Mes kuriame darbuotojų valdymo programas naudojant „Power Apps“ ir „Dataverse“ – darbo laiko apskaita, atostogų prašymai, nedarbingumo atostogos ir užduočių valdymas vienoje vietoje, su realaus laiko informaciniu skydeliu vadovams. Programos sukurtos jūsų „Microsoft 365“ nuomininko aplinkoje, perduodamos kaip jūsų nuosavybė ir pritaikytos vienodai gerai veikti tiek gamybos cecho planšetiniame kompiuteryje, tiek telefone, tiek stacionariame kompiuteryje.

Prašyti sąmatos

Lankomumas, atostogos ir užduotys yra tvarkomi trijose skirtingose vietose – ir nė viena iš jų nesusijusi su kitomis.

Dauguma mažų ir vidutinių komandų šį procesą tvarko naudodamos popierinius darbo laiko apskaitos lapus, bendrą „Excel“ failą ir žodinius prašymus biurui. Tai veikia, kol kas nors nepamiršta atnaujinti lapo, vadovas nepatvirtina atostogų, kurių niekas neužregistravo, arba naujas darbuotojas neturi nė menkiausio supratimo, ką šiandien turėtų daryti. Įrankiai, padedantys išspręsti šią problemą, jau yra įtraukti į jūsų „Microsoft 365“ licenciją – juos tiesiog reikia sujungti į vieną integruotą programą, o ne palikti išsibarsčiusius.

Lankomumas registruojamas rankiniu būdu arba visai neregistruojamas

Atvykimas į darbą ir išvykimas iš darbo registruojami popieriuje, skaičiuoklėje arba visai neregistruojami. Viršvalandžiai ir nepakankamos darbo valandos skaičiuojami rankiniu būdu mėnesio pabaigoje, jei iš viso skaičiuojami. Niekas realiuoju laiku nemato, kas šiuo metu iš tikrųjų yra darbo vietoje.

Atostogų prašymai be sistemos

Prašymas dėl atostogų – tai „WhatsApp“ žinutė arba žodinis klausimas: „Ar galėčiau penktadienį neiti į darbą?“ Likęs atostogų likutis laikomas tik kažkieno galvoje arba pasenusioje skaičiuoklėje. Apie nedarbingumą pranešama telefonu, ir šie duomenys niekada neįtraukiami į jokį įrašą, kurį vadovas galėtų peržiūrėti.

Paskirtos užduotys, apie kurias vėliau pamiršta

Darbas ryte paskirstomas žodžiu, o jo vykdymas niekur nefiksuojamas. Popietę vadovas negali pasakyti, kas jau atlikta, kas dar vyksta ir kas liko nepadaryta – to paties negali pasakyti ir darbuotojas po trijų dienų.

Kas yra programėlėje.

Mes kuriame vieną „Power Apps“ „canvas“ tipo programą, paremta „Dataverse“ duomenų baze, užtikrinančia aiškų vaidmenų ir teisių valdymą, kuri apima lankomumą, atostogas, užduotis ir vadovo informacinę suvestinę – o „Power Automate“ užkulisiuose tvarko patvirtinimus ir pranešimus. Modulinė struktūra: pradėkite nuo pagrindinės dalies, vėliau pridėkite modulius, neperkurdami to, kas jau veikia.

Laiko apskaita

Prisiregistruokite atvykus, išvykus ir užregistruokite pertraukas naudodamiesi telefonu, planšetiniu kompiuteriu ar asmeniniu kompiuteriu – nereikia jokios papildomos įrangos, nereikia atskiro prisijungimo. Įprastos funkcijos apima:

• Prisiregistravimas ir išsiregistravimas vienu paspaudimu su automatiniu laiko žymėjimu
• Pertraukų sekimas pagal konfigūruojamas taisykles (pvz., automatinis atskaitymas po nustatyto valandų skaičiaus)
• Automatinis viršvalandžių ir nepakankamų darbo valandų apskaičiavimas, palyginus su sutartyje numatytomis valandomis
• Darbuotojas bet kuriuo metu gali peržiūrėti savo asmeninio laiko balansą – nereikia laukti mėnesinės ataskaitos
• Vadovo peržiūra, kurioje matoma, kas šiuo metu yra užregistravęs darbo pradžią – visoje komandoje arba konkrečioje vietoje

Atostogų ir nedarbingumo valdymas

Atostogų prašymai, patvirtinimai ir nedarbingumo atostogos – viskas vienoje vietoje, o ne išsibarstę po žinutes ir telefono skambučius. Tipinės funkcijos apima:

• Prašymo dėl atostogų pateikimas, kuriame prieš pateikiant prašymą rodomas likęs atostogų likutis
• Vadovo patvirtinimas tiesiogiai programėlėje arba per „Teams“ / el. pašto pranešimą – patvirtinti arba atmesti vienu paspaudimu
• Ligos atostogų registravimas su automatiniu pranešimu atitinkamam vadovui
• Komandos kalendoriaus peržiūra, kurioje matyti, kas yra atostogose, kad vadovai galėtų iš anksto suplanuoti, kas juos pavaduos
• Automatinis likusių atostogų dienų perskaičiavimas, kai prašymas patvirtinamas

Užduočių valdymas

Vadovybės paskirtos užduotys, kurias stebi visi ir kurių niekas nepamiršta. Tipinės funkcijos apima:

• Užduočių paskirstymas atskiriems darbuotojams, nurodant prioritetą ir įvykdymo terminą
• Būsenos stebėjimas (atidaryta, vykdoma, užbaigta) atnaujinamas tiesiogiai iš darbuotojo įrenginio
• Automatiniai priminimai apie užduotis, kurių įvykdymo terminas artėja arba jau praėjo
• Asmeninis užduočių sąrašas kiekvienam darbuotojui, kad kiekvienas, atidaręs programėlę, matytų tik savo užduotis, o ne bendrą visų kitų užduočių sąrašą

Kalendorius ir informacinė panelė

Vienas ekranas, kuris atsako į klausimą „kas šiuo metu vyksta“ – tiek darbuotojui, tiek vadovui. Tipinės funkcijos apima:

• „Outlook“ kalendoriaus integracija asmeniniams ir bendriems susitikimams
• Vadovo informacinė panelė, kurioje viename ekrane pateikiami duomenys apie darbuotojų lankomumą, nebaigtas užduotis ir artėjančias atostogas
• Sukurta planšetiniam kompiuteriui, kuris biure montuojamas centre kaip bendras apžvalgos ekranas, taip pat skirtas naudoti kaip asmeninis telefonas
• Matomumas pagal vaidmenis – darbuotojai mato savo duomenis, vadovai mato komandos apžvalgą

Kaip tai veikia.

1. Reikalavimai ir duomenų modelis

Pirmiausia nustatome, kokių modulių jums reikės nuo pat pirmos dienos, o kurie gali būti įdiegti vėliau, kaip jūsų „Microsoft 365“ licencija palaiko „Dataverse“, taip pat tikslias taisykles, susijusias su viršvalandžiais, atostogų kaupimu ir patvirtinimais. Visa tai užfiksuojama ir suderinama su jumis prieš pradedant kurti sistemą – iš anksto nustatytos taisyklės leidžia išvengti jų perrašymo vėliau.

2. Kurkite ir tobulinkite

Programėlė kuriama tiesiogiai jūsų „Microsoft 365“ nuomininko paskyroje, naudojant „Dataverse“ platformą. Kai pagrindiniai ekranai pradeda veikti, pateikiame jums veikiančią versiją ir, prieš galutinai užbaigdami logikos bei patvirtinimo procesų kūrimą, atsižvelgiame į jūsų atsiliepimus. Jūs matote pažangą dar prieš galutinį patvirtinimą, o ne tik jo metu.

3. UAT valdymas

Jūs išbandote programėlę realiomis darbo dienomis – registruojatės atvykę į darbą, prašote atostogų, paskiriate ir atlikite užduotis. Mes rūpinamės testavimo scenarijų kūrimu, koordinuojame jų vykdymą, stebime ir pašaliname visus trūkumus prieš programėlės paleidimą.

4. Perdavimas ir dokumentacija

Išsamus perdavimas, apimantis išsamią, kiekvieną ekraną apimančią programos logikos, „Dataverse“ duomenų modelio ir jį sudarančių patvirtinimo procesų dokumentaciją. Jūsų komanda gauna administratoriaus teises, o programa tampa jūsų nuosavybe – ji talpinama jūsų nuomininko aplinkoje. Į kainą įskaičiuotas 3 mėnesių trūkumų šalinimas. Nuolatinė techninė pagalba teikiama pagal išankstinio apmokėjimo sutartį.

Pradėkite nuo pagrindinių dalykų, o likusią dalį pridėkite vėliau.

Ne kiekvienai komandai nuo pat pirmos dienos reikalingi visi moduliai. Paprastai rekomenduojame pradėti nuo tų modulių, kurie pirmiausia pakeičia daugiausia rankinio darbo, o likusius pridėti tada, kai pagrindinė programa jau naudojama kasdien:

• 1 etapas – Pagrindinis: Darbo laiko apskaita, atostogų ir nedarbingumo valdymas, užduočių valdymas, kalendorius ir vadovo informacinė panelė
• 2 etapas – Plėtros: Priklausomai nuo jūsų verslo pobūdžio – transporto parko ar transporto priemonių valdymas, dokumentų valdymas, CRM integracija arba dirbtinio intelekto pagalba veikiančios funkcijos – gali būti pridedamos remiantis tuo pačiu „Dataverse“ pagrindu, neperkuriant to, kas jau yra sukurta

Skaidri kainodara.

Dirbame pagal „laiko ir medžiagų“ principą. Mokate už faktiškai dirbtas dienas pagal fiksuotą dienos tarifą – jokių spėliojimų dėl fiksuotos kainos, jokių paslėptų išlaidų.

Modulis	Tipinė taikymo sritis	Orientacinės sąnaudos (grynosios)
Darbo laiko apskaita + viršvalandžių skaičiavimas	5–8 dienos	4 000–6 400 eurų
Atostogų ir nedarbingumo valdymas su patvirtinimais	4–7 dienos	3 200–5 600 eurų
Užduočių valdymas + kalendorius + informacinė panelė	5–9 dienos	4 000–7 200 eurų
Dienos įkainis	nuo 800 € per dieną (neto) - 100% nuotolinis

Paprastai moduliai vertinami ir kainos jiems nustatomos atskirai, o kai patvirtinate visą pirmąjį etapą, jie sujungiami į vieną užsakymą ir nustatomas vienos dienos tarifas. Pastaba: priklausomai nuo jūsų „Microsoft 365“ plano ir vartotojų skaičiaus, „Dataverse“ gali reikalauti papildomų „Power Apps“ licencijų – prieš pateikdami kainos pasiūlymą, patikriname jūsų teises ir apie tai informuojame.

Anksčiau darbo laiką registruodavome popieriuje, atostogų prašymus teikdavome per „WhatsApp“, o nebuvo jokio realaus būdo sužinoti, kas ką daro. Dabar visa tai sutelkta vienoje programėlėje, kuri veikia tiek biuro planšetėje, tiek kiekvieno darbuotojo telefone – o vadovo peržiūros režimas iš tiesų leidžia matyti, kas vyksta, nereikia klausinėti aplinkinių.

— Operacijų vadybininkas, automobilių paslaugų skyrius, Vokietija

Kodėl "LeapLytics"?

Sukurta augti, o ne būti pakeista

„Dataverse“ duomenų modelį projektuojame nuo pat pradžių atsižvelgdami į būsimus modulius – transporto parko valdymą, dokumentų valdymą, CRM, dirbtinio intelekto funkcijas – kad vėliau pridedant modulį nereikėtų iš naujo kurti to, kas jau sukurta.

Jūsų programa, jūsų nuomininkas, jūsų duomenys

Viskas sukurta jūsų „Microsoft 365“ aplinkoje. Jūsų duomenys lieka ten, kur yra. Kai perduosime sistemą, gausite administratoriaus teises ir visišką nuosavybę – nebereikės nuolat priklausyti nei nuo mūsų, nei nuo trečiųjų šalių platformų.

Mes domimės išimtimis, kol jos dar netapo problemomis

Kas atsitinka, kai darbuotojas pamiršta užregistruoti darbo pabaigą? Kas atsitinka, kai prašymas dėl atostogų pateikiamas jau po fakto? Šiuos ribinius atvejus numatome reikalavimų nustatymo etape, o ne po sistemos paleidimo, nes būtent tada juos išspręsti kainuoja mažiausiai.

Dažniausiai užduodami klausimai.

Ar mums reikalingas „Dataverse“, ar tai galima vykdyti naudojant „SharePoint“ sąrašus?

Mažai komandai, turinčiai nesudėtingus poreikius, gali pakakti „SharePoint“ sąrašų. Paprastai rekomenduojame „Dataverse“, kai reikia sklandžiai išplėsti darbuotojų duomenų, pareigų ir teisių valdymą arba kai planuojate ateities modulius, pavyzdžiui, transporto parko ar CRM. Mes pateiksime jums sąžiningą rekomendaciją, pagrįstą jūsų komandos dydžiu ir plėtros planu, o ne standartinį atsakymą.

Ar „Dataverse“ veikimui reikalinga papildoma licencija?

Tai įmanoma, priklausomai nuo jūsų dabartinio „Microsoft 365“ plano ir vartotojų skaičiaus. Prieš pateikdami kainos pasiūlymą, patikriname jūsų esamas teises ir iš anksto tiksliai nurodome, ką, jei reikia, reikėtų papildomai įsigyti.

Ar ši programa veiks tiek mūsų biuro planšetiniame kompiuteryje, tiek ir telefonuose?

Taip. Programa sukurta taip, kad iš vienos „Canvas“ programos prisitaikytų prie telefonų, planšetinių kompiuterių ir stacionarių kompiuterių, todėl ta pati programa gali veikti kaip asmeninis įrankis vartotojo telefone ir kaip bendrai naudojamas apžvalgos ekranas biuro planšetiniame kompiuteryje.

Ar galime pradėti tik nuo laiko apskaitos, o likusią dalį pridėti vėliau?

Taip – tai labiausiai paplitęs metodas. Duomenų modelį projektuojame taip, kad jis nuo pat pradžių palaikytų visus planuojamus modulius, todėl vėlesnis atostogų valdymo ar užduočių sekimo funkcionalumo pridėjimas yra tik išplėtimas, o ne visiškas pertvarkymas.

Kam priklauso programa po jos sukūrimo?

Taip, jūs. Programa sukurta tiesiogiai jūsų „Microsoft 365“ nuomininko paskyroje, o perdavimo metu jums suteikiamos visos administratoriaus teisės. Jūs nesate pririšti prie jokio kito tiekėjo, išskyrus „Microsoft 365“ platformą, kurią jau naudojate.

Ar galite prižiūrėti programėlę ir po įdiegimo?

Taip. Kiekviena sutartis apima 3 mėnesius truksiančią trūkumų šalinimo paslaugą be papildomų išlaidų. Po šio laikotarpio nuolatinė priežiūra ir nauji moduliai teikiami už mėnesinį fiksuotą mokestį.

Dažnai naudojama kartu su „Employee App“ programa.

"Power Apps

„Employee App“ iš esmės yra „Power Apps“ tipo „canvas“ programa. Jei be pačios „Employee App“ programos jums reikės papildomų atskirų formų ar programų, mes jas sukursime pagal tą pačią sutartį.

"Power Automate

Pranešimai apie patvirtinimus, priminimai apie pavėluotas užduotis ir pranešimai apie nepatvirtintus atostogų prašymus – visa tai vyksta „Power Automate“ sistemoje, veikiančioje už programėlės ribų.

SharePoint

Komandoms, kurios dar nėra pasirengusios pereiti prie „Dataverse“, galime sukurti pradinę versiją „SharePoint“ sąrašuose, o vėliau ją perkelti, netrikdant kasdienio darbo.

Ar esate pasiruošę sujungti laiko apskaitą, užduotis ir atostogas į vieną programėlę?

Praneškite mums, kiek narių sudaro jūsų komanda, kokį „Microsoft 365“ planą šiuo metu naudojate ir kokie moduliai jums šiuo metu yra svarbiausi. Per 24 valandas pateiksime orientacinį darbų aprašą ir sąmatą.

Susisiekite su mumis

Arba rašykite mums tiesiogiai el. paštu info@leaplytics.de

---

Susijusios paslaugos: "Power Apps - "Power Automate - "SharePoint" kūrimas - "Power BI" konsultacijos