Gradimo delovne tokove Power Automate, ki samodejno obdelujejo obvestila, odobritve in posodobitve podatkov - neposredno v vašem okolju Microsoft 365. Strukturirani, dokumentirani in zasnovani tako, da delujejo tudi v produkciji - in ne le v demo različici.
Vaša ekipa ročno opravlja stvari, ki bi jih Microsoft 365 lahko opravil samodejno.
Iskanje odobritev po e-pošti, ročno posodabljanje statusov, ročno pošiljanje opomnikov - to so rešljivi problemi. Power Automate poveže vaša orodja Microsoft 365 in samodejno opravi ta opravila, tako da jih vaši ekipi ni treba opravljati. Vprašanje ni, ali je to mogoče avtomatizirati. Gre za to, ali je tok zgrajen dovolj dobro, da mu lahko zaupamo.
Zahtevki za odobritev se izgubijo v prejetih sporočilih
E-poštno sporočilo o odobritvi je pokopano pod petdesetimi drugimi. Odobrilec se ne odzove, nihče ne ve, kakšen je status, in dva tedna pozneje nekdo ugotovi, da je postopek zastal. Ni revizijske sledi, ni stopnjevanja in ni zapisa o tem, kdo je kaj odobril in kdaj. Ko revizor vpraša, mu nihče ne more odgovoriti.
Ročni opomniki za zamujene naloge
Pregledi pravilnikov, podaljšanja pogodb, roki za ublažitev, preverjanje skladnosti - nekdo se mora spomniti, da jih mora spremljati. Običajno je to koledarski opomnik, ki se premakne, nato spet premakne, nato pa ga ni mogoče upoštevati. Ko rok mine neopaženo, so stroški nesorazmerni s tem, kako preprost bi bil opomnik.
Podatki, vneseni na enem mestu, se nikoli ne prenesejo na drugo.
Nov dobavitelj je dodan na en seznam, ne pa tudi v finančni sistem. Status tveganja je posodobljen v registru, vendar je na nadzorni plošči še vedno prikazana stara vrednost. Uporabniki ponovno vnašajo podatke med orodji, vnašajo napake in nihče ne zaupa nobenemu enotnemu viru resnice.
Delovni tokovi, ki jih gradimo za naše stranke.
Gradimo tokove Power Automate, ki povezujejo SharePoint, Outlook, Teams in druga orodja Microsoft 365. Od posameznega opozorila do večstopenjske verige odobritve z eskalacijami, pogoji in obdelavo napak.
Opozorila in obvestila po e-pošti
Avtomatizirana e-poštna sporočila, ki jih sprožijo dogodki v seznamih SharePoint - novi elementi, spremembe stanja, posodobitve polj ali pretekli datumi. Konfigurirano za pošiljanje pravi osebi, ob pravem času in s pravimi informacijami v telesu sporočila. Tipični tokovi vključujejo:
- Opozorilo o zapozneli ublažitvi - pošlje lastniku tveganja, če ublažitev ni bila posodobljena po določenem obdobju.
- Obvestilo o dodelitvi deležnika - samodejno pošlje e-pošto imenovanemu deležniku, ko je ta označen pri tveganju ali elementu ukrepa.
- Opozorilo o spremembi statusa - obvesti lastnika, ko zapis v SharePointu spremeni status
- Opomnik o prihajajočem roku - načrtovani tok, ki preveri elemente z rokom plačila v naslednjih N dneh in pošlje povzetek.
- Opozorilo o eskalaciji - pošlje se vodji, ko je zamuda pri opravilu večja od določenega praga.
Delovni tokovi odobritve
Večstopenjski tokovi odobritve, ki nadomestijo odobritve po e-pošti s strukturiranim in sledljivim postopkom. Vgrajena je logika usmerjanja, časovno opredeljene eskalacije in popolna revizijska sled. Tipični tokovi vključujejo:
- Zaporedna odobritev: z avtomatsko eskalacijo, če v N dneh ni odgovora.
- Vzporedna odobritev: hkrati je obveščenih več odobravalcev, tok se nadaljuje, ko se odzovejo vsi (ali kvorum).
- Pogojno usmerjanje: pot odobritve je določena z vrednostmi polj - npr. zahtevki nad 10 tisoč evrov gredo k finančnemu direktorju, drugi k neposrednemu vodji.
- Obravnava zavrnitve: zavrnjeni elementi se samodejno vrnejo predlagatelju s pripombami odobravalca in jasnim naslednjim korakom.
- Revizijska sled: vsaka odločitev o odobritvi je označena s časovnim žigom in zabeležena v zgodovini elementa SharePoint
Avtomatizacija SharePoint
Tokovi, ki jih sprožijo dogodki v seznamih SharePoint, ki posodabljajo zapise, ustvarjajo povezane elemente ali sprožajo nadaljnje postopke. Pogosti primeri vključujejo:
- Ko se status tveganja spremeni v zaprto, samodejno ustvarite zapis o pridobljeni izkušnji na ločenem seznamu.
- Ko je dodan nov dobavitelj, ustvarite ustrezno postavko za pregled dobavitelja z datumom zapadlosti za 12 mesecev vnaprej.
- Ko je mejnik projekta označen kot zaključen, posodobite stanje projekta in o tem obvestite lastnika projekta.
- Ko je element ustvarjen v enem seznamu, kopirajte ključna polja v sorodni seznam in ohranite povezavo med njima.
Sistemske integracije
Microsoft 365 povežite z drugimi sistemi s standardnimi in vrhunskimi povezovalniki Power Automate. Podatki tečejo med orodji brez ročnih ciklov izvoza/uvoza. Pogoste integracije vključujejo:
- SharePoint → Outlookov koledar: ustvarjanje ali posodabljanje koledarskih dogodkov iz elementov seznama SharePoint
- Microsoft Forms → SharePoint: zajemanje odgovorov na obrazce neposredno v strukturiran seznam SharePoint
- SharePoint → Teams: objava kartice v kanalu Teams, ko je dodan ali posodobljen zelo pomemben element.
- Zunanji sistem → SharePoint: prejemanje podatkov iz sistema tretje osebe prek spletne kljuke in njihovo zapisovanje v seznam SharePoint
Kako deluje.
1. Kartiranje procesov
Preden začnemo graditi, podrobno opišemo proces, ki ga želite avtomatizirati: kaj je sprožilec, kateri so pogoji, katera so dejanja, katere so izjeme in kaj se zgodi, če gre kaj narobe. To dokumentiramo in se z vami dogovorimo, preden se začne razvoj. Tok, ki je zgrajen na podlagi nejasnega procesa, daje nezanesljiv rezultat.
2. Sestavljanje in testiranje
Tokovi so izdelani in preizkušeni v vašem okolju Microsoft 365 z uporabo realističnih testnih podatkov. Preizkušamo ne le srečno pot - sproži se sprožilec, tok se izvede, e-pošta prispe - ampak tudi robne primere: kaj se zgodi, ko odobravalca ni v pisarni, ko je element SharePoint izbrisan sredi toka, ko je polje e-poštnega naslova prazno. Večina napak produkcijskega toka je posledica teh scenarijev.
3. UAT in potrditev
Preizkusite tok na podlagi resničnih scenarijev iz vsakodnevnega delovanja. Odpravimo vse težave, dokumentiramo znane omejitve in potrdimo, da poti za obravnavo napak in eskalacijo delujejo, kot je bilo dogovorjeno pred podpisom.
4. Predaja in dokumentacija
Popolna predaja, vključno s pisnim opisom sprožilnih pogojev, logike in dejanj vsakega toka - dovolj jasno, da ga bo vaša ekipa razumela in vzdrževala, ne da bi potrebovala nas. Vključuje 3 mesece odpravljanja napak. Stalna podpora je na voljo kot honorar.
Kaj naše stranke avtomatizirajo.
Blažitev Zamujena opozorila
Načrtovani tok se izvaja vsak dan, preveri vse odprte ublažitve v registru tveganj za elemente, pri katerih je datum zadnje posodobitve pred več kot 30 dnevi, in vsakemu lastniku nadzora pošlje prilagojeno e-pošto s seznamom njegovih zamujenih elementov. Lastnik tveganja prejme povzetek. Ročno preverjanje seznama ni potrebno.
Obvestila zainteresiranim stranem
Ko lastnik tveganja označi sodelavca kot zainteresirano stran v registru tveganj SharePoint, se takoj sproži tok, ki tej osebi pošlje strukturirano e-poštno sporočilo z referenčno številko tveganja, naslovom in povezavo do zapisa. Sporočilo potrdi, da ji je bil odobren dostop, in jo povabi k sodelovanju. Prej je bilo to treba storiti ročno s posredovanjem posnetka zaslona.
Verige odobritve
Zahtevek za oddajo naročila, predložen prek Aplikacije Power Apps obrazec sproži zaporedni tok odobritve: najprej neposredni vodja, nato finančni direktor, če vrednost presega prag. Vsak odobravalec dobi strukturirano prilagoditveno kartico Teams s celotnimi podatki o zahtevi in gumbi za odobritev/ zavrnitev. Če po 48 urah ni odziva, se sproži opomnik. Celotna zgodovina odločitev se zapiše nazaj v element SharePoint.
Opozorila o spremembi stanja
Ko se tveganje v registru tveganj poveča s pomembnega na večje ali kritično, tok takoj pošlje obvestilo vodji oddelka za tveganja in vodji ustrezne funkcije - ne gre za dnevni pregled, temveč za takojšnje opozorilo. Elektronsko sporočilo vsebuje naslov tveganja, trenutno oceno, lastnika in neposredno povezavo do zapisa.
Opomniki za pregled dokumentov
Načrtovani tok preveri knjižnico pravil in postopkov za dokumente, pri katerih je datum naslednjega pregleda v 30 dneh. Lastniku dokumenta pošlje opomnik z imenom dokumenta, trenutno različico in rokom pregleda. Drugi opomnik se pošlje čez 7 dni, če stanje ni bilo posodobljeno. Prej je bilo to urejeno prek koledarja v skupni rabi, ki ga ni nihče vzdrževal.
Sinhronizacija podatkov iz navzkrižnega seznama
Ob posodobitvi zapisa o dobavitelju v registru dobaviteljev - sprememba stika, podaljšanje pogodbe, sprememba statusa - tok posodobi ustrezne vnose na seznamu za spremljanje naročil in v registru tveganj. Ena posodobitev, trije sinhronizirani seznami. Odpravi neskladja, ki so se kopičila, ko so uporabniki posodobili en seznam, na druge pa pozabili.
Pregledno določanje cen.
Delamo na podlagi časa in materiala. Plačujete za dejansko opravljene dneve po fiksni dnevni tarifi. Brez presenečenj glede fiksne cene in brez vašega soglasja.
| Vrsta pretoka | Tipičen obseg | Okvirni stroški (neto) |
|---|---|---|
| Preprost tok obvestil ali opozoril | 1-2 dni | €800-€1.600 |
| Večstopenjski delovni postopek odobritve | 3-6 dni | €2.400-€4.800 |
| Dnevna tarifa | od 800 €/dan (neto) - 100% daljinski upravljalnik | |
Tokovi so pogosto del večjega SharePoint ali Aplikacije Power Apps sodelovanje - za združene posle velja enotna dnevna cena za celoten obseg.
Zaupajo mu ekipe po vsej Evropi.
LeapLytics je zgradil tokove Power Automate, ki pošiljajo samodejna opozorila, ko so zmanjšanja tveganj prepozna, in obveščajo deležnike, ko so dodeljeni tveganju. Kar je včasih zahtevalo ročno spremljanje, se zdaj zgodi, ne da bi moral kdo o tem razmišljati.
- Tveganje in ekipa, Logistika, Nemčija
Zakaj LeapLytics?
Obravnavamo robne primere
Osnovni tok Power Automate, ki je bil ustvarjen v 20 minutah, deluje dobro, dokler element SharePoint ni izbrisan sredi odobritve, račun odobritelja ni onemogočen ali polje e-poštnega naslova ne vsebuje tiskarske napake. Ti scenariji povzročijo neobdelane napake, tihe napake in tokove, ki prenehajo delovati, ne da bi kdo to opazil. V vsak tok vgradimo obdelavo napak, logiko ponovnega poskusa in obvestila o neuspehu, tako da ko gre kaj narobe - in to se zgodi -, prava oseba takoj izve za to.
Poznavanje procesov, ne le gradnja tokov
Vaše zahteve ne prevedemo le v zaporedje sprožilcev in dejanj. Vprašamo, kaj se zgodi, ko je odobravalec na dopustu, kakšna je eskalacijska pot, kakšno je poslovno pravilo za izjemo. Če pred oblikovanjem toka pravilno določimo logiko procesa, prihranimo bistveno več časa, kot če jo napačno določimo in jo ponovno oblikujemo. Kartirali smo dovolj poslovnih procesov, da vemo, katera vprašanja je treba zastaviti.
Sklad M365, od konca do konca
Naši tokovi povezujejo SharePoint, Aplikacije Power Apps, Teams, Outlook in Power BI. Če je treba seznam SharePoint pravilno strukturirati, da lahko tok deluje, naredimo tudi to. Ista ekipa, isti projekt, enaka dnevna cena - brez predaje med ločenimi delovnimi tokovi.
Pogosto zastavljena vprašanja.
Ali potrebujemo dodatne licence za Power Automate?
Ne, za standardne primere uporabe. Power Automate s standardnimi priključki M365 - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - je vključen v večino načrtov Microsoft 365, vključno z Business Standard, E3 in E5. Za premijske priključke (Salesforce, SAP, ServiceNow) ali tokove z velikim obsegom bodo morda potrebne dodatne licence. Pred začetkom potrdimo vašo upravičenost in vam svetujemo, ali so potrebne dodatne licence.
Ali se lahko program Power Automate poveže s sistemi, ki niso Microsoftovi?
Da. Power Automate ima več sto priključkov. Standardni priključki brez dodatnih stroškov pokrivajo večino Microsoftovih storitev in običajnih storitev tretjih oseb. Za priključke Premium za sisteme podjetij, kot so Salesforce, SAP ali ServiceNow, je potrebna licenca Power Automate Premium na uporabnika. Vnaprej vam povemo, katere konektorje potrebujejo vaši tokovi in kakšne so posledice licenciranja.
Kaj se zgodi, če se tok po zagonu prekine?
Naši tokovi vključujejo obdelavo napak, ki ujame napake in takoj pošlje obvestilo imenovanemu lastniku - namesto da bi se neuspeh pojavil v tišini. Brez dodatnih stroškov zagotavljamo tudi trimesečno odpravljanje napak po začetku delovanja, ki zajema vse napake, ki nastanejo zaradi težav v naši gradnji.
Ali lahko dokumentirate tokove, da jih bomo lahko vzdrževali sami?
Da. Vsaka naloga vključuje pisno dokumentacijo o sprožilnih pogojih, logičnih vejah, akcijah in ravnanju z napakami - napisano v preprostem jeziku, ne le zaslonske slike platna toka. Vaša ekipa mora biti sposobna razumeti, kaj tok počne, in opraviti manjše prilagoditve, ne da bi nam bilo treba poklicati nas.
Koliko časa traja izgradnja toka Power Automate?
Preprost tok obveščanja ali opozarjanja - en sam sprožilec, en pogoj, eno e-poštno sporočilo - običajno traja 1-2 dni, vključno s testiranjem in dokumentiranjem. Večstopenjski delovni tok odobritve s pogojnim usmerjanjem, eskalacijami, obravnavo zavrnitev in lovljenjem napak običajno traja 3-6 dni. Pred začetkom vam pisno predstavimo obseg.
Ali lahko pregledate in popravite tokove, ki smo jih že ustvarili sami?
Da. Optimizacija pretoka in odpravljanje težav sta običajna naloga. Revidiramo vaše obstoječe tokove, ugotovimo vrzeli pri obravnavi napak in težave z logiko ter odpravimo težave, ki jih povzročajo. Pogosto je to hitrejše in cenejše kot ponovna vzpostavitev od začetka.
Pogosto v kombinaciji z orodjem Power Automate.
Razvoj SharePoint
Večino tokov Power Automate sprožijo dogodki v seznamih SharePoint. Dobro strukturiran seznam s pravimi vrstami stolpcev in potrjevanjem omogoča zanesljivejše tokove, ki jih je lažje vzdrževati. Kadar je to potrebno, oboje oblikujemo in zgradimo v enem samem opravilu.
Aplikacije Power Apps
Obrazci Power Apps zajemajo strukturirane podatke, tokovi Power Automate pa poskrbijo za nadaljnje korake - odobritve, obvestila, posodobitve zapisov. Obe storitvi naravno sodelujeta, zato ju gradimo skupaj kot del istega posla, kadar sta potrebni obe.
Register tveganj
Avtomatizirana opozorila o zamujenih ublažitvah in obvestila zainteresiranih strani so osrednji del naše ponudbe registra tveganj. Tokovi Power Automate so standardno vključeni v vsako sestavo registra tveganj in niso dodatek.
Ste pripravljeni, da ne boste več delali stvari ročno?
Povejte nam, kateri postopek želite avtomatizirati - kaj je sprožilec, kaj se mora zgoditi in kdo mora vedeti. V 24 urah vam bomo poslali okvirni obseg in oceno.
Ali nam pišite neposredno na naslov info@leaplytics.de
Sorodne storitve: Razvoj SharePoint - Aplikacije Power Apps - Svetovanje Power BI - Register tveganj
