IA para la gestión del riesgo y el rendimiento de los proveedores: Conozca a sus proveedores antes de que causen problemas
Su empresa depende de los proveedores. Ellos le suministran los materiales que necesita. Los componentes con los que construye. Los servicios que mantienen las operaciones en marcha.
Cuando los proveedores funcionan bien, no se piensa en ellos. Cuando fallan, todo se detiene.
Los retrasos en las entregas retrasan la producción. Los problemas de calidad generan repeticiones y quejas de los clientes. Los problemas financieros provocan interrupciones en el suministro. Las infracciones de la normativa generan riesgos legales. Los pequeños problemas de los proveedores se convierten en grandes problemas empresariales.
Pero la mayoría de las empresas no controlan sistemáticamente el rendimiento de sus proveedores. No porque no les importe. Porque hacer un seguimiento manual de cientos de proveedores es imposible.
Se da cuenta de los problemas después de que le afecten. El retraso en la entrega que detiene la producción. El problema de calidad que llega a los clientes. La quiebra de un proveedor que le obliga a buscar alternativas.
La IA cambia esta situación. Supervisa continuamente el rendimiento de los proveedores. Rastrea las señales de riesgo procedentes de múltiples fuentes. Le alerta de los problemas antes de que afecten a las operaciones. Convierte la lucha reactiva contra incendios en una gestión proactiva del riesgo.
Por qué fracasa la gestión del rendimiento de los proveedores
La mayoría de las empresas disponen de alguna forma de seguimiento del rendimiento de los proveedores. Cuadros de mando. Revisiones trimestrales. Evaluaciones anuales.
Pero son retrospectivas y periódicas. Te dicen lo que pasó el último trimestre. No te dicen qué está pasando ahora ni qué problemas se avecinan.
Los resultados de entrega de un proveedor parecen buenos en la revisión trimestral. Pero en las últimas tres semanas ha incumplido la mitad de sus entregas. Nadie se da cuenta hasta que la producción se ve afectada.
Las finanzas de un proveedor parecían estar bien en la revisión anual. Pero acaban de perder a su mayor cliente. Para cuando te enteras, están en problemas y tu cadena de suministro también.
Y eso para los proveedores críticos, para los que se hacen revisiones formales. ¿Para los otros 80% de su base de proveedores? Sólo se les supervisa cuando los problemas se hacen evidentes.
La supervisión manual no es escalable. No puede hacer un seguimiento de las entregas de 300 proveedores. No puede supervisar las noticias financieras de todas las empresas a las que compra. No puede comprobar continuamente el estado de cumplimiento.
Así que controlas a los grandes proveedores y esperas que los demás no causen problemas. La esperanza no es una estrategia de gestión de riesgos.
Qué hace la IA por el rendimiento de los proveedores y la gestión de riesgos
La IA no se limita a hacer un seguimiento del rendimiento de los proveedores. Predice problemas. He aquí cómo.
Supervisa continuamente el rendimiento de los proveedores
La IA realiza un seguimiento de los datos de rendimiento de los proveedores en tiempo real. No revisiones trimestrales. Seguimiento continuo de cada transacción.
Seguimiento puntual de las entregas:
- Cada pedido. Cada entrega. ¿Llegó a tiempo? ¿Temprano? ¿Tarde? ¿Por cuánto?
- Resultados de entrega por proveedor, por categoría y por periodo de tiempo.
- Tendencias: ¿Mejora o disminuye el rendimiento?
- Variabilidad: ¿Rendimiento constante o imprevisible?
- Compromisos: Rendimiento real frente a los niveles de servicio contratados.
El rendimiento general de un proveedor puede ser aceptable, pero su rendimiento en los elementos críticos es deficiente. La IA se da cuenta de ello. La media de un proveedor es de 95% a tiempo, pero su rendimiento reciente ha bajado a 80%. La IA detecta la tendencia.
Métricas de calidad:
- Índices de defectos. Tasas de devolución. Requisitos de reprocesado.
- Incidentes de calidad por gravedad y frecuencia.
- Cumplimiento de especificaciones y normas.
- Las reclamaciones de los clientes se deben a problemas con los proveedores.
- Costes de calidad: inspección, reelaboración, devoluciones, reclamaciones de garantía.
Los problemas de calidad suelen mostrar patrones antes de ser evidentes. Las tasas de defectos aumentan lentamente. Líneas de productos específicas con problemas. La IA identifica estos patrones en una fase temprana.
Capacidad de respuesta y servicio:
- Tiempo de respuesta a consultas y problemas.
- Rapidez y eficacia en la resolución de problemas.
- Flexibilidad para gestionar cambios o solicitudes urgentes.
- Calidad de la comunicación y proactividad.
- Asistencia técnica y conocimientos especializados.
Rendimiento comercial:
- Precisión de las facturas. Problemas y errores de facturación.
- Coherencia de precios con los contratos.
- Cumplimiento de las condiciones de pago.
- Plazo de entrega del presupuesto y competitividad.
La IA no se limita a recopilar datos. Los analiza. Muestra tendencias. Compara proveedores. Señala el deterioro del rendimiento antes de que sea crítico.
Puntuación Relaciones con los proveedores
Tiene cientos de proveedores. ¿Cuáles merecen atención? ¿Cuáles funcionan bien? ¿Cuáles necesitan discusiones para mejorar?
La IA puntúa a cada proveedor en múltiples dimensiones:
Puntuación de rendimiento:
- Combinación ponderada de métricas de entrega, calidad, capacidad de respuesta y comerciales.
- Ajustado por importancia: Los proveedores críticos reciben una puntuación más rigurosa.
- En comparación con los compromisos contraídos y el rendimiento de los homólogos.
Puntuación de riesgo:
- Riesgo financiero. Riesgo de cumplimiento. Riesgo operativo. Riesgo geográfico.
- Dependencias de una sola fuente. Riesgo de concentración.
- Factores externos: condiciones geopolíticas, reglamentarias y de mercado.
Puntuación de valor:
- Competitividad de costes. Contribución a la innovación. Valor estratégico.
- Facilidad para hacer negocios. Flexibilidad y enfoque asociativo.
- Valor total más allá del precio.
Valoración global del proveedor:
- Visión combinada de rendimiento, riesgo y valor.
- Segmentación: socios estratégicos, proveedores preferentes, proveedores aceptables, proveedores de riesgo.
- Recomendaciones de actuación basadas en la clasificación y las tendencias.
Obtendrá una lista de proveedores por orden de prioridad. ¿Quién necesita un debate de rendimiento? ¿Quién merece más negocio? ¿Quién necesita un plan de transición?
No se basa en corazonadas o en quien se haya quejado más alto. Se basa en datos completos y objetivos.
Detección precoz de señales de riesgo
Los problemas de los proveedores no aparecen de repente. Hay señales de advertencia. La IA está atenta a ellas.
Señales de riesgo financiero:
- Rebajas de la calificación crediticia. Deterioro de los estados financieros.
- Problemas de pago: retrasos en los pagos a sus proveedores, embargos fiscales, sentencias judiciales.
- Pérdidas importantes de clientes. Concentración o disminución de los ingresos.
- Despidos, cierres de instalaciones, anuncios de reestructuración.
- Cambios de propietario, rotación de directivos, declaraciones de quiebra.
Señales de riesgo operativo:
- Reducción de los plazos de entrega. Aumento de los plazos de entrega.
- Aumento de la frecuencia o gravedad de los problemas de calidad.
- Limitaciones de capacidad. Problemas de producción.
- Salida de personal clave. Problemas laborales o huelgas.
- Problemas de la cadena de suministro que afectan a sus proveedores.
Cumplimiento y riesgo reputacional:
- Infracciones de la normativa. Incidentes de seguridad. Problemas medioambientales.
- Problemas legales: demandas, investigaciones, multas.
- Cobertura negativa de las noticias. Cambios en el sentimiento de las redes sociales.
- Reclamaciones de los clientes. Cambios en la reputación del sector.
- Caducidad de la certificación. Problemas con el seguro o la licencia.
Riesgo de mercado y riesgo externo:
- Cuestiones geopolíticas que afectan a la ubicación de los proveedores.
- Catástrofes naturales, fenómenos meteorológicos, problemas de infraestructuras.
- Cambios normativos que afectan a las operaciones de los proveedores.
- Alteraciones del mercado en la industria proveedora.
- Volatilidad de los precios de las materias primas que afecta a los costes de los proveedores.
La IA vigila las noticias, las bases de datos financieras, los documentos reglamentarios, los informes del sector y los datos internos de rendimiento. Conecta señales que se pasarían por alto de forma aislada.
Un proveedor tiene pequeños retrasos en las entregas. Esa es una señal. El mismo proveedor acaba de despedir a 10% de su plantilla. Esa es otra señal. Juntas, sugieren la aparición de un problema mayor.
Recibe una alerta temprana. Es hora de diversificar el abastecimiento. Crear reservas de existencias. Alinear alternativas. Gestione el riesgo de forma proactiva en lugar de reaccionar ante las crisis.
Predecir las interrupciones del suministro
Algunos problemas de los proveedores son predecibles. La IA identifica patrones que preceden a las perturbaciones.
Patrones de degradación del rendimiento:
El rendimiento de las entregas disminuye. La calidad disminuye. Prolongación de los plazos. Estas pautas suelen preceder a problemas mayores.
La IA aprende qué patrones se correlacionan con las perturbaciones. Señala a los proveedores que muestran estos patrones antes de que se produzca la perturbación.
Acumulación de factores de riesgo:
La aparición conjunta de múltiples señales de riesgo aumenta la probabilidad de perturbación.
Tensiones financieras + problemas operativos + recesión del sector = alta probabilidad de quiebra del proveedor. La IA cuantifica este riesgo.
Control de los factores externos:
Regímenes meteorológicos que afectan a las cosechas de los proveedores agrícolas. Plazos reglamentarios que limitan la capacidad. Congestión portuaria que afecta a los plazos de entrega.
La IA vigila los factores externos que predicen las interrupciones de la cadena de suministro. No a la perfección, pero sí con suficiente antelación para prepararse.
Análisis de la capacidad y la demanda:
Proveedor a 90% de capacidad. Demanda de la industria en aumento. Su volumen crece. Las matemáticas predicen problemas de capacidad.
La IA compara la capacidad de los proveedores con la demanda. Señala situaciones en las que es probable que la oferta sea limitada.
La predicción de trastornos no es perfecta. Pero incluso una precisión de 70% con alerta temprana es valiosa. No se pueden evitar todas las perturbaciones. Pero puedes prepararte para las que ves venir.
Seguimiento de la conformidad
Los proveedores tienen requisitos de conformidad. Certificaciones. Seguros. Documentación. Registros de seguridad. Permisos medioambientales.
Caducan. Los proveedores se olvidan de renovarlos. O no le avisan cuando hay problemas.
La IA realiza un seguimiento del estado de cumplimiento:
Documentación necesaria:
- Certificados de seguro. Importes de cobertura y fechas de vencimiento.
- Certificaciones de calidad (ISO, específicas del sector). Estado actual y fechas de renovación.
- Certificaciones de seguridad y resultados de auditorías.
- Estados financieros e información crediticia.
- Licencias, permisos, registros.
Cumplimiento de la normativa:
- Cumplimiento de la normativa del sector. Resultados de la inspección.
- Cumplimiento de la normativa medioambiental. Emisiones, residuos, informes.
- Normativa laboral y de seguridad. Resultados de la auditoría.
- Cumplimiento de las normas de importación y exportación. Restricciones comerciales.
- Cumplimiento de la privacidad y seguridad de los datos para proveedores de TI.
Cumplimiento contractual:
- Certificaciones requeridas según los términos del contrato.
- Requisitos de información. Derechos de auditoría.
- Compromisos de diversidad y sostenibilidad.
- Reconocimiento y cumplimiento del código de conducta.
La IA rastrea lo necesario. Supervisa el estado. Alerta antes de que caduque. Señala problemas de cumplimiento.
¿El seguro caducó hace tres meses y nadie se dio cuenta? La IA lo detecta. ¿No se ha renovado el certificado? Alerta enviada antes de que se convierta en un problema.
El seguimiento del cumplimiento no es emocionante. Pero el incumplimiento es caro. Exposición legal. Resultados de auditorías. Incumplimiento de los contratos con los clientes. La IA evita estos problemas.
Lo que esto significa para usted
Para directores de compras
Se pasa de una gestión reactiva del riesgo de los proveedores a una proactiva.
- Gestión proactiva del riesgo: Los problemas se detectan antes de que interrumpan las operaciones. Tiempo para prepararse en lugar de luchar.
- Responsabilidad de los proveedores con datos: Debates sobre el rendimiento respaldados por métricas objetivas. Expectativas y mediciones claras.
- Cadena de suministro protegida: Sistema de alerta temprana de problemas con los proveedores. Reducción del impacto de las interrupciones.
- Mejora continua: El seguimiento sistemático del rendimiento impulsa la mejora de los proveedores a lo largo del tiempo.
- Gestión estratégica de proveedores: Saber qué proveedores merecen inversión y colaboración. Cuáles necesitan mejorar su rendimiento. Cuáles necesitan ser sustituidos.
Para responsables de compras y compradores
Sabe qué proveedores vigilar y tiene pruebas para las conversaciones difíciles.
- Sepa qué proveedores debe vigilar: Lista de prioridades basada en el rendimiento y el riesgo. Centrar la atención donde importa.
- Pruebas para las conversaciones con los proveedores: Debates sobre resultados basados en datos. Cuestiones específicas con métricas claras.
- Alerta precoz de los problemas: Aborde los problemas antes de que se conviertan en críticos. Gestión proactiva.
- Seguimiento simplificado del rendimiento: Se acabaron los cuadros de mando manuales. Recogida y análisis de datos automatizados.
- Verificación del cumplimiento: Conozca el estado de cumplimiento de los proveedores sin necesidad de realizar un seguimiento manual de los documentos.
Para Operaciones y Cadena de Suministro
Obtendrá un suministro fiable con menos interrupciones.
- Menos interrupciones del suministro: La alerta temprana permite la preparación. Inventario de reservas, fuentes alternativas, planes de contingencia.
- Mejor calidad de los proveedores: La supervisión y la información continuas impulsan la mejora. Los problemas se detectan pronto.
- Reducción de la exposición al riesgo: Fracasos financieros, infracciones de la normativa, problemas operativos detectados antes de que le afecten.
- Suministro previsible: Mejor visibilidad de la capacidad y el riesgo de los proveedores. Menos sorpresas.
- Resolución de problemas más rápida: Problemas identificados y escalados inmediatamente. Menos tiempo descubriendo problemas.
Lo que la IA no hará
Seamos claros sobre los límites.
La IA proporciona visibilidad y alerta temprana. No gestiona las relaciones con los proveedores. Eso sigue siendo trabajo humano.
La IA no puede predecir todas las perturbaciones. Algunos problemas surgen de repente, sin señales de advertencia. Algunos factores de riesgo no aparecen en las fuentes de datos que controla la IA.
La IA no puede tomar decisiones estratégicas sobre las relaciones con los proveedores. Trabajar con un proveedor para mejorar su rendimiento o sustituirlo depende de factores que van más allá de los datos: importancia estratégica, historial de relaciones, alternativas disponibles y estrategia empresarial.
Lo que hace la IA es hacer visibles los problemas en una fase temprana. Proporcionar datos objetivos de rendimiento. Rastrear señales de riesgo procedentes de múltiples fuentes. Crea tiempo e información para tomar mejores decisiones.
Su equipo de compras sigue gestionando las relaciones con los proveedores. Sigue tomando decisiones estratégicas. Solo que lo hacen con mejor información y alertas tempranas en lugar de reacciones a posteriori.
Resultados reales de la IA para la gestión del rendimiento y los riesgos de los proveedores
Esto es lo que ocurre en la práctica:
Prevención de interrupciones: La alerta temprana permite prepararse. Interrupciones que habrían detenido la producción provocan en cambio retrasos menores porque las alternativas estaban preparadas.
Mejora del rendimiento: La supervisión continua y los debates basados en datos impulsan la mejora de los proveedores. Mejora típica del rendimiento de las entregas de entre 5 y 10 puntos porcentuales.
Evitación del riesgo: Fracasos financieros, incumplimientos y crisis de calidad detectados a tiempo. Los problemas se abordan antes de que se conviertan en críticos.
Ahorro de tiempo: El seguimiento automatizado del rendimiento sustituye a los cuadros de mando manuales. Los compradores dedican tiempo a gestionar excepciones, no a recopilar datos.
Mejores relaciones con los proveedores: Los datos objetivos eliminan la emoción de los debates sobre rendimiento. Los proveedores respetan las mediciones y responden a los hechos.
No se trata de eliminar todos los riesgos de los proveedores. El riesgo existe. Pero el riesgo gestionado es diferente del riesgo no gestionado. La visibilidad y la alerta temprana hacen que la gestión del riesgo pase de ser reactiva a proactiva.
¿Preparado para controlar el riesgo de los proveedores?
La base de proveedores de cada empresa es diferente. Proveedores diferentes. Riesgos diferentes. Diferentes métricas de rendimiento que importan a sus operaciones.
No vendemos sistemas genéricos de gestión de proveedores. Examinamos su base de proveedores y sus factores de riesgo específicos. Determinamos qué parámetros de rendimiento son importantes para su empresa. Creamos sistemas de supervisión y alerta que se ajustan a su tolerancia al riesgo y a sus necesidades operativas.
No prometemos que la IA vaya a predecir todos los problemas. Solo herramientas prácticas que hagan visible el rendimiento de los proveedores y alerten de los riesgos antes de que se conviertan en crisis.
