Pirmadienio rytas. Didžiąją penktadienio dalį praleidote rinkdami penkių skirtingų projektų vadovų informaciją apie būklę, derindami etapų datas trijose skaičiuoklėse ir kurdami "Power BI" ataskaitą taip, kad nebūtų gėda prieš vykdomąjį komitetą. Informacinis skydelis atrodo gerai. Gal net gerai. Ir vis dėlto - pirmas klausimas per susirinkimą: "Ar galime pasitikėti šiais skaičiais?"
Šis klausimas yra tylus daugumos projektų portfelio ataskaitų rengimo sistemų nesėkmės atvejis. Tai nėra techninė klaida. Ne trūkstami duomenys. Tiesiog lėtai mažėja pasitikėjimas, todėl jūsų ataskaita tampa diskusijų atspirties tašku, o ne sprendimų pagrindu.
Jei tai skamba pažįstamai, problema beveik tikrai nėra "Power BI". Problema yra tai, kaip struktūrizuojamos portfelio ataskaitos, ir kodėl įprastos pataisos tik pablogina padėtį.
Kodėl "Power BI" sistemoje sutrinka projektų portfelio ataskaitų rengimas
Yra tam tikras sąlygų rinkinys, dėl kurio "Power BI" portfelio prietaisų skydelis virsta prietaisu, keliančiu daugiau klausimų nei atsakymų. Nė viena iš jų nėra akivaizdi iš išorės, todėl iš dalies jos tokios nuolatinės.
1. Duomenų modelis sukurtas atskiriems projektams, o ne portfeliams. Dauguma "Power BI" diegimų projektų aplinkoje prasideda nuo vieno projekto duomenų - grafiko, biudžeto, išteklių - ir vėliau yra išplečiami, kad apimtų portfelį, sukraunant daugiau tų pačių duomenų. Rezultatas - ataskaita, kuri gali gana gerai parodyti atskiro projekto būklę, bet sugriūva, kai bandoma atsakyti į portfelio lygmens klausimus: Kurioms programoms gresia pavojus neįvykdyti III ketvirčio įsipareigojimų? Kur portfelyje susitelkia biudžeto viršijimas? Pagrindinis modelis niekada nebuvo sukurtas taip, kad atsakytų į šiuos klausimus, ir jokios naujos priemonės neištaisys struktūrinio neatitikimo.
2. Duomenys apie būseną gaunami nenuosekliai, o kokybės problema niekam nepriklauso. Portfelio ataskaitos priklauso nuo projektų vadovų, kurie laiku ir sąžiningai pateikia naujausią informaciją apie būseną. Praktikoje kai kurie pateikia anksčiau, kai kurie vėliau, kai kurie pateikia optimistinius skaičius, kad išvengtų eskalavimo. "Power BI" klusniai teikia ataskaitas apie viską, ką gauna. Galiausiai PMO tampa atsakingas už ataskaitą, kurios visiškai nekontroliavo, o vadovybė skeptiškai vertina skaičius, kurie gali atspindėti arba neatspindėti tikrovės. Tai nėra žmonių problema. Tai proceso ir valdymo problema, kurią paveldi ataskaitų sluoksnis.
3. Ataskaitoje bandoma aptarnauti per daug auditorijų vienu metu. Operatyvinių projektų vadovams reikia užduočių lygmens detalių. Programų vadovams reikia etapų sekimo. Valdymo komitetui reikia portfelio lygmens RAG statuso ir finansinio poveikio. Kai viena "Power BI" ataskaita bando visa tai atlikti - paprastai per daugybę puslapių ir filtrų - ji galiausiai neatlieka nė vienos iš šių užduočių itin gerai. Vadovaujantys naudotojai nustoja į ją žiūrėti, nes rasti tai, ko jiems reikia, užtrunka pernelyg ilgai. Projektų vadovai ją ignoruoja, nes jos detalumas neatitinka jų darbo specifikos. O PMO lieka prižiūrėti ataskaitą, kuria niekas nėra visiškai patenkintas.
Ką dauguma PMO bando pirmiausia - ir kodėl tai neveikia
Kai portfelio prietaisų skydelis nepasiteisina, instinktyviai norima jį papildyti. Daugiau filtrų. Daugiau giluminių perėjimų. Spalvomis pažymėtų būsenos stulpelių, kurie kaskadiškai pereina per tris hierarchijos lygius. Sąlyginis formatavimas, kuris viską paryškina raudona spalva, kol niekas neišsiskiria. Esu matęs ataskaitas su septyniolika puslapių, kurias vadovai naršė prašydami PMO pasidalyti savo ekranu ir spustelėti už juos.
Kitas dažnas žingsnis - duomenų vamzdyno pertvarkymas. Nauja "SharePoint" struktūra. Naujos "Power Query" transformacijos. Kartais tinkama duomenų saugykla. Kartais tai būna teisingas sprendimas - tačiau tai kelis mėnesius trunkantis projektas, kuris nesprendžia, kodėl esama ataskaita nepasitikima. Galite turėti visiškai švarius duomenis, kuriais maitinama ataskaita, tačiau ji vis tiek nepadeda priimti sprendimų.
Be to, verta paminėti ir tokį pavyzdį: "Power BI" pakeičiama specialiu PPM įrankiu, kad būtų išspręstos tos pačios ataskaitų teikimo problemos naujoje sąsajoje. Įrankis pasikeičia. Pagrindiniai klausimai apie tai, ką vadovybė iš tikrųjų turi matyti ir kaip duomenys iš projektų į portfelį patenka, lieka neišspręsti.
Atvirai kalbant, čia nėra jokios "sidabrinės kulkos". Portfelio ataskaitų teikimo problemos visada yra iš dalies duomenų, iš dalies proceso ir iš dalies projekto problema. Visi, kurie jums sako kitaip, pernelyg supaprastina. Tačiau projektavimo problemą paprastai galima išspręsti greičiausiai ir beveik visada ji sprendžiama paskutinė.
Kas iš tikrųjų padeda: Sukurkite sprendimą, o ne duomenis
Naudingiau būtų pradėti nuo tikrųjų iniciatyvinio komiteto klausimų - trijų ar keturių dalykų, dėl kurių jie turi išeiti iš posėdžio nusprendę, - ir nuo jų grįžti atgal. Ne "kokius duomenis turime", o "ką turi matyti portfelio savininkas, kad galėtų priimti sprendimą dėl atidėtos programos?".
Praktikoje tai paprastai reiškia, kad reikia griežtai atskirti vykdomąjį ir operatyvinį požiūrį. Valdymo lygmeniui reikia portfelio lygmens apibendrinimo: bendros grafiko būklės, biudžeto poveikio pagal programas, aiškaus signalo, kurie projektai yra kandidatai į eskalavimą. Jį turėtų būti galima perskaityti per mažiau nei dvi minutes nieko nespaudžiant. Operatyvusis sluoksnis - tas, kuriuo iš tikrųjų naudojasi projektų vadovai ir programų vadovai - gali būti išsamiai aprašytas. Tai dvi skirtingos auditorijos, turinčios skirtingus poreikius, o bandymas vienoje ataskaitoje aptarnauti abi auditorijas yra ta vieta, kur dauguma "Power BI" portfelio valdymo skydelių klysta.
Vizualizacijos pasirinkimai yra svarbesni, nei dauguma PMO supranta. Šviesoforo būsena, kuri neparodo tendencijos - ar projektas ką tik tapo gintarinis, ar jau šešias savaites yra gintarinis - yra mažiau naudinga, nei atrodo. Gantto stiliaus etapų apžvalga, rodanti grafiko nuokrypį visame portfelyje, praneša tai, ko negali pranešti datų lentelė. Vaizdinės medžiagos pasirinkimas nėra puošmena; tai skirtumas tarp ataskaitos, kuri skatina priimti sprendimą, ir ataskaitos, kuri skatina užduoti klausimą.
Šioje srityje specialiai sukurti "Power BI" vaizdiniai, skirti projektų valdymo kontekstui, yra labai svarbūs. "LeapLytics" specialiai šiai sričiai kuria sertifikuotus užsakomuosius vaizdinius, pvz. Gantto diagramos vaizdai ir šviesoforo indikatoriai, skirti portfelio ataskaitoms, o ne perkelti iš bendrų BI naudojimo atvejų. Jie neišsprendžia nei duomenų modelio, nei valdymo problemos, tačiau, kai struktūra tinkama, jie padeda daug geriau suprasti rezultatus svarbiausiems žmonėms.
Prieš ir po: Kas pasikeičia, kai portfelio ataskaitos iš tikrųjų veikia
Vidutinio dydžio infrastruktūros PMO - apie 40 aktyvių projektų pagal keturias programas - pasiekė tokį lygį, kad mėnesinė portfelio peržiūra užtrukdavo ne devyniasdešimt minučių, o tris valandas, daugiausia dėl to, kad po kiekvieno pranešimo apie būseną reikėdavo aptarti, ar skaičiai yra aktualūs. Projektų vadovai atnaujintus duomenis pateikdavo el. paštu. PMO rankiniu būdu atnaujindavo pagrindinį "Excel" failą. "Power BI" skaitė iš šio failo. Dėl šios grandinės tarp tikrovės ir ataskaitos buvo mažiausiai savaitės laiko tarpas.
Pertvarkytą dizainą sudarė trys dalys: standartizuotas būsenos pateikimo procesas su fiksuota penktadienio riba, kurią "Power BI" tiesiogiai nuskaito, aiškiai atskirtas vadovų vieno langelio (portfelio RAG, penkios didžiausios rizikos, biudžeto nuokrypis pagal programą) ir programos lygmens operacinis vaizdas, taip pat pakeista bendrinė stulpelinė diagrama tinkama etapų laiko juostos vizualizacija, kurioje iš pirmo žvilgsnio matomas grafiko nuokrypis.
Valdymo posėdis sutrumpėjo nuo trijų valandų iki septyniasdešimties minučių. Dar svarbiau, kad įžanginis klausimas nustojo būti "ar galime tuo pasitikėti?", o prasidėjo klausimu "ką daryti su programa B?". Šis pokytis - nuo duomenų patvirtinimo prie sprendimų priėmimo - yra tikrasis tikslas. Visa kita yra infrastruktūra.
Pagal PMI PMO efektyvumo tyrimas, organizacijos, turinčios išvystytus portfelio ataskaitų teikimo procesus, žymiai daugiau projektų įgyvendina laiku ir neviršydamos biudžeto. Tai lemia ne pati atskaitomybė, bet bloga atskaitomybė aktyviai slepia signalus, kurie leistų anksčiau įsikišti.
Nuo ko pradėti
Jei jūsų portfelio ataskaita sukelia daugiau diskusijų posėdžiuose, o ne valdymo sprendimų, greičiausia diagnostika - paklausti: ką iš tikrųjų vykdomasis komitetas nusprendžia remdamasis šia ataskaita? Jei sąžiningas atsakymas yra "nedaug", ataskaita neatlieka savo darbo, nepaisant to, kokia techniškai patikima yra pagrindinė "Power BI" versija.
Pradėkite ten. Apibrėžkite tris sprendimus, kuriuos valdymo komitetas turi priimti kas mėnesį. Kurkite atgaline tvarka. Tada susirūpinkite vaizdine medžiaga.
Jei tai jau praėjo ir kliūtis yra pats "Power BI" sluoksnis, tai "LeapLytics" vaizdinė biblioteka verta pasidomėti - ji sukurta specialiai projektų valdymo ataskaitų rengimui, sertifikuota "Microsoft" ir ją galima išbandyti tiesiogiai. Pradėkite nemokamą bandomąją versiją čia ir išbandykite juos pagal savo faktinio portfelio duomenis.
