Sukuriame "Power Automate" darbo eigą, kuri automatiškai tvarko pranešimus, patvirtinimus ir duomenų atnaujinimus - tiesiogiai jūsų "Microsoft 365" aplinkoje. Struktūrizuoti, pagrįsti dokumentais ir sukurti taip, kad veiktų ne tik demonstracinėje versijoje, bet ir gamyboje.
Jūsų komanda rankiniu būdu atlieka veiksmus, kuriuos "Microsoft 365" galėtų atlikti automatiškai.
Patvirtinimų ieškojimas el. paštu, būsenų atnaujinimas rankiniu būdu, priminimų siuntimas ranka - tai išsprendžiamos problemos. "Power Automate" sujungia jūsų "Microsoft 365" įrankius ir automatiškai atlieka šias užduotis, kad jūsų komandai nereikėtų to daryti. Klausimas ne tas, ar tai galima automatizuoti. Jis susijęs su tuo, ar srautas sukurtas pakankamai gerai, kad juo būtų galima pasitikėti.
Patvirtinimo prašymai dingsta gautųjų laiškų dėžutėse
Patvirtinimo el. laiškas paskęsta tarp penkiasdešimties kitų. Tvirtintojas neatsako, niekas nežino statuso, o po dviejų savaičių kažkas supranta, kad procesas įstrigo. Nėra nei audito sekos, nei eskalavimo, nei įrašų, kas, ką ir kada patvirtino. Kai auditorius paklausia, niekas negali atsakyti.
Rankiniai priminimai apie vėluojančias užduotis
Politikos peržiūros, sutarčių atnaujinimai, poveikio mažinimo terminai, atitikties patikros - kažkas turi nepamiršti jų laikytis. Paprastai tai būna kalendoriaus priminimas, kuris perkeliamas, paskui vėl perkeliamas ir praleidžiamas. Kai terminas praeina nepastebėtas, išlaidos yra neproporcingai didelės, palyginti su tuo, koks paprastas būtų buvęs priminimas.
Vienoje vietoje įvesti duomenys niekada nepatenka į kitą vietą
Naujas tiekėjas įtraukiamas į vieną sąrašą, bet ne į finansų sistemą. Registre atnaujinama rizikos būklė, tačiau prietaisų skydelyje vis dar rodoma senoji reikšmė. Vartotojai perrašinėja duomenis iš vienos priemonės į kitą, įveda klaidų ir niekas nepasitiki vienu tiesos šaltiniu.
Darbo eigos, kurias kuriame savo klientams.
Sukuriame "Power Automate" srautus, kurie sujungia "SharePoint", "Outlook", "Teams" ir kitus "Microsoft 365" įrankius. Nuo vieno įspėjimo iki kelių etapų patvirtinimo grandinės su eskalavimu, sąlygomis ir klaidų tvarkymu.
Perspėjimai ir pranešimai el. paštu
Automatiniai el. laiškai, kuriuos sukelia įvykiai "SharePoint" sąrašuose - nauji elementai, būsenos pokyčiai, laukų atnaujinimai arba datos. Sukonfigūruoti taip, kad būtų siunčiami tinkamam asmeniui, tinkamu laiku ir su tinkama informacija pranešimo tekste. Tipiniai srautai:
- Įspėjimas apie pavėluotą rizikos mažinimą - siunčiamas rizikos savininkui, kai rizikos mažinimas neatnaujinamas praėjus nustatytam laikotarpiui.
- Pranešimas apie suinteresuotosios šalies priskyrimą - automatiškai išsiunčiami el. laiškai nurodytai suinteresuotajai šaliai, kai ji pažymima rizikos arba veiksmų elemente.
- Įspėjimas apie būsenos pasikeitimą - informuoja savininką, kai "SharePoint" įrašo būsena pasikeičia.
- Artėjančio termino priminimas - suplanuotas srautas, kuris tikrina, ar per artimiausias N dienų turi būti atlikti darbai, ir siunčia suvestinę.
- Eskalavimo įspėjimas - siunčiamas vadovui, kai užduotis vėluoja daugiau nei nustatyta riba.
Patvirtinimo darbo eigos
Daugiapakopiai patvirtinimo srautai, pakeičiantys el. paštu siunčiamus patvirtinimus struktūrizuotu, atsekamu procesu. Sukurta nukreipimo logika, laiko atžvilgiu pagrįstas eskalavimas ir išsami audito seka. Tipiniai srautai:
- Nuoseklusis patvirtinimas: Tvirtintojas A turi patvirtinti prieš pranešant tvirtintojui B - su automatiniu eskalavimu, jei per N dienų negaunama atsakymo.
- Lygiagretus tvirtinimas: vienu metu pranešama keliems tvirtintojams, srautas tęsiamas, kai atsako visi (arba kvorumas).
- Sąlyginis maršrutas: patvirtinimo kelias nustatomas pagal laukų reikšmes, pvz., prašymai, viršijantys 10 tūkst. eurų, perduodami finansų direktoriui, kiti - tiesioginiam vadovui.
- Atmestų elementų tvarkymas: atmesti elementai automatiškai grąžinami pateikėjui su tvirtintojo komentarais ir aiškiu tolesniu žingsniu.
- Audito seka: kiekvienas patvirtinimo sprendimas pažymėtas laiko žyma ir įrašytas į "SharePoint" elementų istoriją.
"SharePoint" automatizavimas
Srautai, kuriuos sukelia įvykiai "SharePoint" sąrašuose, atnaujinantys įrašus, sukuriantys susijusius elementus arba paleidžiantys tolesnius procesus. Dažniausiai pasitaikantys pavyzdžiai:
- Kai rizikos statusas pasikeičia į "Uždaryta", automatiškai sukuriamas įrašas "Išmokta pamoka" atskirame sąraše.
- Pridėjus naują tiekėją, sukurkite atitinkamą tiekėjo peržiūros elementą su 12 mėnesių į priekį nustatytu terminu.
- Kai projekto etapas pažymimas kaip užbaigtas, atnaujinkite projekto būseną ir praneškite apie tai projekto savininkui.
- Kai elementas sukuriamas viename sąraše, nukopijuokite pagrindinius laukus į susijusį sąrašą ir išlaikykite ryšį tarp jų.
Sistemų integravimas
Sujunkite "Microsoft 365" su kitomis sistemomis naudodami "Power Automate" standartines ir aukščiausios klasės jungtis. Duomenų srautai tarp įrankių perduodami be rankinio eksporto ir importo ciklų. Dažniausiai pasitaikančios integracijos yra šios:
- "SharePoint" → "Outlook" kalendorius: kurkite arba atnaujinkite kalendoriaus įvykius iš "SharePoint" sąrašo elementų
- "Microsoft Forms" → "SharePoint": formų atsakymų įrašymas tiesiai į struktūrizuotą "SharePoint" sąrašą
- "SharePoint" → "Teams": paskelbkite kortelę "Teams" kanale, kai pridedamas arba atnaujinamas didelio prioriteto elementas.
- Išorinė sistema → "SharePoint": gaukite duomenis iš trečiosios šalies sistemos per "Webhook" ir įrašykite juos į "SharePoint" sąrašą.
Kaip tai veikia.
1. Procesų žemėlapių sudarymas
Prieš ką nors kurdami, išsamiai aprašome procesą, kurį norite automatizuoti: kas yra trigeris, kokios sąlygos, kokie veiksmai, kokios išimtys ir kas atsitinka, kai kas nors nepavyksta. Tai dokumentuojama ir suderinama su jumis prieš pradedant kurti. Srautas, sukurtas remiantis neaiškiu procesu, duoda nepatikimą rezultatą.
2. Sukurti ir išbandyti
Srautai sukuriami ir išbandomi "Microsoft 365" aplinkoje naudojant realius bandymų duomenis. Testuojame ne tik laimingąjį kelią - suveikia trigeris, paleidžiamas srautas, gaunamas el. laiškas - bet ir kraštutinius atvejus: kas nutinka, kai tvirtintojo nėra biure, kai "SharePoint" elementas ištrinamas srauto viduryje, kai el. pašto adreso laukas yra tuščias. Dauguma gamybinio srauto nesėkmių kyla dėl šių scenarijų.
3. UAT ir pasirašymas
Srautą išbandote pagal realius kasdienės veiklos scenarijus. Prieš pasirašydami ištaisome visas problemas, dokumentuojame žinomus apribojimus ir patvirtiname, kad klaidų tvarkymo ir eskalavimo būdai veikia taip, kaip sutarta.
4. Perdavimas ir dokumentacija
Išsamus perdavimas, įskaitant raštišką kiekvieno srauto paleidimo sąlygų, logikos ir veiksmų aprašymą - pakankamai aiškų, kad jūsų komanda jį suprastų ir prižiūrėtų be mūsų pagalbos. Įskaičiuotas 3 mėnesių defektų šalinimas. Nuolatinė parama galima už papildomą mokestį.
Ką mūsų klientai automatizuoja.
Vėluojančių įspėjimų mažinimas
Kasdien paleidžiamas suplanuotas srautas, kuris patikrina visus rizikos registre esančius atvirus sušvelninimo veiksmus, kai paskutinio atnaujinimo data yra daugiau nei prieš 30 dienų, ir kiekvienam kontrolės savininkui išsiunčia asmeninį el. laišką, kuriame išvardijami vėluojantys elementai. Rizikos savininkas gauna santrauką. Nereikia tikrinti sąrašo rankiniu būdu.
Suinteresuotųjų šalių pranešimai
Kai rizikos savininkas "SharePoint" rizikos registre pažymi kolegą kaip suinteresuotąją šalį, iš karto paleidžiamas srautas ir tam asmeniui išsiunčiamas struktūrizuotas el. laiškas su rizikos nuorodos numeriu, pavadinimu ir nuoroda į įrašą. Pranešime patvirtinama, kad jam suteikta prieiga, ir kviečiama prisidėti. Anksčiau tai buvo daroma rankiniu būdu, persiunčiant ekrano nuotrauką.
Patvirtinimo grandinės
Viešųjų pirkimų prašymas, pateiktas per "Power Apps forma įjungia nuoseklų tvirtinimo procesą: pirmiausia tiesioginis vadovas, tada finansų direktorius, jei vertė viršija nustatytą ribą. Kiekvienas tvirtintojas gauna struktūrizuotą "Teams" prisitaikymo kortelę su visa prašymo informacija ir mygtukais "Patvirtinti" / "Atmesti". Jei po 48 valandų negaunama jokio atsakymo, siunčiamas priminimas. Visa sprendimo istorija įrašoma atgal į "SharePoint" elementą.
Įspėjimai apie būsenos pasikeitimą
Kai rizika rizikos registre padidinama nuo reikšmingos iki didelės ar kritinės, srautas iš karto siunčia pranešimą rizikos skyriaus vadovui ir atitinkamos funkcijos vadovui - ne kasdieninį pranešimą, o tiesioginį įspėjimą. Elektroniniame laiške nurodomas rizikos pavadinimas, dabartinis balas, savininkas ir tiesioginė nuoroda į įrašą.
Dokumentų peržiūros priminimai
Suplanuotas srautas tikrina, ar politikos ir procedūrų bibliotekoje yra dokumentų, kurių kitos peržiūros data yra per 30 dienų. Dokumento savininkui siunčiamas priminimas, kuriame nurodomas dokumento pavadinimas, dabartinė versija ir peržiūros terminas. Antras priminimas siunčiamas po 7 dienų, jei būsena neatnaujinta. Anksčiau tvarkyta per bendrą kalendorių, kurio niekas neprižiūrėjo.
Kryžminio sąrašo duomenų sinchronizavimas
Atnaujinus tiekėjo įrašą tiekėjų registre - pasikeitus kontaktui, atnaujinus sutartį, pakeitus statusą - srautas atnaujina atitinkamus įrašus pirkimų stebėjimo sąraše ir rizikos registre. Vienas atnaujinimas, trys sinchronizuoti sąrašai. Pašalinami neatitikimai, kurie susidarydavo, kai naudotojai atnaujindavo vieną sąrašą, bet pamiršdavo kitus.
Skaidri kainodara.
Dirbame laiko ir medžiagų pagrindu. Mokate už faktiškai dirbtas dienas pagal fiksuotą dienos įkainį. Jokių netikėtumų dėl fiksuotos kainos, jokių apimties pokyčių be jūsų sutikimo.
| Srauto tipas | Tipinė taikymo sritis | Orientacinės sąnaudos (grynosios) |
|---|---|---|
| Paprastas pranešimų arba įspėjimų srautas | 1-2 dienos | €800-€1.600 |
| Kelių etapų patvirtinimo darbo eiga | 3-6 dienos | €2.400-€4.800 |
| Dienos įkainis | nuo 800 € per dieną (neto) - 100% nuotolinis | |
Srautai dažnai yra didesnio SharePoint arba "Power Apps jungtinės užduotys - jungtinėms užduotims taikomas vienas dienos įkainis visai apimčiai.
Juo pasitiki komandos visoje Europoje.
"LeapLytics" sukūrė "Power Automate" srautus, kurie siunčia automatinius įspėjimus, kai vėluojama sumažinti riziką, ir praneša suinteresuotosioms šalims, kai jos priskiriamos rizikai. Tai, ką anksčiau reikėdavo atlikti rankiniu būdu, dabar vyksta niekam apie tai negalvojant.
- Rizika ir komanda, Logistika, Vokietija
Kodėl "LeapLytics"?
Tvarkysime kraštinius atvejus
Pagrindinis "Power Automate" srautas, sukurtas per 20 minučių, veikia gerai, kol "SharePoint" elementas ištrinamas viduryje patvirtinimo, patvirtintojo paskyra išjungiama arba el. pašto adreso lauke padaroma rašybos klaida. Šie scenarijai sukelia neapdorotas klaidas, tylias klaidas ir srautus, kurie nustoja veikti niekam nepastebėjus. Į kiekvieną srautą įtraukiame klaidų tvarkymą, pakartotinio bandymo logiką ir pranešimus apie nesėkmes, kad, kai kas nors nepavyksta - o taip ir būna - apie tai iš karto sužinotų reikiamas asmuo.
Proceso žinios, ne tik srauto kūrimas
Jūsų užklausą ne tik išverčiame į trigerio ir veiksmo seką. Mes klausiame, kas atsitinka, kai tvirtintojas atostogauja, koks yra eskalacijos kelias, kokia verslo taisyklė yra susijusi su išimtimi. Teisingai nustatę proceso logiką prieš kurdami srautą, sutaupysite daug daugiau laiko, nei suklydę ir pertvarkę. Esame kartografavę pakankamai verslo procesų, kad žinotume, kokius klausimus užduoti.
M365 stekas, nuo galo iki galo
Mūsų srautai prijungti prie "SharePoint", "Power Apps, "Teams", "Outlook" ir "Power BI. Jei jums reikia tinkamai struktūrizuoti "SharePoint" sąrašą, kad srautas galėtų veikti, mes tai taip pat padarysime. Ta pati komanda, ta pati užduotis, tas pats dienos įkainis - jokio perdavimo tarp atskirų darbo srautų.
Dažniausiai užduodami klausimai.
Ar reikia papildomų "Power Automate" licencijų?
Ne, standartiniams naudojimo atvejams. "Power Automate" su standartinėmis M365 jungtimis - "SharePoint", "Outlook", "Teams", "Forms" - įtraukta į daugumą "Microsoft 365" planų, įskaitant "Business Standard", E3 ir E5. Aukščiausios klasės jungtims ("Salesforce", SAP, "ServiceNow") arba didelės apimties srautams gali prireikti papildomų licencijų. Prieš pradėdami darbą, patvirtiname jūsų teisę ir informuojame, ar reikia papildomų licencijų.
Ar "Power Automate" gali prisijungti prie ne "Microsoft" sistemų?
Taip. "Power Automate" turi šimtus jungčių. Standartinės jungtys apima daugumą "Microsoft" ir įprastų trečiųjų šalių paslaugų be jokių papildomų išlaidų. Įmonių sistemoms, tokioms kaip "Salesforce", SAP ar "ServiceNow", skirtoms "Premium" jungtims reikia "Power Automate Premium" licencijos vienam naudotojui. Iš anksto pasakysime, kokių jungčių reikia jūsų srautams ir kokios yra licencijavimo pasekmės.
Kas atsitinka, jei po įdiegimo nutrūksta srautas?
Mūsų srautai apima klaidų tvarkymą, kuris fiksuoja nesėkmes ir nedelsdamas siunčia pranešimą paskirtam savininkui, o ne tyliai nutraukia darbą. Be to, po įdiegimo be papildomų išlaidų 3 mėnesius taisome defektus, padengdami bet kokias nesėkmes, atsiradusias dėl mūsų kūrimo problemų.
Ar galite dokumentuoti srautus, kad galėtume patys juos prižiūrėti?
Taip. Į kiekvieną užduotį įtraukiami rašytiniai kiekvieno srauto paleidimo sąlygų, loginių atšakų, veiksmų ir klaidų tvarkymo dokumentai, parašyti paprasta kalba, o ne tik srauto drobės ekrano nuotraukos. Jūsų komanda turėtų suprasti, ką daro srautas, ir atlikti nedidelius koregavimus be būtinybės mums skambinti.
Kiek laiko užtrunka sukurti "Power Automate" srautą?
Paprastas pranešimų ar perspėjimų srautas - vienas trigeris, viena sąlyga, vienas el. laiškas - paprastai trunka 1-2 dienas, įskaitant testavimą ir dokumentavimą. Kelių etapų patvirtinimo darbo eiga su sąlyginiu nukreipimu, eskalavimu, atmetimo tvarkymu ir klaidų gaudymu paprastai užtrunka 3-6 dienas. Prieš pradėdami darbą, pateikiame jums raštišką apimtį.
Ar galite peržiūrėti ir ištaisyti srautus, kuriuos jau sukūrėme patys?
Taip. Srauto optimizavimas ir trikčių šalinimas yra įprastas darbas. Atliekame esamų srautų auditą, nustatome klaidų tvarkymo spragas ir logikos problemas bei ištaisome tai, kas sukelia problemų. Dažnai tai atliekama greičiau ir pigiau nei pertvarkyti iš naujo.
Dažnai derinama su "Power Automate".
"SharePoint" kūrimas
Daugumą "Power Automate" srautų sukelia įvykiai "SharePoint" sąrašuose. Gerai sudarytas sąrašas su tinkamais stulpelių tipais ir patvirtinimu užtikrina srautų patikimumą ir palengvina jų priežiūrą. Kai reikia, projektuojame ir kuriame abu šiuos srautus vienu įsitraukimu.
"Power Apps
"Power Apps" formose fiksuojami struktūrizuoti duomenys, o "Power Automate" srautuose tvarkomi tolesni veiksmai - patvirtinimai, pranešimai, įrašų atnaujinimai. Šios dvi paslaugos natūraliai dera tarpusavyje, todėl, kai reikia abiejų paslaugų, mes jas sukuriame kartu kaip to paties projekto dalį.
Rizikos registras
Automatiniai pavėluoto poveikio mažinimo įspėjimai ir pranešimai suinteresuotosioms šalims yra pagrindinė mūsų rizikos registro pasiūlymo dalis. "Power Automate" srautai yra standartinė kiekvieno rizikos registro kūrimo dalis, o ne priedas.
Ar esate pasiruošę nebedaryti visko rankiniu būdu?
Papasakokite, kokį procesą norite automatizuoti - kas jį sukelia, kas turi įvykti ir kas turi žinoti. Per 24 valandas pateiksime orientacinę apimtį ir sąmatą.
Arba rašykite mums tiesiogiai el. paštu info@leaplytics.de
Susijusios paslaugos: "SharePoint" kūrimas - "Power Apps - "Power BI" konsultacijos - Rizikos registras
