Creiamo flussi di lavoro Power Automate che gestiscono automaticamente le notifiche, le approvazioni e gli aggiornamenti dei dati, direttamente all'interno dell'ambiente Microsoft 365. Strutturati, documentati e costruiti per funzionare anche in produzione, non solo in una demo.
Il vostro team sta facendo manualmente cose che Microsoft 365 potrebbe gestire automaticamente.
Cercare le approvazioni via e-mail, aggiornare manualmente gli stati, inviare promemoria a mano: sono problemi risolvibili. Power Automate collega gli strumenti di Microsoft 365 e gestisce queste attività automaticamente, in modo che il vostro team non debba farlo. La questione non è se si può automatizzare. Si tratta di capire se il flusso è costruito abbastanza bene da essere affidabile.
Richieste di approvazione perse nelle caselle di posta
Un'e-mail di approvazione viene seppellita sotto altre cinquanta. L'approvatore non risponde, nessuno conosce lo stato e due settimane dopo qualcuno si accorge che il processo si è bloccato. Non c'è traccia di audit, non c'è escalation e non c'è traccia di chi ha approvato cosa e quando. Quando il revisore lo chiede, nessuno sa rispondere.
Promemoria manuali per le attività in ritardo
Revisioni di politiche, rinnovi di contratti, scadenze di mitigazione, controlli di conformità: qualcuno deve ricordarsi di seguirli. Di solito si tratta di un promemoria sul calendario che viene spostato, poi spostato di nuovo e infine mancato. Quando la scadenza passa inosservata, il costo è sproporzionato rispetto alla semplicità del promemoria.
I dati inseriti in un posto non arrivano mai al successivo
Un nuovo fornitore viene aggiunto a un elenco, ma non al sistema finanziario. Lo stato di un rischio viene aggiornato nel registro, ma il cruscotto mostra ancora il vecchio valore. Gli utenti riscrivono i dati tra gli strumenti, introducono errori e nessuno si fida di un'unica fonte di verità.
I flussi di lavoro che costruiamo per i nostri clienti.
Costruiamo flussi Power Automate che collegano SharePoint, Outlook, Teams e altri strumenti Microsoft 365. Da un singolo avviso a una catena di approvazione in più fasi con escalation, condizioni e gestione degli errori.
Avvisi e notifiche via e-mail
E-mail automatiche attivate da eventi nelle liste SharePoint: nuovi elementi, modifiche di stato, aggiornamenti di campi o superamento di date. Configurati per essere inviati alla persona giusta, al momento giusto, con le informazioni giuste nel corpo del messaggio. I flussi tipici includono:
- Avviso di mitigazione in ritardo: viene inviato al proprietario del rischio quando una mitigazione non è stata aggiornata dopo un periodo definito.
- Notifica di assegnazione degli stakeholder: invia automaticamente un'e-mail a uno stakeholder nominato quando viene etichettato su un elemento di rischio o di azione.
- Avviso di modifica dello stato: notifica al proprietario quando un record in SharePoint cambia stato.
- Promemoria per le scadenze imminenti: flusso programmato che controlla gli elementi con scadenza entro i prossimi N giorni e invia un promemoria.
- Allarme di escalation: invia a un manager quando un'attività è in ritardo di oltre una soglia definita.
Flussi di lavoro di approvazione
Flussi di approvazione in più fasi che sostituiscono le approvazioni via e-mail con un processo strutturato e tracciabile. Sono dotati di una logica di routing, di escalation temporali e di un audit trail completo. I flussi tipici includono:
- Approvazione sequenziale: L'approvatore A deve approvare prima che l'approvatore B sia informato - con escalation automatica se non c'è risposta entro N giorni.
- Approvazione parallela: notifica a più approvatori contemporaneamente, il flusso procede quando tutti (o un quorum) hanno risposto
- Routing condizionato: percorso di approvazione determinato dai valori dei campi - ad esempio, le richieste superiori a 10.000 euro vanno al direttore finanziario, le altre al manager di linea
- Gestione dei rifiuti: gli elementi rifiutati vengono automaticamente restituiti a chi li ha inviati con i commenti dell'approvatore e un chiaro passo successivo
- Audit trail: ogni decisione di approvazione viene registrata nella cronologia degli elementi di SharePoint.
Automazione di SharePoint
Flussi attivati da eventi negli elenchi SharePoint che aggiornano i record, creano elementi correlati o avviano processi a valle. Esempi comuni sono:
- Quando lo stato di un rischio passa a Chiuso, crea automaticamente un record di Lezione appresa in un elenco separato.
- Quando viene aggiunto un nuovo fornitore, creare una voce di revisione del fornitore corrispondente con una data di scadenza fissata a 12 mesi prima.
- Quando una milestone del progetto viene contrassegnata come completa, aggiornate lo stato del progetto e informate il proprietario del progetto.
- Quando viene creato un elemento in un elenco, copiare i campi chiave in un elenco correlato e mantenere il collegamento tra i due.
Integrazioni di sistema
Collegate Microsoft 365 con altri sistemi utilizzando i connettori standard e premium di Power Automate. I dati fluiscono tra gli strumenti senza cicli di esportazione/importazione manuale. Le integrazioni più comuni includono:
- SharePoint → Calendario di Outlook: creare o aggiornare gli eventi del calendario dagli elementi dell'elenco di SharePoint
- Microsoft Forms → SharePoint: cattura le risposte dei moduli direttamente in un elenco strutturato di SharePoint
- SharePoint → Teams: invio di una scheda a un canale Teams quando viene aggiunto o aggiornato un elemento ad alta priorità
- Sistema esterno → SharePoint: ricevere dati da un sistema di terze parti tramite webhook e scriverli in un elenco SharePoint.
Come funziona.
1. Mappatura dei processi
Prima di costruire qualsiasi cosa, mappiamo in dettaglio il processo che volete automatizzare: qual è l'innesco, quali sono le condizioni, quali sono le azioni, quali sono le eccezioni e cosa succede quando qualcosa va storto. Il tutto viene documentato e concordato con il cliente prima dell'inizio dello sviluppo. Un flusso costruito su un processo poco chiaro produce un risultato inaffidabile.
2. Costruire e testare
I flussi vengono costruiti e testati nell'ambiente Microsoft 365 utilizzando dati di prova realistici. Verifichiamo non solo il percorso corretto - l'attivazione del trigger, l'esecuzione del flusso, l'arrivo dell'e-mail - ma anche i casi limite: cosa succede quando l'approvatore è fuori ufficio, quando l'elemento SharePoint viene eliminato a metà del flusso, quando il campo dell'indirizzo e-mail è vuoto. La maggior parte dei fallimenti dei flussi di produzione deriva da questi scenari.
3. UAT e firma
Voi testate il flusso con scenari reali tratti dalle vostre operazioni quotidiane. Noi risolviamo eventuali problemi, documentiamo le limitazioni note e confermiamo che i percorsi di gestione degli errori e di escalation funzionano come concordato prima della firma.
4. Consegna e documentazione
Consegna completa che include una descrizione scritta delle condizioni di attivazione, della logica e delle azioni di ciascun flusso, sufficientemente chiara perché il vostro team possa comprenderla e mantenerla senza bisogno di noi. Include 3 mesi di correzione dei difetti. Il supporto continuo è disponibile a pagamento.
Cosa automatizzano i nostri clienti.
Mitigazione Avvisi di ritardo
Ogni giorno viene eseguito un flusso programmato che controlla tutte le mitigazioni aperte nel registro dei rischi per le voci la cui data di ultimo aggiornamento risale a più di 30 giorni fa e invia un'e-mail personalizzata a ciascun titolare del controllo con l'elenco delle voci in ritardo. Il proprietario del rischio riceve un riepilogo. Non è necessario un controllo manuale dell'elenco.
Notifiche agli stakeholder
Quando un proprietario del rischio etichetta un collega come stakeholder nel registro dei rischi di SharePoint, si attiva immediatamente un flusso che invia a questa persona un'e-mail strutturata con il numero di riferimento del rischio, il titolo e un link al record. Il messaggio conferma che è stato concesso l'accesso e invita a dare il proprio contributo. In precedenza, questa operazione veniva eseguita manualmente con l'invio di una schermata.
Catene di approvazione
Una richiesta di approvvigionamento presentata tramite un Applicazioni di potenza Il modulo attiva un flusso di approvazione sequenziale: prima il manager di linea, poi il direttore finanziario se il valore supera una soglia. Ciascun approvatore riceve una scheda di adattamento Teams strutturata con tutti i dettagli della richiesta e i pulsanti Approva/Rifiuta. Se non c'è risposta dopo 48 ore, scatta un promemoria. La cronologia completa delle decisioni viene riportata nell'elemento SharePoint.
Avvisi di modifica dello stato
Quando un rischio viene scalato da Significativo a Maggiore o Critico nel registro dei rischi, un flusso invia una notifica immediata al Responsabile dei rischi e al responsabile della funzione pertinente - non un digest giornaliero, un avviso immediato. L'e-mail include il titolo del rischio, il punteggio attuale, il proprietario e un link diretto al record.
Promemoria per la revisione dei documenti
Un flusso pianificato controlla una libreria di policy e procedure per i documenti la cui Data di revisione successiva è entro 30 giorni. Invia un promemoria al proprietario del documento con il nome del documento, la versione corrente e la data di revisione. Un secondo promemoria scatta a 7 giorni se lo stato non è stato aggiornato. In precedenza veniva gestito tramite un calendario condiviso che nessuno manteneva.
Sincronizzazione dei dati dell'elenco incrociato
Quando un record di fornitore nel registro fornitori viene aggiornato (modifica del contatto, rinnovo del contratto, cambiamento di stato), un flusso aggiorna le voci corrispondenti nell'elenco di monitoraggio degli acquisti e nel registro dei rischi. Un solo aggiornamento, tre elenchi mantenuti sincronizzati. Elimina le discrepanze che si accumulavano quando gli utenti aggiornavano un elenco ma dimenticavano gli altri.
Prezzi trasparenti.
Lavoriamo su base Time & Material. Pagate per i giorni effettivamente lavorati a una tariffa giornaliera fissa. Non ci sono sorprese a prezzo fisso, né modifiche dell'ambito di applicazione senza il vostro consenso.
| Tipo di flusso | Ambito tipico | Costo indicativo (netto) |
|---|---|---|
| Semplice flusso di notifiche o avvisi | 1-2 giorni | €800-€1.600 |
| Flusso di lavoro di approvazione in più fasi | 3-6 giorni | €2.400-€4.800 |
| Tariffa giornaliera | da €800/giorno (netto) - 100% remoto | |
I flussi sono spesso parte di una più ampia SharePoint o Applicazioni di potenza impegno - gli impegni combinati beneficiano di un'unica tariffa giornaliera per l'intera portata.
Fiducioso per i team di tutta Europa.
LeapLytics ha creato i flussi Power Automate che inviano avvisi automatici quando le mitigazioni del rischio sono in ritardo e notificano agli stakeholder quando sono assegnati a un rischio. Ciò che prima richiedeva un follow-up manuale ora avviene senza che nessuno debba pensarci.
- Rischio e team, Logistica, Germania
Perché LeapLytics?
Gestiamo i casi limite
Un flusso Power Automate di base creato in 20 minuti funziona bene fino a quando l'elemento SharePoint non viene eliminato a metà dell'approvazione, l'account dell'approvatore viene disabilitato o il campo dell'indirizzo e-mail contiene un errore di battitura. Questi scenari causano errori non gestiti, fallimenti silenziosi e flussi che smettono di funzionare senza che nessuno se ne accorga. In ogni flusso inseriamo la gestione degli errori, la logica di riprova e le notifiche di fallimento, in modo che quando qualcosa va storto - e succede - la persona giusta lo sappia immediatamente.
Conoscenza dei processi, non solo creazione di flussi
Non ci limitiamo a tradurre la vostra richiesta in una sequenza di azioni da attivare. Chiediamo cosa succede quando l'approvatore è in ferie, qual è il percorso di escalation, qual è la regola aziendale per l'eccezione. Ottenere la giusta logica di processo prima di costruire il flusso fa risparmiare molto più tempo che sbagliare e ricostruire. Abbiamo mappato abbastanza processi aziendali da sapere quali domande porre.
Pila M365, da un capo all'altro
I nostri flussi collegano SharePoint, Applicazioni di potenza, Teams, Outlook e Power BI. Se avete bisogno che l'elenco SharePoint sia strutturato correttamente prima che il flusso possa funzionare, ci occupiamo anche di questo. Stesso team, stesso impegno, stessa tariffa giornaliera: nessun passaggio di consegne tra flussi di lavoro separati.
Domande frequenti.
Sono necessarie licenze aggiuntive per Power Automate?
No, per i casi d'uso standard. Power Automate con i connettori standard di M365 (SharePoint, Outlook, Teams, Forms) è incluso nella maggior parte dei piani Microsoft 365, tra cui Business Standard, E3 e E5. I connettori premium (Salesforce, SAP, ServiceNow) o i flussi ad alto volume possono richiedere licenze aggiuntive. Prima di iniziare confermiamo il vostro diritto e vi informiamo se sono necessarie licenze aggiuntive.
Power Automate può collegarsi a sistemi non Microsoft?
Sì. Power Automate dispone di centinaia di connettori. I connettori standard coprono la maggior parte dei servizi Microsoft e di terze parti comuni senza costi aggiuntivi. I connettori premium per sistemi aziendali come Salesforce, SAP o ServiceNow richiedono una licenza Power Automate Premium per utente. Vi diremo in anticipo di quali connettori hanno bisogno i vostri flussi e quali sono le implicazioni della licenza.
Cosa succede se un flusso si interrompe dopo il go-live?
I nostri flussi includono una gestione degli errori che cattura i guasti e invia una notifica immediata a un proprietario designato, invece di fallire silenziosamente. Inoltre, forniamo 3 mesi di correzione dei difetti dopo il go-live senza costi aggiuntivi, coprendo eventuali guasti derivanti da problemi nella nostra build.
Potete documentare i flussi in modo che possiamo mantenerli da soli?
Sì. Ogni incarico comprende una documentazione scritta delle condizioni di attivazione, dei rami logici, delle azioni e della gestione degli errori di ciascun flusso, scritta in un linguaggio semplice, non solo con schermate del canvas del flusso. Il vostro team dovrebbe essere in grado di capire cosa fa un flusso e di apportare piccole modifiche senza doverci chiamare.
Quanto tempo occorre per costruire un flusso Power Automate?
Un semplice flusso di notifiche o avvisi - singolo trigger, singola condizione, singola e-mail - richiede in genere 1-2 giorni, compresi i test e la documentazione. Un flusso di lavoro di approvazione in più fasi con instradamento condizionale, escalation, gestione dei rifiuti e cattura degli errori richiede solitamente 3-6 giorni. Prima di iniziare vi forniamo uno scopo scritto.
Potete rivedere e correggere i flussi che abbiamo già costruito da soli?
Sì. L'ottimizzazione dei flussi e la risoluzione dei problemi è un impegno comune. Verifichiamo i flussi esistenti, identifichiamo le lacune nella gestione degli errori e i problemi logici e risolviamo le cause dei problemi. Spesso è più veloce ed economico che ricostruire da zero.
Spesso abbinato a Power Automate.
Sviluppo di SharePoint
La maggior parte dei flussi di Power Automate viene attivata da eventi negli elenchi di SharePoint. Un elenco ben strutturato, con i giusti tipi di colonna e la giusta convalida, rende i flussi più affidabili e più facili da mantenere. Se necessario, progettiamo e realizziamo entrambi in un unico impegno.
Applicazioni di potenza
I moduli di Power Apps acquisiscono i dati strutturati; i flussi di Power Automate gestiscono ciò che accade successivamente - approvazioni, notifiche, aggiornamenti dei record. I due servizi funzionano insieme in modo naturale e li realizziamo insieme nell'ambito dello stesso impegno, quando entrambi sono necessari.
Registro dei rischi
Gli avvisi automatici di riduzione delle scadenze e le notifiche agli stakeholder sono una parte fondamentale della nostra offerta di registro dei rischi. I flussi di Power Automate sono inclusi come standard in ogni creazione di registro dei rischi, non sono un componente aggiuntivo.
Siete pronti a smettere di fare le cose manualmente?
Diteci quale processo volete automatizzare, qual è il fattore scatenante, cosa deve accadere e chi deve saperlo. Vi forniremo un preventivo indicativo entro 24 ore.
Oppure scriveteci direttamente all'indirizzo info@leaplytics.de
Servizi correlati: Sviluppo di SharePoint - Applicazioni di potenza - Consulenza Power BI - Registro dei rischi
