Creamos flujos de trabajo de Power Automate que gestionan notificaciones, aprobaciones y actualizaciones de datos de forma automática, directamente en su entorno de Microsoft 365. Estructurados, documentados y creados para seguir funcionando en producción, no solo en una demostración.
Su equipo está haciendo manualmente cosas que Microsoft 365 podría gestionar automáticamente.
Buscar aprobaciones por correo electrónico, actualizar estados manualmente, enviar recordatorios a mano... son problemas que tienen solución. Power Automate conecta tus herramientas de Microsoft 365 y gestiona estas tareas automáticamente, para que tu equipo no tenga que hacerlo. La cuestión no es si se puede automatizar. Es si el flujo está construido lo suficientemente bien como para confiar en él.
Solicitudes de aprobación perdidas en bandejas de entrada
Un correo electrónico de aprobación queda enterrado bajo otros cincuenta. El responsable de la aprobación no responde, nadie conoce el estado y, dos semanas después, alguien se da cuenta de que el proceso se ha estancado. No hay pista de auditoría, ni escalado, ni registro de quién aprobó qué y cuándo. Cuando el auditor pregunta, nadie puede responder.
Recordatorios manuales de tareas atrasadas
Revisiones de políticas, renovaciones de contratos, plazos de mitigación, comprobaciones de cumplimiento: alguien tiene que acordarse de perseguirlos. Suele ser un recordatorio de calendario que se desplaza, se vuelve a desplazar y se pasa por alto. Cuando el plazo pasa desapercibido, el coste es desproporcionado en comparación con lo sencillo que habría sido el recordatorio.
Los datos introducidos en un lugar nunca llegan al siguiente
Se añade un nuevo proveedor a una lista pero no al sistema financiero. Se actualiza el estado de un riesgo en el registro, pero el cuadro de mandos sigue mostrando el valor antiguo. Los usuarios vuelven a teclear los datos entre herramientas, introducen errores y nadie confía en una única fuente de verdad.
Flujos de trabajo que creamos para nuestros clientes.
Creamos flujos de Power Automate que conectan SharePoint, Outlook, Teams y otras herramientas de Microsoft 365. Desde una única alerta hasta una cadena de aprobación de varios pasos con escalados, condiciones y gestión de errores.
Alertas y notificaciones por correo electrónico
Correos electrónicos automatizados activados por eventos en sus listas de SharePoint: nuevos elementos, cambios de estado, actualizaciones de campos o paso de fechas. Configurados para enviarlos a la persona adecuada, en el momento adecuado, con la información correcta en el cuerpo del mensaje. Los flujos típicos incluyen:
- Alerta de mitigación atrasada: se envía al propietario del riesgo cuando una mitigación no se ha actualizado después de un periodo definido.
- Notificación de asignación de partes interesadas: envía automáticamente un correo electrónico a una parte interesada cuando se la etiqueta en un elemento de riesgo o acción.
- Alerta de cambio de estado: notifica al propietario cuando un registro de SharePoint cambia de estado.
- Recordatorio de próximas fechas límite: flujo programado que comprueba los elementos con fechas límite en los próximos N días y envía un resumen.
- Alerta de escalada: se envía a un gestor cuando una tarea se retrasa más de un umbral definido.
Flujos de aprobación
Flujos de aprobación en varios pasos que sustituyen las aprobaciones por correo electrónico por un proceso estructurado y rastreable. Construido con lógica de enrutamiento, escaladas basadas en el tiempo y un seguimiento de auditoría completo. Los flujos típicos incluyen:
- Aprobación secuencial: El aprobador A debe aprobar antes de que se notifique al aprobador B, con escalado automático si no hay respuesta en N días.
- Aprobación paralela: se notifica simultáneamente a varios aprobadores, el flujo continúa cuando todos (o un quórum) han respondido.
- Enrutamiento condicional: vía de aprobación determinada por los valores de los campos; por ejemplo, las solicitudes de más de 10.000 euros van al Director Financiero, las demás al superior jerárquico.
- Gestión de rechazos: los elementos rechazados se devuelven automáticamente al remitente con los comentarios del aprobador y un paso siguiente claro.
- Registro de auditoría: cada decisión de aprobación se marca con una marca de tiempo y se registra en el historial de elementos de SharePoint.
Automatización de SharePoint
Flujos desencadenados por eventos en sus listas de SharePoint que actualizan registros, crean elementos relacionados o inician procesos posteriores. Algunos ejemplos comunes son:
- Cuando el estado de un riesgo cambie a Cerrado, cree automáticamente un registro de Lecciones aprendidas en una lista separada.
- Cuando se añada un nuevo proveedor, cree un elemento de revisión de proveedor correspondiente con una fecha de vencimiento fijada en 12 meses.
- Cuando un hito del proyecto se marca como completado, actualiza el estado del proyecto y notifica al propietario del proyecto.
- Cuando se crea un artículo en una lista, copie los campos clave en una lista relacionada y mantenga el vínculo entre ambas.
Integración de sistemas
Conecta Microsoft 365 con otros sistemas mediante los conectores estándar y premium de Power Automate. Los datos fluyen entre herramientas sin ciclos manuales de exportación/importación. Las integraciones comunes incluyen:
- SharePoint → Calendario de Outlook: crear o actualizar eventos de calendario a partir de elementos de lista de SharePoint.
- Microsoft Forms → SharePoint: capture las respuestas de los formularios directamente en una lista estructurada de SharePoint.
- SharePoint → Teams: publique una tarjeta en un canal de Teams cuando se añada o actualice un elemento de alta prioridad.
- Sistema externo → SharePoint: recibir datos de un sistema externo mediante webhook y escribirlos en una lista de SharePoint.
Cómo funciona.
1. Mapeo de procesos
Antes de construir nada, trazamos detalladamente el proceso que desea automatizar: cuál es el desencadenante, cuáles son las condiciones, cuáles son las acciones, cuáles son las excepciones y qué ocurre cuando algo va mal. Todo ello se documenta y se acuerda con usted antes de iniciar el desarrollo. Un flujo construido sobre un proceso poco claro produce un resultado poco fiable.
2. Construir y probar
Los flujos se crean y prueban en su entorno de Microsoft 365 con datos de prueba realistas. No solo probamos la ruta sencilla (disparador, flujo ejecutado, correo electrónico recibido), sino también los casos extremos: qué ocurre cuando el aprobador está fuera de la oficina, cuando el elemento de SharePoint se elimina a mitad del flujo o cuando el campo de la dirección de correo electrónico está vacío. La mayoría de los fallos en los flujos de producción se producen en estos casos.
3. UAT y aprobación
Usted prueba el flujo en situaciones reales de sus operaciones cotidianas. Nosotros solucionamos cualquier problema, documentamos las limitaciones conocidas y confirmamos que la gestión de errores y las vías de escalado funcionan según lo acordado antes de dar el visto bueno.
4. Entrega y documentación
Entrega completa, incluida una descripción por escrito de las condiciones, la lógica y las acciones desencadenantes de cada flujo, lo suficientemente clara como para que su equipo la entienda y la mantenga sin necesidad de nosotros. Incluye 3 meses de corrección de defectos. Soporte continuo disponible como anticipo.
Lo que automatizan nuestros clientes.
Mitigación Alertas atrasadas
Un flujo programado se ejecuta diariamente, comprueba todas las mitigaciones abiertas en el registro de riesgos para los elementos cuya última fecha de actualización es de hace más de 30 días, y envía un correo electrónico personalizado a cada propietario de control con una lista de sus elementos atrasados. El propietario del riesgo recibe un resumen. No es necesario comprobar manualmente la lista.
Notificaciones a las partes interesadas
Cuando el propietario de un riesgo etiqueta a un colega como parte interesada en el registro de riesgos de SharePoint, se activa inmediatamente un flujo que envía a esa persona un correo electrónico estructurado con el número de referencia del riesgo, el título y un enlace al registro. El mensaje confirma que se les ha concedido acceso e invita a que hagan aportaciones. Antes, esto se hacía manualmente enviando una captura de pantalla.
Cadenas de homologación
Una solicitud de adquisición presentada a través de un Power Apps desencadena un flujo de aprobación secuencial: primero el jefe de línea, luego el Director Financiero si el valor supera un umbral. Cada aprobador recibe una tarjeta estructurada adaptable a los equipos con todos los detalles de la solicitud y botones de aprobación/rechazo. Si no hay respuesta en 48 horas, se envía un recordatorio. El historial completo de decisiones se registra en el elemento de SharePoint.
Alertas de cambio de estado
Cuando un riesgo pasa de Significativo a Importante o Crítico en el registro de riesgos, un flujo envía una notificación inmediata al Jefe de Riesgos y al responsable de la función pertinente: no un resumen diario, una alerta inmediata. El correo electrónico incluye el título del riesgo, la puntuación actual, el propietario y un enlace directo al registro.
Recordatorios de revisión de documentos
Un flujo programado comprueba una biblioteca de políticas y procedimientos en busca de documentos cuya próxima fecha de revisión se encuentre dentro de los 30 días. Envía un recordatorio al propietario del documento con el nombre del documento, la versión actual y la fecha límite de revisión. Un segundo recordatorio se dispara a los 7 días si el estado no se ha actualizado. Anteriormente se gestionaba mediante un calendario compartido que nadie mantenía.
Sincronización cruzada de datos
Cuando se actualiza el registro de un proveedor en el registro de proveedores -cambio de contacto, renovación de contrato, cambio de estado-, un flujo actualiza las entradas correspondientes en la lista de seguimiento de compras y en el registro de riesgos. Una actualización, tres listas sincronizadas. Elimina las discrepancias que se acumulaban cuando los usuarios actualizaban una lista pero olvidaban las otras.
Precios transparentes.
Trabajamos por tiempo y material. Usted paga por los días realmente trabajados a una tarifa fija por día. Sin sorpresas de precio fijo, sin ampliación del alcance sin su acuerdo.
| Tipo de caudal | Alcance típico | Coste indicativo (neto) |
|---|---|---|
| Flujo simple de notificaciones o alertas | 1-2 días | €800-€1.600 |
| Flujo de aprobación en varios pasos | 3-6 días | €2.400-€4.800 |
| Tarifa diaria | a partir de 800 euros/día (neto) - 100% a distancia | |
Los flujos suelen formar parte de un SharePoint o Power Apps compromisos combinados: los compromisos combinados se benefician de una tarifa diaria única para todo el ámbito.
Equipos de toda Europa confían en nosotros.
LeapLytics creó los flujos Power Automate que envían alertas automáticas cuando las mitigaciones de riesgos están vencidas y notifican a las partes interesadas cuando se les asigna un riesgo. Lo que antes requería un seguimiento manual ahora ocurre sin que nadie tenga que pensar en ello.
- Riesgo y equipo, Logística, Alemania
¿Por qué LeapLytics?
Nos ocupamos de los casos extremos
Un flujo básico de Power Automate creado en 20 minutos funciona bien hasta que el elemento de SharePoint se elimina a mitad de la aprobación, la cuenta del aprobador se desactiva o el campo de la dirección de correo electrónico contiene un error tipográfico. Estas situaciones provocan errores no gestionados, fallos silenciosos y flujos que dejan de ejecutarse sin que nadie se dé cuenta. Integramos la gestión de errores, la lógica de reintento y las notificaciones de fallos en todos los flujos para que cuando algo vaya mal -y lo hará- la persona adecuada lo sepa inmediatamente.
Conocimiento de los procesos, no sólo creación de flujos
No nos limitamos a traducir su solicitud en una secuencia de activación y acción. Preguntamos qué ocurre cuando el aprobador está de baja, cuál es la ruta de escalado, cuál es la regla de negocio para la excepción. Acertar con la lógica del proceso antes de crear el flujo ahorra mucho más tiempo que equivocarse y tener que reconstruirlo. Hemos mapeado suficientes procesos de negocio para saber qué preguntas hacer.
Pila M365, extremo a extremo
Nuestros flujos conectan SharePoint, Power Apps, Teams, Outlook y Power BI. Si necesita que la lista de SharePoint esté estructurada correctamente para que el flujo funcione, también lo hacemos. El mismo equipo, el mismo compromiso, la misma tarifa diaria: sin traspasos entre flujos de trabajo separados.
Preguntas más frecuentes.
¿Necesitamos licencias adicionales para Power Automate?
No, para casos de uso estándar. Power Automate con conectores M365 estándar (SharePoint, Outlook, Teams, Forms) está incluido en la mayoría de los planes de Microsoft 365, incluidos Business Standard, E3 y E5. Los conectores premium (Salesforce, SAP, ServiceNow) o los flujos de gran volumen pueden requerir licencias adicionales. Confirmaremos sus derechos antes de empezar y le informaremos si necesita licencias adicionales.
¿Puede Power Automate conectarse a sistemas que no sean de Microsoft?
Sí. Power Automate dispone de cientos de conectores. Los conectores estándar cubren la mayoría de los servicios de Microsoft y de terceros sin coste adicional. Los conectores Premium para sistemas empresariales como Salesforce, SAP o ServiceNow requieren una licencia Power Automate Premium por usuario. Le diremos por adelantado qué conectores necesitan sus flujos y cuáles son las implicaciones de la licencia.
¿Qué pasa si se rompe un flujo después de la puesta en marcha?
Nuestros flujos incluyen una gestión de errores que detecta los fallos y envía una notificación inmediata a un propietario designado, en lugar de fallar silenciosamente. También proporcionamos 3 meses de corrección de defectos después de la puesta en marcha sin coste adicional, cubriendo cualquier fallo que surja de problemas en nuestra construcción.
¿Puede documentar los flujos para que podamos mantenerlos nosotros mismos?
Sí. Todos los contratos incluyen documentación escrita de las condiciones de activación, las ramas lógicas, las acciones y la gestión de errores de cada flujo, redactada en un lenguaje sencillo, no sólo capturas de pantalla del lienzo del flujo. Su equipo debería ser capaz de entender lo que hace un flujo y realizar pequeños ajustes sin necesidad de llamarnos.
¿Cuánto se tarda en crear un flujo de Power Automate?
Un flujo de notificación o alerta sencillo -un solo desencadenante, una sola condición, un solo correo electrónico- suele llevar entre 1 y 2 días, incluidas las pruebas y la documentación. Un flujo de aprobación de varios pasos con enrutamiento condicional, escaladas, gestión de rechazos y detección de errores suele llevar entre 3 y 6 días. Le proporcionamos un alcance por escrito antes de empezar.
¿Puede revisar y corregir flujos que ya hemos construido nosotros mismos?
Sí. La optimización de los flujos y la resolución de problemas son tareas habituales. Auditamos sus flujos existentes, identificamos las lagunas en la gestión de errores y los problemas lógicos, y solucionamos lo que está causando problemas. A menudo es más rápido y barato que reconstruir desde cero.
A menudo se combina con Power Automate.
Desarrollo de SharePoint
La mayoría de los flujos de Power Automate se activan mediante eventos en listas de SharePoint. Una lista bien estructurada con los tipos de columnas y la validación adecuados hace que los flujos sean más fiables y fáciles de mantener. Diseñamos y construimos ambos en un solo compromiso cuando es necesario.
Power Apps
Los formularios de Power Apps capturan datos estructurados; los flujos de Power Automate gestionan lo que sucede a continuación: aprobaciones, notificaciones, actualizaciones de registros. Los dos servicios funcionan juntos de forma natural, y los creamos juntos como parte del mismo compromiso cuando ambos son necesarios.
Registro de riesgos
Las alertas automatizadas de mitigación vencida y las notificaciones a las partes interesadas son una parte fundamental de nuestra oferta de registro de riesgos. Los flujos de Power Automate se incluyen de serie en todos los registros de riesgos, no son un complemento.
¿Preparado para dejar de hacer las cosas manualmente?
Díganos qué proceso desea automatizar: cuál es el desencadenante, qué debe ocurrir y quién debe saberlo. Le enviaremos un alcance y un presupuesto indicativos en 24 horas.
O envíenos un correo electrónico directamente a info@leaplytics.de
Servicios relacionados: Desarrollo de SharePoint - Power Apps - Consultoría Power BI - Registro de riesgos
