Vi bygger Power Automate-arbetsflöden som hanterar aviseringar, godkännanden och datauppdateringar automatiskt - direkt i din Microsoft 365-miljö. Strukturerade, dokumenterade och byggda för att fungera i produktion - inte bara i en demo.
Ditt team gör saker manuellt som Microsoft 365 skulle kunna hantera automatiskt.
Att jaga godkännanden via e-post, manuellt uppdatera statusar, skicka påminnelser för hand - det här är problem som går att lösa. Power Automate ansluter dina Microsoft 365-verktyg och hanterar dessa uppgifter automatiskt, så att ditt team inte behöver göra det. Frågan är inte om det går att automatisera. Frågan är om flödet är tillräckligt välbyggt för att man ska kunna lita på det.
Förfrågningar om godkännande försvinner i inkorgen
Ett e-postmeddelande om godkännande hamnar under femtio andra. Den som ska godkänna svarar inte, ingen vet statusen och två veckor senare inser någon att processen har gått i stå. Det finns ingen verifieringskedja, ingen eskalering och inget register över vem som godkände vad och när. När revisorn frågar är det ingen som kan svara.
Manuella påminnelser om försenade uppgifter
Policyöversyner, avtalsförnyelser, tidsfrister för begränsning, efterlevnadskontroller - någon måste komma ihåg att jaga dem. Vanligtvis är det en kalenderpåminnelse som flyttas, flyttas igen och sedan missas. När deadlinen passerar obemärkt är kostnaden oproportionerlig i förhållande till hur enkel påminnelsen skulle ha varit.
Data som matas in på ett ställe hamnar aldrig på nästa
En ny leverantör läggs till i en lista men inte i ekonomisystemet. En riskstatus uppdateras i registret, men instrumentpanelen visar fortfarande det gamla värdet. Användarna skriver om data mellan olika verktyg, det uppstår fel och ingen litar på en enda sanningskälla.
Arbetsflöden som vi bygger åt våra kunder.
Vi bygger Power Automate-flöden som kopplar samman SharePoint, Outlook, Teams och andra Microsoft 365-verktyg. Från en enda varning till en godkännandekedja i flera steg med eskaleringar, villkor och felhantering.
E-postaviseringar och notifieringar
Automatiserade e-postmeddelanden som utlöses av händelser i dina SharePoint-listor - nya objekt, statusändringar, fältuppdateringar eller datum som passerar. Konfigurerade för att skickas till rätt person, vid rätt tidpunkt, med rätt information i meddelandetexten. Typiska flöden inkluderar:
- Varning om försenad riskreducering - skickas till riskägaren när en riskreducering inte har uppdaterats efter en definierad period
- Meddelande om tilldelning av intressenter - skickar automatiskt e-post till en namngiven intressent när denne taggas på en risk- eller åtgärdspost
- Statusändringsvarning - meddelar ägaren när en post i SharePoint ändrar status
- Påminnelse om kommande deadline - schemalagt flöde som kontrollerar om det finns objekt med förfallodatum inom de närmaste N dagarna och skickar en sammanfattning
- Eskalationsvarning - skickas till en chef när en uppgift är försenad med mer än ett definierat tröskelvärde
Arbetsflöden för godkännande
Flöden för godkännande i flera steg som ersätter e-postbaserade godkännanden med en strukturerad och spårbar process. Byggt med routinglogik, tidsbaserade eskaleringar och en fullständig verifieringskedja. Typiska flöden inkluderar:
- Sekventiellt godkännande: Godkännare A måste godkänna innan godkännare B meddelas - med automatisk upptrappning om inget svar kommer inom N dagar
- Parallellt godkännande: flera godkännare meddelas samtidigt, flödet fortsätter när alla (eller ett kvorum) har svarat
- Villkorlig routing: godkännandevägen bestäms av fältvärden - t.ex. går förfrågningar över 10 000 euro till finansdirektören, övriga till linjechefen
- Hantering av avvisade objekt: avvisade objekt returneras automatiskt till inlämnaren med godkännarens kommentarer och ett tydligt nästa steg
- Granskningskedja: varje beslut om godkännande tidsstämplas och registreras i SharePoint-objektets historik
SharePoint Automation
Flöden som utlöses av händelser i dina SharePoint-listor som uppdaterar poster, skapar relaterade objekt eller startar processer nedströms. Vanliga exempel inkluderar:
- När en riskstatus ändras till Stängd skapas automatiskt en post för Lärdomar i en separat lista
- När en ny leverantör läggs till skapar du en motsvarande leverantörsgranskningsartikel med ett förfallodatum som är 12 månader framåt
- När en milstolpe i projektet markeras som slutförd uppdaterar du projektstatusen och meddelar projektägaren
- När ett objekt skapas i en lista kopierar du nyckelfält till en relaterad lista och behåller länken mellan de två
Systemintegrationer
Koppla ihop Microsoft 365 med andra system med hjälp av Power Automates standard- och premiumkopplingar. Data flödar mellan verktyg utan manuella export-/importcykler. Vanliga integrationer inkluderar:
- SharePoint → Outlook-kalender: skapa eller uppdatera kalenderhändelser från SharePoint-listobjekt
- Microsoft Forms → SharePoint: samla in formulärsvar direkt i en strukturerad SharePoint-lista
- SharePoint → Teams: skicka ett kort till en Teams-kanal när ett högprioriterat objekt läggs till eller uppdateras
- Externt system → SharePoint: ta emot data från ett tredjepartssystem via webhook och skriv dem till en SharePoint-lista
Hur det fungerar.
1. Kartläggning av processer
Innan vi bygger något kartlägger vi den process som du vill automatisera i detalj: vad är triggern, vilka är villkoren, vilka är åtgärderna, vilka är undantagen och vad händer när något går fel. Detta dokumenteras och stäms av med dig innan utvecklingen startar. Ett flöde som bygger på en oklar process ger ett opålitligt resultat.
2. Bygga och testa
Flöden byggs och testas i din Microsoft 365-miljö med hjälp av realistiska testdata. Vi testar inte bara den lyckliga vägen - triggern utlöses, flödet körs, e-postmeddelandet kommer - utan även extremfallen: vad händer när godkännaren inte är på kontoret, när SharePoint-objektet raderas mitt i flödet, när e-postadressfältet är tomt. De flesta misslyckanden i produktionsflödet kommer från dessa scenarier.
3. UAT och godkännande
Ni testar flödet mot verkliga scenarier från er dagliga verksamhet. Vi åtgärdar eventuella problem, dokumenterar kända begränsningar och bekräftar att felhantering och eskaleringsvägar fungerar som överenskommet innan vi signerar.
4. Överlämning och dokumentation
Fullständig överlämning inklusive en skriftlig beskrivning av varje flödes triggervillkor, logik och åtgärder - tillräckligt tydligt för att ditt team ska kunna förstå och underhålla utan att behöva oss. Inkluderar 3 månaders avhjälpande av fel. Löpande support finns tillgänglig som en förskottsbetalning.
Vad våra kunder automatiserar.
Begränsning Försenade varningar
Ett schemalagt flöde körs dagligen, kontrollerar alla öppna riskreducerande åtgärder i riskregistret för poster där det senaste uppdateringsdatumet är mer än 30 dagar sedan, och skickar ett personligt e-postmeddelande till varje kontrollägare med en lista över försenade poster. Riskägaren får en sammanfattning. Ingen manuell kontroll av listan krävs.
Underrättelser till intressenter
När en riskägare taggar en kollega som en intressent i SharePoint-riskregistret startar ett flöde omedelbart och skickar den personen ett strukturerat e-postmeddelande med riskens referensnummer, titel och en länk till posten. Meddelandet bekräftar att de har beviljats åtkomst och ber dem att komma med synpunkter. Tidigare gjordes detta manuellt genom att vidarebefordra en skärmdump.
Kedjor för godkännande
En upphandlingsbegäran som lämnas in via en Power Apps utlöser ett sekventiellt godkännandeflöde: linjechefen först, sedan finansdirektören om värdet överstiger ett tröskelvärde. Varje godkännare får ett strukturerat Teams Adaptive-kort med fullständig information om begäran och knapparna Approve / Reject. Om inget svar kommer efter 48 timmar skickas en påminnelse. Den fullständiga beslutshistoriken skrivs tillbaka till SharePoint-objektet.
Meddelanden om statusändringar
När en risk eskaleras från "Significant" till "Major" eller "Critical" i riskregistret skickar ett flöde ett omedelbart meddelande till riskchefen och den relevanta funktionsledaren - inte en daglig sammanställning, utan en omedelbar varning. E-postmeddelandet innehåller riskens titel, aktuell poäng, ägare och en direktlänk till registret.
Påminnelser om dokumentgranskning
Ett schemalagt flöde kontrollerar ett policy- och procedurbibliotek efter dokument där datumet för nästa granskning är inom 30 dagar. Det skickar en påminnelse till dokumentägaren med dokumentets namn, aktuell version och sista datum för granskning. En andra påminnelse skickas efter 7 dagar om statusen inte har uppdaterats. Hanterades tidigare via en delad kalender som ingen skötte.
Synkronisering av data från korslistor
När en leverantörspost i leverantörsregistret uppdateras - kontaktändring, avtalsförnyelse, statusändring - uppdaterar ett flöde motsvarande poster i spårningslistan för upphandling och riskregistret. En uppdatering, tre listor hålls synkroniserade. Eliminerar de avvikelser som uppstod när användare uppdaterade en lista men glömde bort de andra.
Transparent prissättning.
Vi arbetar enligt principen Time & Material. Du betalar för faktiskt arbetade dagar till ett fast dagspris. Inga överraskningar med fasta priser, ingen omfattning som ökar utan ditt godkännande.
| Flödestyp | Typisk omfattning | Indikativ kostnad (netto) |
|---|---|---|
| Enkelt meddelande- eller varningsflöde | 1-2 dagar | €800-€1.600 |
| Arbetsflöde för godkännande i flera steg | 3-6 dagar | €2.400-€4.800 |
| Dagspris | från €800/dag (netto) - 100% fjärrkontroll | |
Flöden är ofta en del av ett större SharePoint eller Power Apps uppdrag - kombinerade uppdrag drar nytta av ett enda dagspris för hela omfattningen.
Betrodda av team i hela Europa.
LeapLytics byggde Power Automate-flöden som skickar automatiska varningar när riskreduceringar är försenade och meddelar intressenter när de tilldelas en risk. Det som tidigare krävde manuell uppföljning sker nu utan att någon behöver tänka på det.
- Risk & Team, Logistik, Tyskland
Varför LeapLytics?
Vi hanterar de svåraste fallen
Ett grundläggande Power Automate-flöde som byggdes på 20 minuter fungerar bra tills SharePoint-objektet raderas under godkännandet, godkännarens konto inaktiveras eller fältet för e-postadress innehåller ett skrivfel. Dessa scenarier orsakar fel som inte hanteras, tysta fel och flöden som slutar fungera utan att någon märker det. Vi bygger in felhantering, logik för nya försök och felmeddelanden i varje flöde så att rätt person omedelbart får reda på det när något går fel - och det gör det.
Processkunskap, inte bara flödesuppbyggnad
Vi översätter inte bara din begäran till en trigger-action-sekvens. Vi frågar vad som händer när godkännaren är på semester, hur eskaleringsvägen ser ut och vilken affärsregel som gäller för undantaget. Att få processlogiken rätt innan man bygger flödet sparar betydligt mer tid än att göra fel och bygga om. Vi har kartlagt tillräckligt många affärsprocesser för att veta vilka frågor vi ska ställa.
M365 stack, från början till slut
Våra flöden ansluter till SharePoint, Power AppsTeams, Outlook och Power BI. Om du behöver SharePoint-listan strukturerad på rätt sätt innan flödet kan fungera, gör vi det också. Samma team, samma uppdrag, samma dagspris - ingen överlämning mellan separata arbetsflöden.
Vanliga frågor och svar.
Behöver vi ytterligare licenser för Power Automate?
Nej, för standardanvändningsfall. Power Automate med standard M365-anslutningar - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - ingår i de flesta Microsoft 365-planer, inklusive Business Standard, E3 och E5. Premium connectors (Salesforce, SAP, ServiceNow) eller flöden med stora volymer kan kräva ytterligare licenser. Vi bekräftar din rättighet innan du börjar och meddelar om ytterligare licensiering behövs.
Kan Power Automate ansluta till system som inte är från Microsoft?
Ja, det har jag. Power Automate har hundratals anslutningar. Standardanslutningar täcker de flesta Microsoft-tjänster och vanliga tredjepartstjänster utan extra kostnad. Premiumkopplingar för företagssystem som Salesforce, SAP eller ServiceNow kräver en Power Automate Premium-licens per användare. Vi berättar på förhand vilka connectorer dina flöden behöver och vad licensieringen innebär.
Vad händer om ett flöde går sönder efter go-live?
Våra flöden inkluderar felhantering som fångar upp fel och skickar ett omedelbart meddelande till en nominerad ägare - istället för att misslyckas i tysthet. Vi erbjuder också 3 månaders felavhjälpning efter driftsättning utan extra kostnad, vilket täcker eventuella fel som uppstår på grund av problem i vår konstruktion.
Kan ni dokumentera flödena så att vi själva kan underhålla dem?
Ja, det gör vi. Varje uppdrag inkluderar skriftlig dokumentation av varje flödes utlösningsvillkor, logiska grenar, åtgärder och felhantering - skrivet i klarspråk, inte bara skärmdumpar av flödesplanen. Ditt team ska kunna förstå vad ett flöde gör och göra mindre justeringar utan att behöva ringa oss.
Hur lång tid tar det att bygga ett Power Automate-flöde?
Ett enkelt meddelande- eller varningsflöde - en enda trigger, ett enda villkor, ett enda e-postmeddelande - tar vanligtvis 1-2 dagar inklusive testning och dokumentation. Ett arbetsflöde för godkännande i flera steg med villkorlig routing, eskalering, hantering av avslag och felhantering tar vanligtvis 3-6 dagar. Vi ger dig en skriftlig omfattning innan vi börjar.
Kan ni granska och åtgärda flöden som vi redan har byggt själva?
Ja, det gör jag. Flödesoptimering och felsökning är ett vanligt uppdrag. Vi granskar dina befintliga flöden, identifierar luckor i felhanteringen och logiska problem och åtgärdar det som orsakar problem. Ofta snabbare och billigare än att bygga om från grunden.
Ofta i kombination med Power Automate.
SharePoint-utveckling
De flesta Power Automate-flöden triggas av händelser i SharePoint-listor. En välstrukturerad lista med rätt kolumntyper och validering gör flödena mer tillförlitliga och enklare att underhålla. Vi designar och bygger båda i ett enda uppdrag där det behövs.
Power Apps
Power Apps formulär fångar strukturerade data; Power Automate-flöden hanterar vad som händer sedan - godkännanden, meddelanden, registeruppdateringar. De två tjänsterna fungerar naturligt tillsammans, och vi bygger dem tillsammans som en del av samma uppdrag där båda behövs.
Riskregister
Automatiserade varningar om försenade åtgärder och meddelanden till intressenter är en central del av vårt riskregistererbjudande. Power Automate-flöden ingår som standard i varje riskregister - inte som ett tillägg.
Är du redo att sluta göra saker manuellt?
Berätta för oss vilken process du vill automatisera - vad som utlöser den, vad som behöver hända och vem som behöver veta. Vi återkommer med en preliminär omfattning och en uppskattning inom 24 timmar.
Eller mejla oss direkt på info@leaplytics.de
Relaterade tjänster: SharePoint-utveckling - Power Apps - Power BI-rådgivning - Riskregister
