunur. Her hafta, bir risk analisti veya kontrolör bu kaynakları manuel olarak bir ana tabloda bir araya getirir. Bu dört saat risk hakkında düşünmek için harcanmıyor. Verileri konteynerler arasında taşımakla geçiyor. Bu bir beceri ya da motivasyon sorunu değildir. Bu bir mimari sorunudur: raporlama süreci, verilerin her zaman manuel olarak bir araya getirilmesi gerektiği varsayımı üzerine inşa edilmiştir ve bu varsayım hiçbir zaman sorgulanmamıştır.
2. Format sürekli manuel bakım gerektirir
Excel risk kayıtları doğası gereği kırılgandır. Satırlar eklendiğinde veya silindiğinde koşullu biçimlendirme kuralları bozulur. Sabit hücre aralıklarına başvuran formüller, veri kümesi büyüdüğünde yanlış sonuçlar üretir. Renk kodlaması manueldir - yani bir risk puanı bir eşiği geçtiğinde birinin bir hücreyi sarıdan kırmızıya değiştirmeyi hatırlaması ve bunu her hafta yapması gerekir. Finans ekipleri arasında yapılan araştırmalar sürekli olarak şunu göstermektedir Manuel raporlama iş akışlarının raporlama hatalarının orantısız bir kısmından sorumlu olduğunu - analistler dikkatsiz olduğu için değil, format otomasyonun daha güvenilir olacağı her adımda insan müdahalesi gerektirdiği için.
3. Çıktı, onu okuyan kişi için değil, onu inşa eden kişi için tasarlanmıştır
Excel tabanlı risk raporlarının çoğu, verilerin sahibi olan analist tarafından, o anda kendilerine mantıklı gelen düzen kullanılarak oluşturulur. Rapor CFO, CRO veya risk komitesine ulaştığında, açıklama gerektirir. Sütunların bağlama ihtiyacı vardır. Renk konvansiyonları açık değildir. Isı haritası - eğer varsa - ayrı bir hesaplamadan yapıştırılmış statik bir görüntüdür. Hiç kimse bir risk kategorisinin üzerine tıklayarak altta yatan öğeleri göremiyor. Belge, yazarının öngördüğü soruları yanıtlıyor, karar vericinin belgeyi açtığında gerçekte sahip olduğu soruları değil.
Çoğu Ekibin Denediği Şey - Ve Neden İşe Yaramadığı
Daha sofistike Excel formülleri. DÜŞEYARA zincirleri, pivot tablolar ve dinamik adlandırılmış aralıklar eklemek, elektronik tabloyu daha güçlü ve önemli ölçüde daha kırılgan hale getirir. Bunu oluşturan kişi ayrıldığında, başka kimse bakımını yapamaz. Excel çözümü ne kadar karmaşık olursa, bozulduğunda ortaya çıkacak arıza da o kadar pahalı olur.
Daha fazla renk ve koşullu biçimlendirme. Ayrıntılı renk şemalarına sahip risk raporları daha titiz hissettirir. Ama değiller. Yorumlamak için bir açıklama gerektiren renkler iletişim değil, süslemedir. Ve her hafta manuel olarak gözden geçirilmesi ve düzeltilmesi gereken koşullu biçimlendirme kendi amacına ters düşer.
Sorunu PowerPoint'e taşıyın. Birçok kuruluş, risk raporlama darboğazını, Excel verilerini her hafta bir slayt destesi olarak manuel olarak yeniden oluşturarak "çözmektedir". Bu, işi iki katına çıkarır ve ikinci bir sürüm kontrolü sorunu ekler. Slayt sunumu artık temel verilerden herhangi bir noktada farklılaşabilecek ayrı bir eserdir - ve genellikle farklılaşır.
Tam bir GRC platformu satın almak. Kurumsal yönetişim, risk ve uyumluluk platformları, olgun ve karmaşık risk yönetimi programlarına sahip kuruluşlar için doğru çözümdür. Tam bir uyum yönetimi paketine değil, öncelikle net, güncel, etkileşimli risk görünürlüğüne ihtiyaç duyan endüstriyel şirketler için bu platformlar genellikle aşırı tasarlanmış, uygulaması pahalı ve benimsenmesi yavaştır. Sorun platform eksikliği değildir. Sorun, halihazırda var olan verilerin üzerinde doğru görselleştirme katmanının bulunmamasıdır.
Bunu Aslında Ne Çözer: Üç İlke
Bağlanın, kopyalamayın. Raporlama aracı, manuel montaj gerektirmek yerine doğrudan risk verilerinin halihazırda bulunduğu kaynaklardan (proje sistemleri, ERP dışa aktarımları, SharePoint listeleri) okuduğunda dört saat ortadan kalkar. Analistin rolü veri taşıyıcılığından veri gözden geçiriciliğine kayar. Bu temel bir değişikliktir ve mevcut sistemlerin değiştirilmesini gerektirmez.
Yalnızca veri katmanını değil, görsel katmanı da otomatikleştirin. Hala her hafta manuel formatlama gerektiren bağlantılı bir veri seti sorunu çözmemiştir - sadece yerini değiştirmiştir. Veriler değiştiğinde görselleştirmenin otomatik olarak güncellenmesi gerekir: risk pozisyonları doğru kadranda çizilir, renk bölgeleri elle değil kuralla uygulanır, durum göstergeleri bir insan tarafından girilmek yerine verilerden hesaplanır. Bu tam olarak amaca yönelik oluşturulmuş bir otomati̇k ri̇sk raporlamasi görsel - gibi Power BI için LeapLytics Risk Matrisi - yapmak için tasarlanmıştır: canlı verilere bağlanmak ve manuel müdahale olmadan risk matrisini oluşturmak.
Analist için değil, karar verici için tasarlayın. Doğru çıktı, birinin CFO'ya e-posta ile gönderdiği bir belge değildir. CFO'nun doğrudan açabileceği, iş birimine veya risk kategorisine göre filtreleyebileceği ve takip istemeden inceleyebileceği canlı bir gösterge tablosudur. Önemli olan metrik "raporu üretmek için geçen saatler" değildir. "CFO'nun yönetim kurulu hazırlık toplantısı sırasında sorduğu bir soruyu saniyeler içinde yanıtlamaktır."
Öncesi ve Sonrası: Somut Bir Örnek
Dört Avrupa ülkesinde faaliyet gösteren bir endüstriyel üretim grubu, bir risk kontrolörünün her Cuma yaklaşık dört saatini saha düzeyinde Excel kayıtlarından, merkezi bir ERP dışa aktarımından ve hukuk ekibi tarafından tutulan bir uyumluluk izleme sayfasından gelen verileri birleştirmesini gerektiren haftalık bir risk raporlama süreci yürütüyordu. Çıktı, CFO'ya ve üç iş birimi başkanına e-posta ile gönderilen biçimlendirilmiş bir Excel dosyasıydı. Pazartesi günü yapılan yönetici görüşmesi sırasında sorulan sorular genellikle kontrolörün ek veriler içeren bir takip e-postası hazırlamasını gerektiriyordu.
Sonra LeapLytics Risk Matrisi görselini kullanarak mevcut veri kaynaklarını bir Power BI raporuna bağlama: Cuma konsolidasyon görevi ortadan kaldırıldı. Gösterge paneli, bağlı veri kaynaklarından otomatik olarak yenilendi. CFO raporu Pazartesi sabahı görüşmeden önce doğrudan açtı. Belirli risk kategorileriyle ilgili sorular, altta yatan öğelere tıklanarak toplantıda yanıtlandı - takip e-postası gerekmedi. Kontrolörün dört saati, anormallikler için gösterge tablosunu incelemeye ve artan riskler hakkında yorum hazırlamaya kaydı - veri hareketi değil, muhakeme gerektiren bir iş. Risk raporu üretimi için harcanan zaman: haftada 30 dakikanın altında.
Bir Sonraki Adım
Ekibiniz haftada dört ya da daha fazla saatini, liderliğin önüne geldiğinde hala açıklama gerektiren bir risk raporu hazırlamak için harcıyorsa, sorun verilerde değil, süreç ve onun üzerindeki görselleştirme katmanındadır. Çözüm, mevcut sistemlerinizi değiştirmenizi veya birkaç aylık bir uygulama projesini gerektirmez.
Ücretsiz deneme sürümü ile başlayın Power BI için LeapLytics Risk Matrisi. Excel, SharePoint veya bir veritabanındaki mevcut risk kaydınıza bağlayın ve bir saatten kısa bir sürede çalışan bir risk panosu oluşturun. Veriler canlı, etkileşimli olduğunda ve artık sunulabilir hale getirmek için dört saatlik bir montaj süreci gerektirmediğinde CFO'nuzun veya CRO'nuzun ne gördüğünü görün.
Dört saat kendiliğinden geri gelmeyecek. Ama kayıp kalmak zorunda da değiller.
