Naudojimo atvejis: PMO rizikos ataskaitų rengimas - Pramonė: Įrankiai: "LeapLytics Risk Matrix" + "Traffic Light for Power BI".
Problema: šį susitikimą žino kiekvienas automobilių pramonės PMO vadovas
Ketvirtadienio popietė. Valdymo komiteto posėdis vyks po 90 minučių. Jūsų darbalaukyje yra trys skirtingos rizikos registro versijos - viena iš platformos inžinerijos, kita iš tiekėjų integracijos, trečia iš programos biuro - kiekviena jų suformatuota skirtingai, kiekviena turi savo spalvinę konvenciją ir nė viena iš jų nėra aktuali. Praleidžiate 45 minutes, kad juos sujungtumėte į skaidrių lentelę, kuri bus pasenusi dar prieš ją pateikiant. Komitetas klausia, kuri rizika padidėjo nuo praėjusio mėnesio. Apskaičiuojate. Jie klausia, kurie projekto darbo srautai šiuo metu yra gintariniai, o kurie - raudoni. Peržiūrite skaidres. Niekas kambaryje neturi aiškaus bendros rizikos padėties vaizdo. Susitikimas baigiasi veiksmų punktais, kad "suderintumėte rizikos apibrėžimus" - ir vėl. Tai nėra duomenų problema. Tai vizualizavimo ir darbo eigos problema, kuri automobilių PMO komandoms kainuoja daugiau laiko ir patikimumo, nei dauguma organizacijų oficialiai stebi.
Kodėl standartiniai įrankiai netinka PMO rizikos ataskaitoms rengti
Dauguma automobilių pramonės PMO komandų, rengdamos rizikos ataskaitas, naudojasi "Excel" arba "Power BI" programomis. Abi šios priemonės yra tinkami pradiniai taškai ir abi susiduria su tais pačiais struktūriniais apribojimais, kai komunikacijos apie riziką apimtis turi viršyti vieno projekto ar vieno analitiko ribas.
1. Nėra rizikos tendencijų istorijos
Standartiniai "Power BI" vaizdai ir "Excel" pagrindu sudaryti rizikos registrai parodo, kur yra rizika. dabar. Jie neparodo, kur jie buvo praėjusį mėnesį, kaip greitai jie juda ir kuri rizika nuosekliai didėjo per kelis ataskaitų teikimo ciklus. PMO vadovui, pristatančiam valdymo komitetui, klausimas "ar ši rizika pablogėjo?" dažnai yra svarbesnis už klausimą "koks dabartinis rezultatas?". - o vietinės priemonės negali į jį atsakyti be didelių rankinių veiksmų. Rizika, kuri prieš tris mėnesius buvo vidutinė, o dabar yra didelė, iš esmės skiriasi nuo rizikos, kuri visą laiką buvo didelė. Nesant tendencijų matomumo, šios dvi rizikos standartinėje ataskaitoje atrodo vienodai.
2. Jokio kvadranto vaizdo ir jokio gilinimosi į jį
Svarbiausia rizikos valdymo įžvalga yra rizikos tikimybės ir jos galimo poveikio santykis. Gimtosios "Power BI" vizualizacijos - sklaidos diagramos, stulpelinės diagramos, lentelės - negali to atvaizduoti kaip tinkamas rizikos matricos kvadrantas. Galima apytiksliai, bet vizualinė kalba yra neteisinga: sklaidos diagrama nėra rizikos šilumos žemėlapis, o suinteresuotosios šalys, neturinčios analitinio išsilavinimo, jo teisingai neperskaitys. Dar svarbiau yra tai, kad net jei sukursite apytikslį vaizdą, negalėsite spustelėti ant kvadranto ir gilintis į atskiras jame esančias rizikas. Nėra jokio sąveikumo tarp rizikos apžvalgos ir po ja esančios rizikos detalės - tai reiškia, kad kiekvienam tolesniam klausimui vis tiek reikia rankinio filtro arba naujos skaidrės.
3. Nėra nuoseklaus būsenos sluoksnio visuose projektuose
Automobilių pramonės programos paprastai apima dešimtis lygiagrečiai vykstančių darbų - platformos kūrimą, tiekėjų kvalifikaciją, homologaciją, programinės įrangos integravimą, gamybos apimčių didinimą. Kiekvienas darbo srautas generuoja savo rizikos ir būklės duomenis. Natyvioji "Power BI" nesiūlo specialiai sukurto vizualinio vaizdo, kuris rodytų RAG (Red-Amber-Green - raudona, geltona, žalia) būseną taip, kad ją būtų galima pritaikyti keliems projektams vienu metu ir kad ją būtų galima perskaityti iš pirmo žvilgsnio. Be struktūrizuoto šviesoforo vizualizacijaPMO komandos naudoja sąlyginio formatavimo gudrybes arba spalvotas lenteles, kurios nutrūksta pasikeitus duomenų modeliui ir reikalauja rankinės priežiūros kiekvieną ataskaitų teikimo ciklą.
"LeapLytics" metodas: Žingsnis po žingsnio
Štai kaip automobilių pramonės PMO komandos paprastai įgyvendina struktūrizuotą PMO rizikos valdymas Power BI nustatymas naudojant "LeapLytics" rizikos matricą ir "šviesoforo" vaizdinę medžiagą - nuo duomenų prijungimo iki valdymo komiteto pristatymo.
- Prijunkite rizikos registrą prie "Power BI". Atskaitos taškas yra jūsų turimi rizikos duomenys, nesvarbu, ar jie yra "Excel", "SharePoint" sąrašuose, vidinėje projektų valdymo sistemoje, ar SQL duomenų bazėje. Standartinės "Power BI" jungtys tvarko visus šiuos duomenis be migracijos. Duomenų modeliui reikia bent trijų stulpelių: rizikos aprašymo, tikimybės balo ir poveikio balo. Dauguma automobilių pramonės PMO komandų tai jau turi; klausimas, ar jie nuosekliai struktūruoti visuose darbo srautuose, o tai padeda užtikrinti sąrankos procesas.
- Pridėkite "LeapLytics" rizikos matricos vaizdinę medžiagą prie savo ataskaitos. Svetainė "LeapLytics" rizikos matrica yra sertifikuota pasirinktinė vaizdinė priemonė, kurią galima įsigyti tiesiogiai iš "Microsoft AppSource". Pridėję ją prie "Power BI" ataskaitos, savo tikimybės ir poveikio laukus priskiriate vaizdinės priemonės ašims. Matricoje kiekviena rizika automatiškai nubraižoma kaip padėties žymeklis tinkamame kvadrante - didelio poveikio / didelės tikimybės rizikos rodomos viršutinėje dešinėje kritinėje zonoje, mažo prioriteto rizikos - apatinėje kairėje. Jokio pozicionavimo rankiniu būdu, jokių statiškų vaizdų, kurie pasensta.
- Galimybė iš kvadranto pereiti prie atskiros rizikos. Rizikos matricą prijungus prie duomenų modelio, spustelėjus bet kurį kvadrantą, likusiame ataskaitos puslapyje bus rodomi tik toje zonoje esantys rizikos veiksniai. Tai reiškia, kad valdymo komiteto narys gali spustelėti kritinį kvadrantą ir iš karto pamatyti jame esančių konkrečių rizikų lentelę - savininką, poveikio mažinimo būseną, paskutinį atnaujinimą - neperjungdamas skaidrių ir netaikydamas rankinių filtrų. Ši sąveika yra įdiegta "Power BI" filtrų modelyje ir nereikalauja jokios papildomos konfigūracijos.
- Pridėkite tendencijų stebėjimą, naudodami laiko pjūvius. Rizikos registrą struktūrizuojant taip, kad jame būtų datos stulpelis, net ir paprastas mėnesio stulpelis, rizikos matricą galima filtruoti pagal ataskaitinį laikotarpį. Tai suteikia rizikos tendencijų vaizdą, kurio neįmanoma pateikti naudojant vietinius vaizdinius: galite parodyti komitetui, kaip kvadrantų pasiskirstymas atrodė sausį ir kovą, kuri rizika iš gintarinės tapo raudona ir kuri anksčiau kritinė rizika buvo sėkmingai sumažinta. Automobiliams skirtose programose, kurių kūrimo ciklai trunka kelerius metus, šis išilginis vaizdas dažnai yra vertingiausias valdymo rezultatas, kurį gali pateikti PMO.
- Sluoksnis "Srauto šviesoforo" vaizdinėje versijoje, kad būtų galima matyti darbo srauto lygmens būseną. Kartu su rizikos matrica "LeapLytics" šviesoforas vizualiai pateikiama visų aktyvių darbo krypčių - platformos, tiekėjo, programinės įrangos, homologacijos - apžvalga programos lygmeniu, o kiekvienoje iš jų rodomas RAG statusas, nustatytas tiesiogiai pagal jūsų duomenų modelį. Skirtingai nuo sąlyginio formatavimo gudrybių, "Traffic Light" vaizdinė informacija automatiškai atnaujinama, kai keičiasi pagrindiniai duomenys, ir išlaiko nuoseklią vaizdinę logiką, nepriklausomai nuo to, kiek projektų yra apimama. Jis sukurtas taip, kad būtų įskaitomas dideliame valdymo komiteto kambario ekrane, o ne tik analitiko nešiojamajame kompiuteryje.
- Paskelbkite "Power BI Service" ir nustatykite duomenų atnaujinimą. Sukūrus ataskaitą, ji paskelbiama "Power BI Service" ir suplanuojamas automatinis duomenų atnaujinimas - kasdien arba pagal poreikį, jei rizikos registras nuolat atnaujinamas. Suinteresuotosios šalys gali ją pasiekti per naršyklę arba "Power BI" mobiliąją programėlę. Nėra el. laiško priedo, versijų kontrolės problemų ir dviprasmybių dėl "naujausios versijos". Ataskaita, kurią komitetas atidaro ketvirtadienio popietę, yra ta pati ataskaita, kurią PMO vadovas peržiūrėjo tą patį rytą.
Kas keičiasi PMO vadovo kasdienėje veikloje
Perėjimas nuo statinių rizikos skaidrių prie tiesioginės projekto rizikos valdymo skydelis ne tik sutaupo laiko pasiruošimui, bet ir keičia pokalbių apie riziką pobūdį vadovų lygmeniu.
Iniciatyvinio komiteto posėdžiai tampa trumpesni ir tikslingesni. Kai rizikos būklė visiems dalyviams matoma prieš prasidedant posėdžiui, posėdžio metu nuo "štai kaip atrodo rizikos vaizdas" pereinama prie "štai ką turime dėl to nuspręsti". PMO komandos praneša, kad su rizika susijusius darbotvarkės klausimus, kuriems anksčiau reikėdavo skirti 30-40 minučių, galima aptarti per 10-15 minučių, kai visi dalyviai jau yra matę tiesioginį prietaisų skydelį.
Rizika didėja greičiau. Kai rizika pasikeičia iš vidutinės į didelę, atitinkami suinteresuotieji subjektai tai iš karto mato tiesioginiame prietaisų skydelyje, o ne kitoje mėnesio ataskaitoje. Automobilių pramonės programose, kuriose vieno tiekėjo kvalifikacijos vėlavimas gali turėti įtakos gamybos laikui, ankstyvas didėjančios rizikos matomumas turi išmatuojamą tolesnę vertę.
PMO patikimumas didėja dėl nuoseklių, audituojamų ataskaitų. Vienas iš nuolatinių iššūkių, su kuriais susiduria automobilių pramonės PMO, yra įrodyti, kad rizikos ataskaitos yra griežtos ir metodiškai nuoseklios visuose projektuose. Struktūrizuota "Power BI" rizikos matrica, sukurta pagal bendrą duomenų modelį su standartizuotais tikimybės ir poveikio vertinimais, užtikrina būtent tokią galimybę atlikti auditą ir leidžia lengvai įrodyti nuoseklumą vidaus auditui ar išoriniams programų vertintojams.
Pagal PMI rizikos valdymo praktikos standartai, veiksmingas informavimas apie riziką suinteresuotosioms šalims yra vienas iš labiausiai neišplėtotų gebėjimų projektais grindžiamose organizacijose. Tiesioginė, interaktyvi rizikos valdymo skydelis tiesiogiai pašalina šią spragą - ne pakeisdamas renkamus duomenis, bet padarydamas juos prieinamus tinkamiems žmonėms tinkamu formatu ir tinkamu laiku.
DUK: Dažniausi automobilių pramonės PMO vadovų klausimai
Mūsų rizikos registrą "Excel" programoje tvarko penki skirtingi projektų vadovai. Ar tai vis dar gali veikti?
Taip, tačiau į sąrankos procesą bus įtrauktas trumpas duomenų derinimo etapas. Rizikos matricos vaizdinėje versijoje reikia nuosekliai vertinti tikimybę ir poveikį pagal visus įvesties duomenis, o tai reiškia, kad prieš sujungiant duomenis reikia susitarti dėl bendros skalės (pvz., 1-5 abiem ašims). Praktiškai šis pokalbis yra pavėluotas daugumoje daugiaprojektinių PMO aplinkų, nepriklausomai nuo įrankių. "Power BI" sąranka išryškina nenuoseklumą ir sukuria priverstinę funkciją jam išspręsti. Sukūrus bendrą modelį, kiekvienas projekto vadovas gali atnaujinti savo "Excel" failą, o prietaisų skydelis atsinaujina automatiškai.
Jau turime "Power BI". Ar mums reikia IT dalyvavimo, kad galėtume pridėti pasirinktinius vaizdus?
Daugumoje organizacijų, pridedant sertifikuotą pasirinktinį vaizdinį iš "Microsoft AppSource reikia "Power BI Admin" prieigos arba vienkartinio nuomininko administratoriaus patvirtinimo. "LeapLytics" vaizdiniai yra "Microsoft" sertifikuoti, o tai reiškia, kad jie praeina standartinę saugumo patikrą ir paprastai gali būti greitai patvirtinti. Patvirtinus nuomininko lygmeniu, bet kuris jūsų organizacijos ataskaitų autorius gali jas naudoti be papildomo IT dalyvavimo.
Kiek laiko realiai užtruktų pereiti nuo dabartinio "Excel" rizikos registro prie "Power BI Risk Matrix" prietaisų skydelio?
Vienos programos PMO, turinčiam pagrįstai struktūrizuotą rizikos registrą, realu, kad dvi-keturios dienos bus skirtos tiksliniam parengiamajam darbui, įskaitant duomenų modelio suderinimą, vizualinę konfigūraciją ir pradinę suinteresuotųjų šalių peržiūrą. Kelių programų sąrankos, kai senieji duomenys yra nenuoseklių formatų, gali užtrukti nuo dviejų iki trijų savaičių. Svarbiausia priklausomybė yra ne priemonės, o duomenys: nuo to, kaip nuosekliai šiuo metu jūsų rizikos duomenys struktūrizuoti įvairiuose darbo srautuose, priklausys, kiek reikės valyti prieš pradedant naudoti prietaisų skydelį.
