UI za upravljanje pogodb: Nikoli ne zamudite podaljšanja, nikoli ne izgubite pregleda nad pogoji
Pogodbe so pri javnem naročanju povsod prisotne. Pogodbe z dobavitelji. Pogodbe o storitvah. Obveznosti glede obsega. Licenčne pogodbe. Okvirni sporazumi. Vsak od njih ima pomembne pogoje.
Cene. Obseg. Datumi podaljšanja. Klavzule o prenehanju. Sporazumi o ravni storitev. Kazenski pogoji. Podrobnosti, ki določajo, ali ste dobili vrednost ali ste bili izkoriščeni.
Vendar večina podjetij ne ve, kaj je zapisano v njihovih pogodbah. Ne zato, ker jim je vseeno. Ker imajo na stotine pogodb in nihče nima časa, da bi prebral in spremljal vsako od njih.
Datumi za podaljšanje so zamujeni. Samodejno podaljševanje poteka brez pregleda. Pogoji se pozabijo. Dobavitelji ne izpolnjujejo obveznosti in nihče tega ne opazi. Denar ostane povsod na mizi.
Umetna inteligenca to spremeni. Prebere pogodbe. Izvleče, kar je pomembno. Spremlja vsak datum in obveznost. Poskrbi, da veste, s čim ste se strinjali in ali ste to tudi dobili.
Zakaj je upravljanje pogodb neuspešno
Kako je videti upravljanje pogodb v večini podjetij:
Podpisane so pogodbe. Nekdo jih vloži. Običajno na skupnem disku, morda v sistemu za upravljanje pogodb, če ga imate.
Kaj pa potem? Ljudje pozabijo, kaj je v njih. Oseba, ki se je pogajala o poslu, se preseli na drugo delovno mesto. Pogodba ostane tam.
Leto pozneje se pogodba samodejno podaljša. Nihče je ni pregledal. Nihče ni preveril, ali so pogoji še vedno konkurenčni. Nihče ni preveril, ali je dobavitelj izpolnil svoje obveznosti. Vključeni ste še za eno leto.
Ali še huje - zamudite odpovedni rok. Želeli ste zamenjati dobavitelja, vendar ga niste obvestili 90 dni pred podaljšanjem. Zdaj ste obtičali še za eno pogodbeno obdobje.
Medtem naročate pri dobaviteljih, ne da bi vedeli, kaj ste izpogajali. Ali je to pogodbena cena? Ali smo dobili količinske popuste, o katerih smo se dogovorili? Ali dobavitelj izpolnjuje dobavne obveznosti?
Nihče ne ve. Ne zato, ker ne bi želeli - ker je ročno sledenje vsemu temu nemogoče.
Ekipe za javna naročila ne morejo prebrati na stotine pogodb in si zapomniti vseh izrazov. Ne morejo spremljati uspešnosti vsakega dobavitelja glede na vse obveznosti. Ne morejo spremljati na desetine datumov podaljšanja, medtem ko delajo vse drugo.
Tako stvari zdrsnejo. Podaljšanja so zamujena. Pogoji se ne izvajajo. Denar se zapravi.
Kako umetna inteligenca vpliva na upravljanje pogodb
UI ne shranjuje le pogodb. Prebere jih. Razume jih. Sledi jim. Tukaj je opisano, kako.
Samodejno izvleče ključne izraze
V umetno inteligenco naložite pogodbo. Ta prebere celoten dokument - vsako stran, vsak člen, vsak izraz.
Izvleče tisto, kar je pomembno:
- Informacije o cenah: Cene na enoto. Količinski popusti. Klavzule o prilagoditvi cen. Minimalni in maksimalni cenovni pogoji.
- Obveznosti v obsegu: Minimalne nakupne obveznosti. Pragovi za prekinitev obsega. Obdobja obveznosti. Sankcije za primanjkljaj.
- Datumi pogodbe: Datum začetka. Končni datum. Datum podaljšanja. Obdobja odpovednega roka. Pogoji samodejnega podaljšanja.
- sporazumi o ravni storitev: Časovni okviri dostave. Standardi kakovosti. Odzivni časi. Obveznosti glede obratovalnega časa. Merila uspešnosti.
- Pogoji prenehanja: Zahteve za obveščanje. Klavzule o predčasni prekinitvi pogodbe. Pogoji za kršitev. Pogoji in pristojbine za izstop.
- Plačilni pogoji: Urniki plačil. Neto pogoji. Popusti za predčasno plačilo. Kazni za zamudo pri plačilu.
- Zahteve glede skladnosti: Certifikati. Zavarovanje. Revizije. Obveznosti poročanja. Skladnost s predpisi.
To ni iskanje po ključnih besedah. Umetna inteligenca razume kontekst. Ve, da je plačilni rok "neto 30" drugačen od "30-dnevnega odpovednega roka". Razlikuje med klavzulami o povečanju cene in stopnjami količinskih popustov.
Iz nestrukturiranih pogodb pridobite strukturirane podatke. Vsak ključni izraz je izluščen, kategoriziran in pripravljen za uporabo.
Ni več treba brati 40 strani pogodb, da bi našli datum podaljšanja. Nič več iskanja po dokumentih, da bi si zapomnili odpovedni rok. Vse je zbrano in urejeno.
Spremlja datume obnovitve in nikoli ne zamudi rokov
Najdražji neuspeh pri upravljanju pogodb? Zamujena podaljšanja.
Samodejno podaljšanje se izvede brez pregleda. Odpovedni rok mine neopaženo. Izgubite priložnost za ponovna pogajanja, zamenjavo dobavitelja ali prilagoditev pogojev.
Umetna inteligenca spremlja vse kritične datume:
- Datumi zaključka pogodbe: Kdaj poteče ta pogodba?
- Datumi samodejnega podaljšanja: Kdaj se bo pogodba samodejno podaljšala, če ne bomo ukrepali?
- Roki za obvestilo o odpovedi: Zadnji dan za obvestilo o prekinitvi ali ponovnem pogajanju.
- Datumi mejnikov: Kontrolne točke za prevzemanje obveznosti. Datumi pregleda uspešnosti. Datumi prilagoditve cen.
- Roki za uskladitev: Ko je treba obnoviti certifikate. Ko poteče veljavnost zahtevanih dokumentov.
Ne spremlja le datumov. Opozori vas, še preden so pomembni.
Obvestilo o odpovedi je potrebno 90 dni pred podaljšanjem? Opozorilo prejmete 120 dni prej. Čas za oceno dobavitelja, preučitev alternativ in sprejetje odločitve.
Klavzula o prilagoditvi cen omogoča letna povečanja? Opozorilo prejmete, preden jo dobavitelj uporabi. Čas za pogajanja ali pripravo.
Konec obdobja obveznosti za količino? Prejmete napoved: ste na pravi poti, da jo izpolnite? Če ne, je čas za prilagoditev naročanja ali ponovna pogajanja o pogojih.
Brez preglednic, ki bi jih bilo treba vzdrževati. Nobenih ročnih vnosov v koledar. Ni zamujenih rokov, ker je nekdo pozabil preveriti.
Primerjava pogodbenih pogojev med različnimi dobavitelji
Imate pet dobaviteljev, ki ponujajo podobne izdelke. Ali so vaši pogoji usklajeni? Ali pa je en dobavitelj izpogajal boljše pogoje, ki bi morali biti vaše merilo?
UI primerja pogodbe:
- Primerjava cen: Kateri dobavitelj ima najboljše cene za primerljive izdelke? Kje so cenovna odstopanja?
- Plačilni pogoji: Neto 30 pri enem dobavitelju, neto 60 pri drugem. Zakaj razlika? Ali jo lahko standardizirate?
- Ravni storitev: En dobavitelj se zaveže k dostavi v 48 urah, drugi v 5 dneh. Ali plačujete enako?
- količinski popusti: Različne točke preloma in diskontne stopnje. Katera struktura je najugodnejša?
- Prilagodljivost zaključevanja: Nekatere pogodbe imajo 90-dnevni odpovedni rok, druge 180-dnevnega. Nekatere imajo izstopne pristojbine, druge ne.
- Razporeditev tveganj: Kdo nosi tveganje za težave s kakovostjo? Neuspešne dobave? nestanovitnost cen?
Vidite vzorce. En dobavitelj ima vedno boljše pogoje. Zakaj? Ali imate z njim močnejši odnos ali pa se je vaša ekipa bolje pogajala. V vsakem primeru postane to vaše merilo za druge dobavitelje.
Opazite težave. En dobavitelj ima pogoje, ki so izstopajoči - slabši plačilni pogoji, strožje obveznosti, višje kazni. Čas je za ponovna pogajanja ali razmislek o drugih možnostih.
Pogajanja o pogodbah postanejo strateška. Veste, kateri pogoji so standardni v vaši bazi dobaviteljev. Veste, kje imate vpliv. Pogajate se z znanjem.
Spremlja skladnost s pogodbenimi pogoji
Pogodbe so pomembne le, če jih spoštujeta obe strani. Vendar večina podjetij ne spremlja, ali dobavitelji izpolnjujejo zaveze.
UI spremlja izvajanje pogodbe:
- Skladnost cen: Ali se nam zaračuna pogodbena cena? Ali se uporabljajo popusti? Ali so povišanja cen v skladu z dogovorjenimi pogoji?
- Spremljanje obveznosti glede obsega: Ali izpolnjujemo minimalne nakupne obveznosti? Ali smo dosegli količinske presežke, ki bi morali sprožiti boljše cene?
- Izvedba dostave: Ali dobavitelj izpolnjuje dogovorjene dobavne roke? Kako pogosto zamuja? Za koliko?
- Standardi kakovosti: Delež napak. Stopnje vračil. Kazalniki kakovosti glede na pogodbene standarde.
- Upoštevanje ravni storitev: Odzivni časi. Reševanje težav. Razpoložljivost podpore. Vse, kar je bilo obljubljeno v pogodbi SLA.
- Skladnost z dokumentacijo: Ali so zahtevani certifikati veljavni? Ali je zavarovanje ohranjeno? Ali so opravljene revizije?
UI povezuje pogodbene pogoje z operativnimi podatki. Ne ve le, kaj je bilo obljubljeno, temveč tudi spremlja, ali je bilo izpolnjeno.
Dobavitelj se zaveže k pravočasni dobavi 95%, vendar dobavi pravočasno le 80% časa? UI ga označi s podatki. Čas je za razpravo o uspešnosti dobavitelja, podprto z dejstvi.
Vam zaračunajo več, kot je pogodbena cena? UI to ugotovi, še preden plačate račun, in ne mesece pozneje med revizijo.
Pri tem ne gre za nasprotovanje dobaviteljem. Gre za odgovornost. Obe strani sta se dogovorili o pogojih. UI zagotavlja, da jih obe strani spoštujeta.
Predlogi pogajalskih točk za obnovitve
Bliža se podaljšanje pogodbe. Čas za pogajanja. Toda o čem se morate pogajati?
UI je pripravila kratek povzetek pogajanj:
- Analiza učinkovitosti: Kako se je dobavitelj odrezal? Kje je izpolnil svoje obveznosti? Kje je bil slabši?
- Merilo za določanje cen: Kako se cene tega dobavitelja primerjajo z drugimi? S tržnimi cenami? Ali so se cene v pogodbenem obdobju zvišale?
- Analiza obsega: Ali smo izpolnili obveznosti glede obsega? Če smo jih presegli, ali bi se morali pogajati o boljših cenah? Če nismo izpolnili obveznosti, jih moramo prilagoditi?
- Primerjava terminov: Kakšni so pogoji tega dobavitelja v primerjavi z drugimi dobavitelji? Kje so možnosti za izboljšave?
- Raziskovanje trga: Kaj se dogaja na trgu? Ali se pogoji ponudbe spreminjajo? Ali so na voljo novi dobavitelji?
- Ocena finančnega vzvoda: Kje imate pogajalski vzvod? Koncentracija obsega? Alternativni dobavitelji? Dobro poslovanje?
V pogajanja o podaljšanju vstopate s podatki. Ne le s prošnjo za "boljše pogoje". Zahtevajte konkretne izboljšave, podprte s podatki o uspešnosti in tržnim kontekstom.
"Vaša pravočasna dobava je znašala 82%, kar je manj od 95%, za katere smo sklenili pogodbo. Potrebujemo boljšo učinkovitost ali prilagojeno ceno, ki bo odražala dodatne stroške, ki nam jih to povzroča."
"Svojo obveznost smo presegli za 30%. Pogovoriti bi se morali o izboljšanju cen za to povečano količino."
"Primerljivi dobavitelji ponujajo neto 45 pogojev. Radi bi se prilagodili z neto 30, da bi ustrezali tržnim standardom."
Posebno. Podprto s podatki. Razumno. Pogajanja, ki prinašajo rezultate.
Kaj to pomeni za vas
Za CPO in vodje nabave
Pridobite popoln pregled in nadzor nad svojim portfeljem pogodb.
- Ni zamujenih obnovitev: Spremljanje vsakega kritičnega datuma. Opozorila pred iztekom rokov. Čas za sprejemanje strateških odločitev.
- Boljši pogajalski položaj: Podatki o zmogljivosti. Tržna merila. Primerjave obdobij. Dokazi za pogajanja.
- pregled nad pogodbenimi obveznostmi: Vedite, k čemu ste se zavezali. Spremljajte, ali so zaveze izpolnjene.
- Standardizirani izrazi: Oglejte si, v katerih primerih se pogoji med ponudniki razlikujejo. Spodbujajte doslednost, kjer je to smiselno.
- Upravljanje tveganj: Ugotovite, kje imate neugodne pogoje. Določite pogodbe, ki jih je treba obravnavati.
Za vodje nabave in kupce
Upravljate pogodbe, namesto da bi iskali informacije.
- Poznajte svoje pogodbe: Brez ponovnega branja vsake strani. Ključni izrazi so izvlečeni in na voljo.
- Pripravite se na obnovitve s podatki: Analiza učinkovitosti. Tržni kontekst. Pripravljene pogajalske točke.
- Spremljajte uspešnost dobaviteljev: V primerjavi s pogodbenimi obveznostmi. Dokazila za razprave z dobavitelji.
- Zagotovite skladnost cen: Potrdite stroške glede na pogodbene pogoje. Ujemite previsoke stroške pred plačilom.
- Osredotočite se na strateške pogodbe: Rutinske pogodbe se spremljajo samodejno. Osredotočite se na zapletene pogodbe z visoko vrednostjo.
Za podjetje
Boljše upravljanje pogodb pomeni boljše pogoje in manj težav.
- Boljši pogodbeni pogoji: S podatki podprta pogajanja o podaljšanju dajejo boljše rezultate kot reaktivna podaljšanja.
- Odgovornost dobaviteljev: Spremljanje uspešnosti zagotavlja, da dobavitelji izpolnijo, kar so obljubili.
- Denar ni ostal na mizi: Preverjanje skladnosti cen. Uveljavljanje količinskih popustov. Strateška uporaba oken za prekinitev pogodbe.
- Zmanjšanje tveganja: Spremljanje pogodbenih obveznosti. Spremljanje skladnosti. Zgodnje opozarjanje na težave.
- Strateška prožnost: Ugotovite, kdaj se pogodbe iztečejo. Načrtujte prehode dobaviteljev. Izogibajte se nezaželenim samodejnim podaljšanjem pogodb.
Česa umetna inteligenca ne bo naredila
Jasno povejmo, kakšne so omejitve.
UI se ne pogaja o pogodbah. Ljudje se pogajajo. UI zagotavlja podatke in analize, ki so podlaga za pogajanja.
UI ne razlaga dvoumnega pogodbenega jezika, o katerem se ne strinjajo niti pravniki. Za zapleteno pravno razlago je še vedno potrebno človeško strokovno znanje.
Umetna inteligenca ne sprejema strateških odločitev o podaljšanju pogodb. Odločitev o podaljšanju, ponovnih pogajanjih ali zamenjavi dobavitelja je odvisna od poslovne strategije, odnosov in dejavnikov, ki presegajo pogodbene pogoje.
Umetna inteligenca omogoča dostop do informacij o pogodbah. Spremlja datume in obveznosti. Spremlja skladnost. Zagotavlja podatke za odločanje.
Vaša skupina za nabavo še vedno sprejema strateške odločitve. Le da jih sprejema z boljšimi informacijami in z več časa, saj se ne utaplja v administraciji pogodb.
Resnični rezultati umetne inteligence pri upravljanju pogodb
Kako je to videti v praksi:
Nič zamujenih obnovitev: Spremljanje vsakega podaljšanja. Poslana opozorila s časom za strateško ukrepanje. Nič več neželenih samodejnih podaljšanj.
Boljši pogoji podaljšanja: Pogajanja, podprta s podatki, imajo v povprečju 5-15% boljše cene. Pogovori, ki temeljijo na uspešnosti, krepijo pogoje.
Prihranki zaradi skladnosti cene: Z lovljenjem previsokih stroškov in manjkajočih popustov običajno prihranite 2-5% pogodbene porabe.
Hitrejši dostop do pogodb: Iskanje ključnih izrazov traja nekaj sekund in ne več ur branja dokumentov. Odgovori na vprašanja so takojšnji.
Odgovornost dobaviteljev: Spremljanje uspešnosti ustvarja dokaze za razprave. Dobavitelji jemljejo zaveze resneje, če se jim sledi.
Ne gre za revolucionarne spremembe. Gre za pravilno upravljanje pogodb, ne da bi za to potrebovali vojsko ljudi.
Ste pripravljeni prevzeti nadzor nad svojimi pogodbami?
Vsako podjetje ima drugačen portfelj pogodb. Različni dobavitelji. Različne pogodbene strukture. Različni pogoji, ki so pomembni za vaše podjetje.
Ne prodajamo splošnih sistemov za upravljanje pogodb. Preučimo vaše specifične pogodbe in ugotovimo, čemu je treba slediti. Izdelamo sisteme, ki izločajo pogoje, ki so za vas pomembni. Ustvarjamo opozorila in poročila, ki ustrezajo načinu dela vaše ekipe za javna naročila.
Ni obljub, da bo umetna inteligenca razumela vse pravne nianse. Samo praktična orodja, s katerimi bodo vaše pogodbe lažje obvladljive in s katerimi ne boste zamudili pomembnih stvari.
