Зараз ранок понеділка. Ви витратили більшу частину п'ятниці на отримання оновлень статусів від п'яти різних менеджерів проектів, узгодження дат проміжних етапів у трьох таблицях і перетворення звіту Power BI на щось таке, що не поставить вас у незручне становище перед виконавчим комітетом. Інформаційна панель виглядає добре. Можливо, навіть добре. І все ж - перше питання на нараді: "Чи можемо ми довіряти цим цифрам?"
Це питання є тихим режимом відмови більшості налаштувань звітів про портфоліо проектів. Не технічна помилка. Не відсутність даних. Просто повільна ерозія довіри, яка робить ваш звіт відправною точкою для дебатів, а не основою для прийняття рішень.
Якщо це звучить знайомо, проблема майже напевно не в Power BI. Справа в тому, як структурується звітність по портфелю - і чому звичайні виправлення продовжують погіршувати ситуацію.
Чому звітність за портфелями проектів не працює в Power BI
Існує певний набір умов, які перетворюють інформаційну панель портфеля Power BI на щось, що породжує більше запитань, ніж дає відповідей. Жодне з них не є очевидним ззовні, і саме тому вони такі наполегливі.
1. Модель даних будується для окремих проектів, а не портфелів. Більшість впроваджень Power BI в проектних середовищах починаються з даних одного проекту - розкладу, бюджету, ресурсів - а потім розширюються, щоб охопити портфель, додаючи ще більше таких самих даних. Результатом є звіт, який може досить добре показувати стан окремого проекту, але руйнується, коли ви намагаєтеся відповісти на питання на рівні портфеля: Які програми ризикують не виконати зобов'язання в третьому кварталі? Де в портфелі відбувається кластеризація перевиконання бюджету? Базова модель ніколи не була розроблена для того, щоб відповісти на ці питання, і жодні нові заходи не виправлять структурну невідповідність.
2. Дані про стан надходять непослідовно, і ніхто не відповідає за якість. Звітність портфоліо залежить від того, чи менеджери проектів вчасно надають правдиві оновлення статусу. На практиці дехто подає їх раніше, дехто пізніше, дехто подає оптимістичні цифри, щоб уникнути ескалації. Power BI сумлінно звітує про все, що отримує. PMO в кінцевому підсумку несе відповідальність за звіт, який вони не повністю контролювали, а керівництво скептично ставиться до цифр, які можуть відображати або не відображати реальність. Це не проблема людей. Це проблема процесу та управління, яку успадковує рівень звітності.
3. Звіт намагається охопити занадто багато аудиторій одночасно. Операційні менеджери проектів потребують деталізації на рівні завдань. Керівники програм потребують відстеження проміжних результатів. Керівному комітету потрібен статус RAG на рівні портфеля та фінансові ризики. Коли один звіт Power BI намагається зробити все це - зазвичай за допомогою розгалуженого набору сторінок і фільтрів - він в кінцевому підсумку не робить нічого з цього особливо добре. Керівні користувачі перестають його переглядати, тому що пошук потрібної інформації займає занадто багато часу. Керівники проектів ігнорують його, тому що деталізація не підходить для їхньої роботи. А PMO залишається вести звіт, який нікого не влаштовує.
Що більшість ПМО пробують спочатку - і чому це не спрацьовує
Коли дашборд портфоліо не приземляється, інстинкт підказує, що потрібно додати до нього більше. Більше фільтрів. Більше деталізації. Кольорові колонки статусів, які каскадом проходять через три рівні ієрархії. Умовне форматування, яке виділяє все червоним кольором, поки нічого не виділяється. Я бачив звіти з сімнадцятьма сторінками, які керівники переглядали, просячи PMO поділитися своїм екраном і клацати для них.
Іншим поширеним кроком є перебудова конвеєра даних. Нова структура SharePoint. Нові перетворення Power Query. Іноді належне сховище даних. Іноді це правильне рішення, але це багатомісячний проект, який не вирішує питання, чому існуючому звіту не довіряють. Ви можете мати ідеально чисті дані, що подають звіт, який все одно не здатен впливати на прийняття рішень.
Існує також шаблон, який варто назвати: заміна Power BI на спеціальний інструмент PPM, який в кінцевому підсумку призводить до тих самих проблем зі звітністю в новому інтерфейсі. Інструмент змінюється. Основні питання про те, що насправді потрібно бачити керівництву, і як дані перетікають з проектів у портфоліо, залишаються невирішеними.
Чесно кажучи, тут немає срібної кулі. Проблеми зі звітністю портфеля - це завжди частково проблеми з даними, частково з процесом і частково з дизайном. Той, хто говорить вам інакше, спрощує. Але рівень дизайну зазвичай найшвидше піддається виправленню, і його майже завжди вирішують в останню чергу.
Що насправді допомагає: Дизайн для рішення, а не для даних
Корисніше відштовхуватися від конкретних запитань керівного комітету - трьох-чотирьох речей, з якими вони повинні вийти із зустрічі, прийнявши рішення, - і відштовхуватися від них у зворотному напрямку. Не "які дані ми маємо", а "що має побачити власник портфоліо, щоб прийняти рішення щодо відкладеної програми?".
На практиці це, як правило, означає жорстке розмежування між управлінським та операційним баченням. Керівний рівень потребує агрегування на рівні портфеля: загальний стан розкладу, бюджетні ризики за програмами, чіткий сигнал про те, які проекти є кандидатами на ескалацію. Він повинен бути читабельним менш ніж за дві хвилини, без необхідності щось натискати. Операційний рівень - той, яким фактично користуються менеджери проектів та керівники програм - може містити деталі. Це дві різні аудиторії з різними потребами, і спроба об'єднати обидві в одному звіті - це те, в чому більшість інформаційних панелей портфоліо Power BI помиляються.
Вибір візуалізації має більше значення, ніж більшість ОУП усвідомлюють. Статус світлофора, який не показує тенденцію - чи проект щойно став бурштиновим, чи був бурштиновим протягом шести тижнів - менш корисний, ніж здається на перший погляд. Огляд віх у стилі Ганта, який показує відхилення від графіка по всьому портфоліо, повідомляє те, чого не може зробити таблиця дат. Вибір візуалізації - це не прикраса; це різниця між звітом, який спонукає до прийняття рішення, і звітом, який спонукає до запитання.
Це та область, де спеціально створені візуалізації Power BI для контексту управління проектами мають реальне значення. LeapLytics створює сертифіковані кастомні візуалізації спеціально для цього - такі, як Візуалізація діаграми Ганта та індикатори світлофора, розроблені для портфельної звітності, а не перероблені з типових кейсів використання BI. Вони не вирішують проблему моделі даних або проблеми управління, але при правильній структурі роблять вихідні дані значно більш зрозумілими для людей, які мають найбільше значення.
До і після: Що змінюється, коли портфельна звітність дійсно працює
Середня інфраструктурна ОУП - близько 40 активних проектів за чотирма програмами - дійшла до того, що щомісячний огляд портфоліо займав три години замість дев'яноста хвилин, здебільшого тому, що кожен звіт про стан справ викликав подальшу дискусію про те, чи є ці цифри актуальними. Керівники проектів надсилали оновлення електронною поштою. ОУП вручну оновлював основний файл Excel. Power BI зчитував дані з цього файлу. Ланцюжок призводив до щонайменше тижневого розриву між реальністю та звітом.
Редизайн складався з трьох частин: стандартизованого процесу подання статусу з фіксованим п'ятничним відключенням, який Power BI зчитує безпосередньо, чіткого розділення між односторінковим звітом для керівника (портфель RAG, п'ять основних ризиків, відхилення бюджету за програмами) та операційним поданням на рівні програми, а також заміни загальної стовпчастої діаграми на відповідну візуальну шкалу часу, яка з першого погляду показує відхилення від графіка.
Керівна зустріч скоротилася з трьох годин до сімдесяти хвилин. Що ще важливіше, перше питання перестало звучати як "чи можемо ми цьому довіряти?", а стало звучати як "що нам робити з Програмою Б?". Цей перехід - від перевірки даних до прийняття рішень - і є справжньою метою. Все інше - це інфраструктура.
За даними Дослідження PMI щодо ефективності PMOорганізації з розвиненими процесами портфельного звітування завершують значно більше проектів вчасно і в рамках бюджету. Причиною цього є не сама звітність, а те, що погана звітність активно приховує сигнали, які б дозволили втрутитися на більш ранній стадії.
З чого почати
Якщо ваш звіт про портфоліо викликає більше дебатів на нарадах, ніж керівних рішень, найшвидша діагностика - запитати: що насправді вирішує виконавчий комітет на основі цього звіту? Якщо чесна відповідь буде "небагато", звіт не виконує свою роботу - незалежно від того, наскільки технічно надійною є базова побудова Power BI.
Почніть з цього. Визначте три рішення, які керівний комітет повинен приймати щомісяця. Будуйте в зворотному порядку. Потім потурбуйтеся про візуалізацію.
Якщо ви вже пройшли через це, і вузьким місцем є сам рівень Power BI, то Візуальна бібліотека LeapLytics варто подивитися - спеціально розроблений для звітності з управління проектами, сертифікований Microsoft і доступний для ознайомлення безпосередньо в тестовому режимі. Почніть безкоштовну пробну версію тут і перевірте їх на основі фактичних даних вашого портфеля.
