Prípad použitia: Odvetvie: PMO Risk Reporting: Nástroje: LeapLytics Risk Matrix + Traffic Light pre Power BI
Problém: Toto stretnutie pozná každý vedúci PMO v automobilovom priemysle
Je štvrtok popoludní. Riadiaci výbor zasadá za 90 minút. Niekde na pracovnej ploche máte tri rôzne verzie registra rizík - jednu z platformového inžinierstva, druhú z integrácie dodávateľov, tretiu z programovej kancelárie - každá je inak naformátovaná, každá má vlastné farebné konvencie a žiadna z nich nie je aktuálna. Strávite 45 minút ich konsolidáciou do prezentácie, ktorá bude zastaraná skôr, ako bude prezentovaná. Výbor sa pýta, ktoré riziká sa od minulého mesiaca zvýšili. Vy odhadujete. Pýtajú sa, ktoré pracovné toky projektu sú v súčasnosti oranžové oproti červeným. Prelistujete si späť slajdy. Nikto v miestnosti nemá jasnú predstavu o celkovej situácii v oblasti rizík. Stretnutie sa končí akčnými bodmi na "zosúladenie definícií rizík" - opäť. Toto nie je problém s údajmi. Je to problém vizualizácie a pracovného postupu a stojí to tímy PMO v automobilovom priemysle viac času a dôveryhodnosti, ako väčšina organizácií formálne sleduje.
Prečo sú štandardné nástroje nedostatočné na podávanie správ o rizikách PMO
Väčšina tímov PMO v automobilovom priemysle siahne pri vytváraní správ o rizikách buď po aplikácii Excel, alebo po natívnych vizuáloch Power BI. Obe sú rozumným východiskom - a obe narážajú na rovnaké štrukturálne obmedzenia, keď je potrebné rozšíriť komunikáciu o rizikách nad rámec jedného projektu alebo jedného analytika.
1. Žiadna história rizikových trendov
Štandardné vizuály Power BI a registre rizík v programe Excel vám ukážu, kde sa nachádzajú riziká teraz. Neukážu vám, kde boli minulý mesiac, ako rýchlo sa pohybujú alebo ktoré riziká sa neustále zvyšujú počas viacerých cyklov vykazovania. Pre vedúceho PMO, ktorý prezentuje riadiacemu výboru, je otázka "zhoršilo sa toto riziko?" často dôležitejšia ako "aké je aktuálne skóre?". - a natívne nástroje na ňu nedokážu odpovedať bez výrazného manuálneho obchádzania. Riziko, ktoré bolo pred tromi mesiacmi stredné a teraz je vysoké, sa zásadne líši od rizika, ktoré bolo vysoké po celý čas. Bez viditeľnosti trendov vyzerajú tieto dve riziká v štandardnej správe rovnako.
2. Žiadny pohľad do kvadrantu - a žiadne ponorenie sa do neho
Najdôležitejším poznatkom pri riadení rizík je vzťah medzi pravdepodobnosťou rizika a jeho potenciálnym vplyvom. Natívne vizuálne prvky Power BI - rozptylové grafy, stĺpcové grafy, tabuľky - to nedokážu znázorniť ako správny kvadrant matice rizík. Môžete to približne vyjadriť, ale vizuálny jazyk je nesprávny: rozptylový graf nie je tepelná mapa rizík a zainteresované strany bez analytického vzdelania ho nebudú čítať správne. A čo je ešte dôležitejšie, aj keď vytvoríte aproximáciu, nemôžete kliknúť na kvadrant a preniknúť do jednotlivých rizík, ktoré sa v ňom nachádzajú. Neexistuje žiadna interaktivita medzi prehľadom rizík a základnými detailmi rizík - čo znamená, že každá následná otázka si stále vyžaduje manuálny filter alebo nový slajd.
3. Žiadna konzistentná stavová vrstva v rámci projektov
Automobilové programy zvyčajne zahŕňajú desiatky paralelných pracovných tokov - vývoj platformy, kvalifikáciu dodávateľov, homologizáciu, integráciu softvéru, nábeh výroby. Každý pracovný tok generuje vlastné údaje o rizikách a stave. Natívna verzia Power BI neponúka žiadny účelovo vytvorený vizuál na zobrazenie stavu RAG (červená-žltá-zelená) spôsobom, ktorý by sa vzťahoval na viacero projektov súčasne a zostal čitateľný na prvý pohľad. Bez štruktúrovaného vizualizácia svetelnej signalizácie, tímy PMO sa uchyľujú k hackom podmieneného formátovania alebo farebne označeným tabuľkám, ktoré sa pri každej zmene dátového modelu rozbijú a vyžadujú si manuálnu údržbu pri každom cykle vykazovania.
Prístup LeapLytics: Krok za krokom
Tu je uvedený spôsob, akým tímy PMO v automobilovom priemysle zvyčajne implementujú štruktúrovaný Riadenie rizík PMO Power BI nastavenie pomocou matice rizík LeapLytics a vizualizácie Traffic Light - od pripojenia údajov až po prezentáciu riadiacemu výboru.
- Pripojte svoj register rizík k aplikácii Power BI. Východiskovým bodom sú vaše existujúce údaje o rizikách - či už sú v programe Excel, zoznamoch SharePoint, internom systéme riadenia projektov alebo v databáze SQL. Štandardné konektory Power BI si poradia so všetkými z nich bez migrácie. Dátový model potrebuje minimálne tri stĺpce: opis rizika, skóre pravdepodobnosti a skóre vplyvu. Väčšina tímov PMO v automobilovom priemysle už tieto údaje má; otázkou je, či sú konzistentne štruktúrované naprieč pracovnými tokmi, čo proces nastavenia pomáha presadiť.
- Pridajte do svojej správy vizuálnu maticu rizík LeapLytics. Stránka Matica rizík LeapLytics je certifikovaný vlastný vizuál dostupný priamo z Microsoft AppSource. Po pridaní do zostavy Power BI namapujete svoje polia pravdepodobnosti a vplyvu na osi vizuálu. Matica automaticky vykreslí každé riziko ako umiestnenú značku v správnom kvadrante - riziká s vysokým vplyvom/vysokou pravdepodobnosťou sa zobrazia v pravej hornej kritickej zóne, riziká s nízkou prioritou v ľavej dolnej. Žiadne manuálne umiestňovanie, žiadne statické obrázky, ktoré sa strácajú.
- Umožniť prehlbovanie z kvadrantu na jednotlivé riziká. Po pripojení matice rizík k dátovému modelu sa kliknutím na ľubovoľný kvadrant filtruje zvyšok stránky správy tak, aby sa zobrazovali len riziká v danej zóne. To znamená, že člen riadiaceho výboru môže kliknúť na kritický kvadrant a okamžite uvidí tabuľku konkrétnych rizík, ktoré sa v ňom nachádzajú - vlastníka, stav zmiernenia, poslednú aktualizáciu - bez toho, aby vedúci PMO musel prepínať snímky alebo aplikovať manuálne filtre. Táto interakcia je prirodzená pre model filtrov Power BI a nevyžaduje si žiadnu ďalšiu konfiguráciu.
- Pridajte sledovanie trendov pomocou časových plátkov. Štruktúrovaním registra rizík tak, aby obsahoval stĺpec s dátumom - dokonca aj jednoduchý mesačný prehľad - možno maticu rizík filtrovať podľa obdobia vykazovania. Získate tak prehľad o trendoch rizík, ktorý pôvodné vizuálne prvky nemôžu poskytnúť: môžete výboru ukázať, ako vyzeralo rozloženie kvadrantov v januári v porovnaní s marcom, ktoré riziká sa posunuli z oranžovej na červenú a ktoré predtým kritické riziká boli úspešne zmiernené. V prípade automobilových programov s viacročnými vývojovými cyklami je tento pozdĺžny pohľad často najcennejším výstupom riadenia, ktorý môže PMO vytvoriť.
- Vrstva vo vizuálnom zobrazení semaforu pre stav na úrovni pracovného toku. Spolu s maticou rizík sa Vizuálna aplikácia LeapLytics Traffic Light poskytuje prehľad všetkých aktívnych pracovných tokov na úrovni programu - platforma, dodávateľ, softvér, homologizácia - pričom každý z nich zobrazuje stav RAG odvodený priamo z vášho dátového modelu. Na rozdiel od háčikov podmieneného formátovania sa vizuál semaforu automaticky aktualizuje pri zmene základných údajov a zachováva konzistentnú vizuálnu logiku bez ohľadu na to, koľko projektov je v rozsahu pôsobnosti. Je navrhnutý tak, aby bol čitateľný na veľkej obrazovke v miestnosti riadiaceho výboru, nielen na notebooku analytika.
- Publikujte do služby Power BI a nastavte obnovovanie údajov. Po vytvorení zostavy sa publikuje v službe Power BI Service a naplánuje sa jej automatické obnovovanie údajov - denne alebo na požiadanie, ak sa register rizík aktualizuje priebežne. Zainteresované strany k nej pristupujú prostredníctvom prehliadača alebo mobilnej aplikácie Power BI. Neexistuje žiadna príloha e-mailu, žiadny problém s kontrolou verzií ani nejednoznačnosť "najnovšej verzie". Správa, ktorú komisia otvorí vo štvrtok popoludní, je tá istá správa, ktorú vedúci PMO skontroloval ráno.
Čo sa mení v každodennej práci vedúceho PMO
Prechod od statických snímok rizík k živému prehľad rizík projektu nešetrí len čas na prípravu, ale mení aj charakter rozhovorov o rizikách na úrovni vedenia.
Zasadnutia riadiaceho výboru sú kratšie a sústredenejšie. Keď je stav rizika viditeľný pre všetkých účastníkov pred začiatkom zasadnutia, zasadnutie sa posunie od "tu je obraz rizika" k "tu je, o čom musíme rozhodnúť". Tímy PMO uvádzajú, že body agendy týkajúce sa rizík, ktoré si predtým vyžadovali 30 - 40 minút prechádzania snímok, sa môžu pokryť za 10 - 15 minút, keď už všetci účastníci videli živý informačný panel.
K eskalácii rizika dochádza rýchlejšie. Keď sa riziko zmení zo stredného na vysoké, príslušné zainteresované strany to okamžite uvidia v živom informačnom paneli - nie v nasledujúcej mesačnej správe. Pri programoch v automobilovom priemysle, kde môže jediné oneskorenie kvalifikácie dodávateľa ovplyvniť čas výroby, má včasný prehľad o stupňujúcich sa rizikách merateľnú hodnotu v nadväznosti na výrobu.
Dôveryhodnosť PMO sa zvyšuje vďaka konzistentnému a kontrolovateľnému výkazníctvu. Jednou z pretrvávajúcich výziev pre funkcie PMO v automobilovom priemysle je preukázať, že vykazovanie rizík je dôsledné a metodicky konzistentné v rámci všetkých projektov. Štruktúrovaná matica rizík Power BI, postavená na spoločnom dátovom modeli so štandardizovaným hodnotením pravdepodobnosti a dopadu, poskytuje presne takúto auditovateľnosť - a uľahčuje preukázanie konzistentnosti internému auditu alebo externým hodnotiteľom programu.
Podľa Štandardy postupov riadenia rizík PMI, účinná komunikácia o rizikách so zainteresovanými stranami je jednou z najviac nedostatočne rozvinutých schopností v organizáciách založených na projektoch. Interaktívny informačný panel rizík priamo rieši túto medzeru - nie tým, že by menil, aké údaje sa zhromažďujú, ale tým, že ich sprístupňuje správnym ľuďom v správnom formáte a v správnom čase.
ČASTO KLADENÉ OTÁZKY: Časté otázky vedúcich PMO v automobilovom priemysle
Náš register rizík je v programe Excel a vedie ho päť rôznych projektových manažérov. Môže to ešte fungovať?
Áno - ale proces nastavenia bude zahŕňať krátky krok zarovnania údajov. Vizuálna matica rizík si vyžaduje konzistentné bodové hodnotenie pravdepodobnosti a dopadu vo všetkých vstupoch, čo znamená, že pred spojením údajov sa dohodnete na spoločnej stupnici (napr. 1-5 pre obe osi). V praxi je tento rozhovor vo väčšine prostredí PMO s viacerými projektmi oneskorený bez ohľadu na nástroje. Nastavenie Power BI vynesie na povrch nekonzistentnosť a vytvorí vynútiteľnú funkciu na jej vyriešenie. Po zavedení zdieľaného modelu môže každý projektový manažér aktualizovať svoj vlastný súbor Excel a informačný panel sa automaticky obnoví.
Už máme Power BI. Potrebujeme na pridanie vlastných vizuálov zapojenie IT oddelenia?
Vo väčšine organizácií je pridanie certifikovaného vlastného vizuálu z Microsoft AppSource vyžaduje buď prístup Power BI Admin, alebo jednorazové schválenie od správcu nájomcu. Vizualizácie LeapLytics sú certifikované spoločnosťou Microsoft, čo znamená, že prechádzajú štandardnou bezpečnostnou kontrolou a zvyčajne sa dajú rýchlo schváliť. Po schválení na úrovni nájomcu ich môže používať ktorýkoľvek autor zostáv vo vašej organizácii bez ďalšieho zásahu IT oddelenia.
Ako dlho reálne trvá prechod z nášho súčasného registra rizík v programe Excel na živý prístrojový panel Power BI Risk Matrix?
Pre PMO s jedným programom a primerane štruktúrovaným registrom rizík sú dva až štyri dni cielených prípravných prác realistickým odhadom - vrátane zosúladenia dátového modelu, vizuálnej konfigurácie a úvodného preskúmania zainteresovanými stranami. Nastavenie viacerých programov so staršími údajmi v nekonzistentných formátoch môže trvať dva až tri týždne. Kritickou závislosťou nie sú nástroje, ale údaje: to, ako konzistentne sú vaše údaje o rizikách v súčasnosti štruktúrované naprieč pracovnými tokmi, určí, koľko čistenia je potrebné vykonať pred spustením prístrojovej dosky.
