Vi utvecklar appar för personalhantering i Power Apps och Dataverse – tidrapportering, ledighetsansökningar, sjukskrivningar och uppgiftshantering på ett och samma ställe, med en realtidsöversikt för chefer. Apparna byggs in i er Microsoft 365-tenant, överlämnas till er som era egna och är utformade för att fungera lika bra på en surfplatta på arbetsgolvet, en mobil och en stationär dator.
Närvaro, ledighet och arbetsuppgifter finns på tre olika ställen – och ingen av dem kommunicerar med varandra.
De flesta små och medelstora team hanterar detta med en blandning av pappersbaserade tidrapporter, en delad Excel-fil och muntliga förfrågningar till kontoret. Det fungerar – tills någon glömmer att uppdatera kalkylen, en chef godkänner ledighet som ingen har registrerat eller en nyanställd inte har en aning om vad hen ska arbeta med idag. Verktygen för att lösa detta ingår redan i din Microsoft 365-licens – de behöver bara integreras i en sammanhängande app istället för att vara utspridda.
Närvaron registreras manuellt – eller inte alls
In- och utstämpling sker på papper, i ett kalkylblad – eller inte alls. Övertid och undertid beräknas manuellt i slutet av månaden, om de överhuvudtaget beräknas. Ingen har en realtidsöversikt över vem som faktiskt befinner sig på arbetsplatsen just nu.
Ansökningar om ledighet utan system
En ledighetsansökan kan vara ett WhatsApp-meddelande eller en muntlig fråga som ”Går det bra om jag tar ledigt på fredag?”. Återstående ledighetssaldo finns bara i någons huvud eller i ett föråldrat kalkylblad. Sjukfrånvaro anmäls via telefon och dokumenteras aldrig på något sätt som en chef kan gå tillbaka och granska.
Uppgifter som tilldelats och sedan glömts bort
Arbetsuppgifterna fördelas muntligt på morgonen och registreras inte någonstans. På eftermiddagen kan chefen inte säga vad som är klart, vad som är på gång och vad som har blivit utelämnat – och det kan inte heller den anställde, tre dagar senare.
Vad finns i appen?
Vi utvecklar en Power Apps-canvasapp, som bygger på Dataverse för en tydlig hantering av roller och behörigheter, och som omfattar närvaro, ledighet, uppgifter och en ledningspanel – där Power Automate sköter godkännanden och aviseringar i bakgrunden. Modulär uppbyggnad: börja med kärnfunktionen och lägg till moduler senare utan att behöva bygga om det som redan fungerar.
Tidrapportering
Stämpla in, stämpla ut och registrera raster via en telefon, surfplatta eller dator – ingen separat hårdvara, ingen separat inloggning. Typiska funktioner är bland annat:
- In- och utstämpling med ett tryck och automatisk tidsstämpel
- Pausspårning med anpassningsbara regler (t.ex. automatisk avdrag efter ett visst antal timmar)
- Automatisk beräkning av övertid och undertid i förhållande till avtalade timmar
- Medarbetaren kan när som helst se sin personliga tidsbalans – man behöver inte vänta på en månatlig utskrift
- En vy för chefer som visar vilka medarbetare som för närvarande är incheckade, antingen för hela teamet eller för en specifik arbetsplats
Hantering av ledighet och frånvaro
Semesteransökningar, godkännanden och sjukskrivningar samlade på ett ställe istället för utspridda i meddelanden och telefonsamtal. Typiska funktioner är bland annat:
- Inlämning av ledighetsansökan där återstående saldo visas innan ansökan skickas in
- Godkännande från chefen direkt i appen eller via ett meddelande i Teams/e-post, med ett enkelt tryck för att godkänna eller avslå
- Registrering av sjukskrivningar med automatisk meddelande till berörd chef
- En kalendervy för teamet som visar vem som är ledig, så att cheferna kan planera bemanningen i förväg
- Automatisk omberäkning av återstående semester så snart en ansökan godkänns
Uppgiftshantering
Uppgifter som tilldelas av ledningen, som alla håller koll på och som ingen glömmer bort. Typiska funktioner är bland annat:
- Uppgiftsfördelning till enskilda medarbetare med prioritet och förfallodatum
- Statusuppföljning (öppen, pågår, klar) uppdateras direkt från medarbetarens enhet
- Automatiska påminnelser för uppgifter vars förfallodatum närmar sig eller redan har passerat
- En personlig uppgiftslista för varje medarbetare, så att alla öppnar appen och ser sina egna uppgifter, inte en gemensam lista full av alla andras uppgifter
Kalender och översiktssida
En enda skärm som ger svar på frågan ”vad händer just nu” – både för medarbetaren och för chefen. Typiska funktioner är bland annat:
- Integration med Outlook-kalendern för personliga och delade möten
- En ledningsöversikt som sammanställer närvaro, pågående uppgifter och kommande ledighet i en och samma vy
- Utformad för en surfplatta som är placerad centralt på kontoret och fungerar som en gemensam översiktsskärm, men även för individuell användning som telefon
- Rollbaserad åtkomst – medarbetarna ser sina egna uppgifter, cheferna ser teamöversikten
Hur det fungerar.
1. Krav och datamodell
Vi börjar med att kartlägga vilka moduler ni behöver redan från dag ett och vilka som kan införas senare, hur er Microsoft 365-licensiering stöder Dataverse samt de exakta reglerna för övertid, intjänande av ledighet och godkännanden. Detta dokumenteras och överenskoms med er innan utvecklingen påbörjas – genom att fastställa reglerna redan från början undviker vi att behöva omarbeta dem senare.
2. Bygga och iterera
Appen byggs direkt i din Microsoft 365-tenant på Dataverse. Vi delar med oss av en fungerande version så snart de viktigaste skärmbilderna är klara och tar hänsyn till dina synpunkter innan vi slutför logiken och godkännandeprocesserna. Du kan följa utvecklingen redan innan godkännandet, inte bara vid godkännandet.
3. UAT-hantering
Du testar appen med utgångspunkt från verkliga arbetsdagar – du stämplar in, ansöker om ledighet, tilldelar och slutför uppgifter. Vi sköter skapandet av testfall, samordnar genomförandet samt spårar och åtgärdar eventuella fel innan driftsättningen.
4. Överlämning och dokumentation
Fullständig överlämning, inklusive dokumentation skärm för skärm av appens logik, Dataverse-datamodellen och de underliggande godkännandeprocesserna. Ert team får administratörsrättigheter och appen tillhör er – den drivs i er tenant. Inkluderar 3 månaders felkorrigering. Löpande support erbjuds via ett fast avtal.
Börja med det viktigaste, lägg till resten senare.
Det är inte alla team som behöver alla moduler redan från början. Vi rekommenderar vanligtvis att man börjar med de moduler som ersätter mest manuellt arbete och sedan lägger till resten när kärnappen används dagligen:
- Fas 1 – Kärnfasen: Tidrapportering, ledighets- och frånvarohantering, uppgiftshantering, kalender och chefsöversikten
- Fas 2 – Utbyggnader: Beroende på vilken verksamhet du bedriver – vagnparks-/fordonhantering, dokumenthantering, CRM-integration eller AI-stödda funktioner – kan dessa läggas till på samma Dataverse-plattform utan att man behöver bygga om det som redan finns.
Transparent prissättning.
Vi arbetar enligt principen ”tid och material”. Du betalar för de dagar som faktiskt har arbetats till en fast dagsats – inga osäkra fastprissättningar, inga dolda kostnader.
| Modul | Typisk omfattning | Indikativ kostnad (netto) |
|---|---|---|
| Tidrapportering + beräkning av övertid | 5–8 dagar | 4 000–6 400 euro |
| Hantering av ledighet och frånvaro med godkännanden | 4–7 dagar | 3 200–5 600 euro |
| Uppgiftshantering + kalender + översiktssida | 5–9 dagar | 4 000–7 200 euro |
| Dagspris | från €800/dag (netto) - 100% fjärrkontroll | |
Modulerna prissätts vanligtvis var för sig, och när du har bekräftat hela den första fasen sammanförs de till ett enda uppdrag med en fast dagsavgift. Obs! Beroende på vilket Microsoft 365-abonnemang du har och antalet användare kan Dataverse kräva ytterligare Power Apps-licenser – vi kontrollerar dina licensrättigheter och påpekar detta innan vi lämnar en offert.
Tidigare skötte vi tidrapporteringen på papper, ledighetsansökningarna via WhatsApp och hade inget riktigt sätt att se vem som arbetade med vad. Nu finns allt i en och samma app som fungerar både på surfplattan på kontoret och på allas mobiler – och i chefsvyn kan man faktiskt se vad som pågår utan att behöva fråga runt.
— Driftschef, Fordonstjänster, Tyskland
Varför LeapLytics?
Byggd för att växa, inte för att bytas ut
Vi utformar Dataverse-datamodellen redan från början med framtida moduler i åtanke – flottförvaltning, dokumenthantering, CRM, AI-funktioner – så att det inte blir nödvändigt att bygga om det som redan finns när en modul läggs till senare.
Din app, din klient, dina data
Allt byggs upp direkt i din Microsoft 365-miljö. Dina data förblir där de är. När vi överlämnar lösningen får du administratörsrättigheter och full äganderätt – utan något fortsatt beroende av oss eller någon tredjepartsplattform.
Vi tar upp undantagen innan de blir till problem
Vad händer om en anställd glömmer att stämpla ut? Vad händer om en ledighetsansökan lämnas in i efterhand? Vi kartlägger dessa specialfall redan under kravfasen, inte efter driftsättningen, eftersom det är då det är billigast att lösa dem.
Vanliga frågor och svar.
Behöver vi Dataverse, eller går det att köra detta i SharePoint-listor?
För ett litet team med enkla behov kan SharePoint-listor fungera. Vi rekommenderar i allmänhet Dataverse när personaluppgifter, roller och behörigheter behöver kunna skalas upp på ett smidigt sätt, eller när ni planerar framtida moduler som exempelvis fordonsflotta eller CRM. Vi ger er en ärlig rekommendation utifrån er teamstorlek och er utvecklingsplan, inte ett standardsvar.
Kräver Dataverse en extra licens?
Det beror på vilken Microsoft 365-plan du har idag och hur många användare ni har. Vi kontrollerar era befintliga rättigheter innan vi lämnar en offert och informerar er i förväg om exakt vad som eventuellt behöver läggas till.
Kommer appen att fungera lika bra på vår kontorssurfplatta som på mobiltelefoner?
Ja. Appen är responsivt utformad för mobiltelefoner, surfplattor och stationära datorer utifrån en enda canvas-app, vilket innebär att samma app kan användas både som ett personligt verktyg på en användares mobiltelefon och som en delad översiktsskärm på en surfplatta på kontoret.
Kan vi börja med enbart tidsrapportering och lägga till resten senare?
Ja – det här är det vanligaste tillvägagångssättet. Vi utformar datamodellen så att den från början stöder alla planerade moduler, vilket innebär att det senare går att lägga till ledighetshantering eller uppgiftsuppföljning genom en utökning, inte genom att bygga om systemet.
Vem äger appen när den väl är färdigutvecklad?
Det gör du. Appen är integrerad direkt i din Microsoft 365-tenant, och du får fullständiga administratörsrättigheter vid överlämnandet. Det finns ingen leverantörsberoende utöver den Microsoft 365-plattform som du redan använder.
Kan ni även underhålla appen efter lanseringen?
Ja. Varje uppdrag omfattar tre månaders felavhjälpning utan extra kostnad. Utöver det erbjuds löpande underhåll och nya moduler mot en månatlig fast avgift.
Används ofta tillsammans med medarbetarappen.
Power Apps
Medarbetarappen är i grunden en Power Apps-canvasapp. Om du behöver ytterligare fristående formulär eller appar utöver själva medarbetarappen utvecklar vi dessa inom ramen för samma uppdrag.
Power Automate
Godkännandemeddelanden, påminnelser om försenade uppgifter och eskaleringar av icke godkända ledighetsansökningar hanteras alla via Power Automate bakom appen.
SharePoint
För team som ännu inte är redo för Dataverse kan vi bygga en första version i SharePoint-listor och migrera senare utan att störa den dagliga användningen.
Är du redo att samla tid, uppgifter och ledighet i en och samma app?
Berätta för oss hur stort ditt team är, vilken Microsoft 365-plan ni har idag och vilka moduler som är viktigast att börja med. Vi återkommer med en preliminär beskrivning av omfattningen och en kostnadsberäkning inom 24 timmar.
Eller mejla oss direkt på info@leaplytics.de
Relaterade tjänster: Power Apps - Power Automate - SharePoint-utveckling - Power BI-rådgivning