Každý pondelok ráno - alebo v piatok popoludní, podľa toho, ako máte rozvrhnutý týždeň - niekto z vášho tímu otvorí tabuľku. Skopíruje do nej údaje z troch rôznych zdrojov. Aktualizujú vzorce, ktoré sa po pridaní nového riadku porušia. Ručne prefarbia bunky, upravia stĺpce s hodnotením rizík a nakoniec vytvoria dokument, ktorý vyzerá približne ako dokument z minulého týždňa, len sú v ňom iné čísla. Kým sa k vám dostane, je už štyri hodiny starý a o jeden export údajov pozadu. To je príliš pomalé vykazovanie rizík - a deje sa to v priemyselných podnikoch všetkých veľkostí a odvetví, týždeň čo týždeň, pretože tento proces nebol nikdy navrhnutý na škálovanie.
Prečo sa to stále deje: Tri hlavné príčiny
1. Údaje sa nachádzajú na nesprávnom mieste
Vo väčšine priemyselných organizácií nie sú údaje o rizikách centralizované - sú distribuované. Prevádzkové riziká žijú v nástrojoch na riadenie projektov. Finančné riziká sú v exportoch ERP. Riziká súvisiace s dodržiavaním predpisov sa nachádzajú v systémoch na riadenie auditov alebo častejšie v niečej e-mailovej schránke. Každý týždeň analytik rizík alebo kontrolór ručne zhromažďuje tieto zdroje do hlavnej tabuľky. Tieto štyri hodiny sa nevenujú premýšľaniu o rizikách. Strávia sa presúvaním údajov medzi kontajnermi. Toto nie je problém zručností ani motivácie. Je to problém architektúry: proces vykazovania bol postavený na predpoklade, že údaje bude vždy potrebné zostavovať ručne, a tento predpoklad nebol nikdy spochybnený.
2. Formát si vyžaduje neustálu manuálnu údržbu
Registre rizík v programe Excel sú vo svojej podstate krehké. Pravidlá podmieneného formátovania sa porušujú pri vkladaní alebo odstraňovaní riadkov. Vzorce, ktoré odkazujú na pevné rozsahy buniek, poskytujú nesprávne výsledky, keď sa súbor údajov zväčší. Farebné kódovanie je manuálne - to znamená, že niekto musí pamätať na zmenu bunky zo žltej na červenú, keď skóre rizika prekročí určitú hranicu, a musí to robiť každý týždeň. Výskum v rámci finančných tímov neustále ukazuje, že že manuálne pracovné postupy vykazovania sú zodpovedné za neúmerný podiel chýb vo vykazovaní - nie preto, že by analytici boli nedbalí, ale preto, že formát vyžaduje ľudský zásah v každom kroku tam, kde by automatizácia bola spoľahlivejšia.
3. Výstup je určený pre osobu, ktorá ho vytvorila, nie pre osobu, ktorá ho číta
Väčšinu výkazov o rizikách v programe Excel zostavuje analytik, ktorý vlastní údaje, a používa rozloženie, ktoré mu v danom čase dáva zmysel. Kým sa správa dostane k finančnému riaditeľovi, CRO alebo výboru pre riziká, vyžaduje si vysvetlenie. Stĺpce potrebujú kontext. Farebné konvencie nie sú samozrejmé. Teplotná mapa - ak existuje - je statický obrázok, ktorý bol vložený zo samostatného výpočtu. Nikto nemôže kliknúť na kategóriu rizika, aby si pozrel základné položky. Dokument odpovedá na otázky, ktoré jeho autor predpokladal, a nie na tie, ktoré má v skutočnosti ten, kto rozhoduje, keď ho otvorí.
Čo väčšina tímov skúša - a prečo to nefunguje
Sofistikovanejšie vzorce programu Excel. Pridaním reťazcov VLOOKUP, otočných tabuliek a dynamických pomenovaných rozsahov sa tabuľka stáva výkonnejšou - a výrazne krehkejšou. Keď osoba, ktorá ju vytvorila, odíde, nikto iný ju nemôže udržiavať. Čím zložitejšie je riešenie Excelu, tým drahšie je jeho zlyhanie, keď sa pokazí.
Viac farieb a podmienené formátovanie. Správy o rizikách s prepracovanými farebnými schémami pôsobia prísnejšie. Nie sú. Farba, ktorej interpretácia si vyžaduje legendu, nie je komunikácia - je to dekorácia. A podmienené formátovanie, ktoré sa musí každý týždeň ručne kontrolovať a opravovať, poráža svoj vlastný účel.
Presunutie problému do programu PowerPoint. Mnohé organizácie "riešia" prekážky pri vykazovaní rizík tým, že niekto každý týždeň manuálne obnovuje údaje v programe Excel vo forme prezentácie. To zdvojnásobuje prácu a pridáva druhý problém s kontrolou verzií. Prezentácia je teraz samostatným artefaktom, ktorý sa môže kedykoľvek odchýliť od základných údajov - a zvyčajne sa tak aj stane.
Kúpa kompletnej platformy GRC. Podnikové platformy pre riadenie, riziká a dodržiavanie predpisov sú vhodným riešením pre organizácie s vyspelými a komplexnými programami riadenia rizík. Pre priemyselné podniky, ktoré potrebujú predovšetkým jasný, aktuálny a interaktívny prehľad o rizikách - nie kompletný balík na riadenie zhody - sú často pretechnizované, drahé na implementáciu a pomaly sa zavádzajú. Problémom nie je nedostatok platformy. Je to nedostatok správnej vizualizačnej vrstvy nad už existujúcimi údajmi.
Čo to vlastne rieši: Tri princípy
Pripojte sa, nekopírujte. Štyri hodiny zmiznú, keď nástroj na vytváranie správ číta údaje o rizikách priamo zo zdrojov, v ktorých sa už nachádzajú - projektové systémy, exporty ERP, zoznamy SharePoint - a nevyžaduje ich manuálne zostavovanie. Úloha analytika sa mení z prenášača údajov na kontrolóra údajov. Toto je základná zmena, ktorá si nevyžaduje nahradenie existujúcich systémov.
Automatizujte vizuálnu vrstvu, nielen dátovú vrstvu. Pripojený súbor údajov, ktorý si stále vyžaduje manuálne formátovanie každý týždeň, problém nevyriešil - len ho presunul. Vizualizácia sa musí automaticky aktualizovať, keď sa údaje zmenia: rizikové pozície vykreslené v správnom kvadrante, farebné zóny aplikované podľa pravidiel, nie ručne, stavové ukazovatele vypočítané z údajov, a nie zadané človekom. Presne to je cieľom účelovo vytvorenej automatizované vykazovanie rizík vizuálne - ako Matica rizík LeapLytics pre Power BI - je navrhnutý tak, aby: pripojil sa k živým údajom a vykreslil maticu rizík bez manuálneho zásahu.
Navrhujte pre rozhodovateľa, nie pre analytika. Správny výstup nie je dokument, ktorý niekto pošle e-mailom finančnému riaditeľovi. Je to živý informačný panel, ktorý môže finančný riaditeľ priamo otvoriť, filtrovať podľa obchodnej jednotky alebo kategórie rizík a vnoriť sa do neho bez toho, aby musel žiadať o následnú kontrolu. Dôležitou metrikou nie sú "hodiny na vytvorenie reportu". Ide o "sekundy na zodpovedanie otázky, ktorú má finančný riaditeľ počas prípravného stretnutia predstavenstva".
Pred a po: Konkrétny príklad
Priemyselná výrobná skupina s prevádzkami v štyroch európskych krajinách vykonávala týždenný proces vykazovania rizík, ktorý si vyžadoval, aby kontrolór rizík každý piatok strávil približne štyri hodiny konsolidáciou údajov z registrov Excel na úrovni pracovísk, centrálneho exportu ERP a hárku na sledovanie súladu, ktorý viedol právny tím. Výstupom bol formátovaný súbor vo formáte Excel zaslaný e-mailom finančnému riaditeľovi a trom vedúcim obchodných jednotiek. Otázky položené počas pondelkového telefonátu s vedúcimi pracovníkmi si zvyčajne vyžadovali, aby kontrolór pripravil ďalší e-mail s doplňujúcimi údajmi.
Po stránke prepojenie existujúcich zdrojov údajov s reportom Power BI pomocou vizuálu LeapLytics Risk Matrix: odpadla úloha piatkovej konsolidácie. Informačný panel sa automaticky obnovoval z pripojených zdrojov údajov. Finančný riaditeľ otvoril report priamo v pondelok ráno pred výzvou. Otázky týkajúce sa konkrétnych kategórií rizík boli zodpovedané na stretnutí kliknutím na základné položky - nebol potrebný žiadny následný e-mail. Štyri hodiny kontrolóra sa presunuli na kontrolu dashboardu na anomálie a prípravu komentárov k eskalovaným rizikám - prácu, ktorá si vyžadovala úsudok, nie pohyb údajov. Čas strávený vypracovaním správy o riziku: menej ako 30 minút týždenne.
Ďalší krok
Ak váš tím strávi štyri alebo viac hodín týždenne vytváraním správy o rizikách, ktorá si vyžaduje vysvetlenie, keď sa dostane pred vedenie, problém nie je v údajoch, ale v procese a vizualizačnej vrstve nad nimi. Náprava si nevyžaduje výmenu existujúcich systémov ani niekoľkomesačný projekt implementácie.
Začnite s bezplatnou skúšobnou verziou Matica rizík LeapLytics pre Power BI. Pripojte ho k existujúcemu registru rizík - či už v programe Excel, SharePoint alebo v databáze - a vytvorte funkčný panel rizík za menej ako hodinu. Pozrite sa, čo vidí váš finančný riaditeľ alebo CRO, keď sú údaje živé, interaktívne a už si nevyžadujú štvorhodinový proces zostavovania, aby boli prezentovateľné.
Tie štyri hodiny sa nevrátia samé od seba. Nemusia však zostať stratené.
