V okviru platform Power Apps in Dataverse razvijamo aplikacije za upravljanje zaposlenih – beleženje delovnega časa, prošnje za dopust, bolniški dopust in upravljanje nalog na enem mestu, skupaj z nadzorno ploščo v realnem času za vodstvene delavce. Aplikacije so razvite znotraj vašega najemnika Microsoft 365, vam jih predamo v last in so zasnovane tako, da enako dobro delujejo na tabličnem računalniku v proizvodnji, na telefonu in na namiznem računalniku.
Podatki o prisotnosti, odsotnosti in nalogah so shranjeni na treh različnih mestih – in nobeno od njih ni povezano z drugimi.
Večina malih in srednje velikih ekip to ureja s kombinacijo papirnih delovnih listov, skupne Excelove datoteke in ustnih prošenj v pisarni. To deluje, dokler nekdo ne pozabi posodobiti datoteke, vodja odobri dopust, ki ga nihče ni zabeležil, ali pa novi zaposleni nima pojma, na čem naj bi danes delal. Orodja za rešitev tega problema so že vključena v vašo licenco za Microsoft 365 – treba jih je le združiti v eno povezano aplikacijo, namesto da ostajajo razpršena.
Prisotnost se beleži ročno ali pa sploh ne
Prijava in odjava potekata na papirju, v preglednici ali pa sploh ne. Nadure in manj delovnih ur se izračunajo ročno ob koncu meseca, če se sploh izračunajo. Nihče nima vpogleda v realnem času, kdo je trenutno dejansko prisoten na delovnem mestu.
Prošnje za dopust brez sistema
Prošnja za dopust je sporočilo prek WhatsAppa ali ustno vprašanje: »Ali je v redu, če si v petek vzamem prost dan?« Preostali dopust se beleži le v glavi posameznika ali v zastareli preglednici. Bolniški dopust se sporoči po telefonu in nikoli ne pride v noben evidenco, ki bi jo vodja lahko pregledal.
Naloge, ki so bile dodeljene, nato pa pozabljene
Delo se zjutraj dodeli ustno, pri čemer se nikjer ne beleži napredek. Že popoldne vodja ne more povedati, kaj je že opravljeno, kaj je v teku in kaj je ostalo neopravljeno – in tega tudi zaposleni tri dni kasneje ne more.
Kaj vse ponuja aplikacija.
Razvijamo eno aplikacijo Power Apps v obliki platna, ki temelji na Dataverse za pregledno upravljanje vlog in dovoljenj ter zajema prisotnost, dopuste, naloge in nadzorno ploščo za vodje – pri čemer Power Automate v ozadju skrbi za odobritve in obvestila. Zasnovana je modularno: začnite z jedrom, module pa dodajajte kasneje, ne da bi morali ponovno razvijati tisto, kar že deluje.
Sledenje porabljenega časa
Prijava na delo, odjava z dela in beleženje odmorov prek telefona, tabličnega računalnika ali osebnega računalnika – brez dodatne strojne opreme, brez ločenega prijavljanja. Tipične funkcije vključujejo:
- Prijava in odjava z enim dotikom ter samodejnim časovnim žigom
- Sledenje odmorom s prilagodljivimi pravili (npr. samodejni odbitek po določenem številu ur)
- Avtomatski izračun nadur in manj delovnih ur v primerjavi s pogodbenimi urami
- Pregled nad osebnim delovnim časom je zaposlenemu na voljo kadarkoli – ni treba čakati na mesečni izpis
- Pogled za vodstvo, ki prikazuje, kdo je trenutno prisoten, bodisi za celotno ekipo bodisi za določeno lokacijo
Upravljanje dopustov in odsotnosti
Prošnje za dopust, odobritve in bolniški dopust na enem mestu, namesto da so razpršene po sporočilih in telefonskih klicih. Tipične funkcije vključujejo:
- Pred oddajo prošnje za dopust se prikaže preostali saldo
- Odobritev s strani vodje neposredno v aplikaciji ali prek obvestila v Teamsu/po e-pošti, z enim dotikom za odobritev ali zavrnitev
- Evidentiranje bolniških odsotnosti z avtomatskim obveščanjem pristojnega vodje
- Pregled koledarja ekipe, ki prikazuje, kdo je na dopustu, tako da lahko vodje vnaprej načrtujejo nadomeščanje
- Samodejni ponovni izračun preostalega dopusta takoj po odobritvi prošnje
Upravljanje nalog
Naloge, ki jih dodeli vodstvo, jih vsi spremljajo in jih nihče ne pozabi. Tipične funkcije vključujejo:
- Dodeljevanje nalog posameznim zaposlenim z navedbo prednosti in roka izvedbe
- Sledenje statusu (odprto, v teku, zaključeno) se posodablja neposredno z naprave zaposlenega
- Avtomatska opozorila za naloge, katerih rok izpolnitve se bliža ali je že potekel
- Seznam osebnih nalog za vsakega zaposlenega, tako da vsak v aplikaciji vidi le svoje naloge, ne pa skupnega nerednega seznama nalog vseh drugih
Koledar in nadzorna plošča
En sam zaslon, ki odgovarja na vprašanje »kaj se trenutno dogaja« – tako za zaposlenega kot za vodjo. Med tipične funkcije spadajo:
- Integracija koledarja Outlooka za osebne in skupne sestanke
- Upraviteljski nadzorni panel, ki v enem pogledu združuje podatke o prisotnosti, odprtih nalogah in prihajajočih dopustih
- Namenjen je tablici, nameščeni na osrednjem mestu v pisarni kot skupni zaslon za pregled, pa tudi za individualno uporabo telefona
- Preglednost na podlagi vlog – zaposleni vidijo svoje podatke, vodje pa pregled nad ekipo
Kako deluje.
1. Zahteve in podatkovni model
Najprej ugotovimo, katere module potrebujete že od prvega dne in katere lahko dodamo kasneje, kako vaše licenciranje za Microsoft 365 podpira Dataverse ter kakšna so natančna pravila glede nadur, nabiranja dopusta in odobritev. Vse to dokumentiramo in se o tem dogovorimo z vami še pred začetkom razvoja – s tem, da pravila določimo že na začetku, se izognemo njihovi ponovni vzpostavitvi kasneje.
2. Gradnja in ponovitev
Aplikacija je razvita neposredno v vašem najemniku Microsoft 365 na platformi Dataverse. Ko so osnovni zasloni delujoči, vam posredujemo delovno različico in vključimo vaše povratne informacije, preden dokončno oblikujemo logiko in poteke odobritev. Napredek lahko spremljate že pred končno odobritvijo, ne šele ob njej.
3. Upravljanje UAT
Aplikacijo preizkušate v okviru dejanskih delovnih dni – prijavljate se na delo, vlagate prošnje za dopust, dodeljujete in zaključujete naloge. Mi poskrbimo za pripravo testnih primerov, usklajujemo njihovo izvajanje ter spremljamo in odpravljamo morebitne napake pred začetkom delovanja.
4. Predaja in dokumentacija
Celovita predaja, vključno z dokumentacijo logike aplikacije po posameznih zaslonih, podatkovnega modela Dataverse ter s tem povezanih potekov odobritev. Vaša ekipa pridobi administratorske pravice, aplikacija pa postane vaša – gostuje v vašem najemniku. Vključuje 3 mesece odpravljanja napak. Stalna podpora je na voljo v okviru pogodbe o stalnem sodelovanju.
Začni z osnovami, ostalo pa dodaj kasneje.
Ni vsaka ekipa že od prvega dne potrebuje vse module. Običajno priporočamo, da najprej začnete z moduli, ki nadomestijo največ ročnega dela, ostale pa dodate šele, ko se osnovna aplikacija že uporablja v vsakdanji praksi:
- Faza 1 – Osnovni del: Sledenje delovnemu času, upravljanje dopustov in odsotnosti, upravljanje nalog, koledar ter nadzorna plošča za vodje
- Faza 2 – Razširitve: Glede na vašo dejavnost – upravljanje voznega parka/vozil, upravljanje dokumentov, integracijo CRM ali funkcije, podprte z umetno inteligenco – je mogoče te funkcije dodati na isti temelj Dataverse, ne da bi bilo treba na novo graditi tisto, kar že obstaja.
Pregledno določanje cen.
Delamo po sistemu »čas in material«. Plačate za dejansko opravljene delovne dni po fiksni dnevni ceni – brez ugibanj o fiksni ceni, brez skritih stroškov.
| Modul | Tipičen obseg | Okvirni stroški (neto) |
|---|---|---|
| Evidentiranje delovnega časa + izračun nadur | 5–8 dni | 4.000–6.400 evrov |
| Upravljanje dopustov in odsotnosti z odobritvami | 4–7 dni | 3.200–5.600 evrov |
| Upravljanje nalog + koledar + nadzorna plošča | 5–9 dni | 4.000–7.200 evrov |
| Dnevna tarifa | od 800 €/dan (neto) - 100% daljinski upravljalnik | |
Moduli se običajno opredelijo in ponudijo posamično, nato pa se združijo v enotno naročilo z dnevno ceno, ko potrdite celotno prvo fazo. Opomba: glede na vaš načrt Microsoft 365 in število uporabnikov bo za Dataverse morda potrebna dodatna licenca za Power Apps – pred pripravo ponudbe preverimo vaše pravice do uporabe in vas na to opozorimo.
Prej smo delovni čas beležili na papirju, prošnje za dopust pa po WhatsAppu, pri čemer nismo imeli nobene zaresne možnosti, da bi videli, kdo na čem dela. Zdaj je vse v eni aplikaciji, ki deluje na tablici v pisarni in na mobilnih telefonih vseh zaposlenih – pregled za vodje pa dejansko prikazuje, kaj se dogaja, brez da bi bilo treba povsod povpraševati.
— Vodja operativnega poslovanja, avtomobilske storitve, Nemčija
Zakaj LeapLytics?
Narejen za rast, ne za zamenjavo
Podatkovni model Dataverse oblikujemo že od samega začetka z mislijo na prihodnje module – upravljanje voznega parka, upravljanje dokumentov, CRM, funkcije umetne inteligence –, tako da kasnejše dodajanje modulov ne pomeni, da bi morali na novo zgraditi tisto, kar že imate.
Vaša aplikacija, vaš najemnik, vaši podatki
Vse je zgrajeno znotraj vašega okolja Microsoft 365. Vaši podatki ostanejo tam, kjer so. Ob predaji prejmete administratorske pravice in polno lastništvo – brez trajne odvisnosti od nas ali od platforme tretje osebe.
O izjemah se pozanimamo, preden postanejo težave
Kaj se zgodi, če zaposleni pozabi odjaviti delovni čas? Kaj se zgodi, če je prošnja za dopust vložena naknadno? Te mejne primere obravnavamo že v fazi opredelitve zahtev, ne šele po zagonu sistema, saj jih je takrat mogoče rešiti z manj stroški.
Pogosto zastavljena vprašanja.
Ali potrebujemo Dataverse ali pa to lahko deluje na seznamih v SharePointu?
Za majhno ekipo z enostavnimi potrebami so seznami v SharePointu lahko primerna rešitev. Dataverse na splošno priporočamo, ko je treba podatke o zaposlenih, vloge in dovoljenja nemoteno razširiti ali ko načrtujete prihodnje module, kot sta upravljanje voznega parka ali CRM. Dali vam bomo iskreno priporočilo, ki bo temeljilo na velikosti vaše ekipe in načrtu razvoja, ne pa na splošnem odgovoru.
Ali je za Dataverse potrebna dodatna licenca?
To je mogoče, odvisno od vašega trenutnega paketa Microsoft 365 in števila uporabnikov. Pred pripravo ponudbe preverimo vaše obstoječe pravice in vam vnaprej natančno sporočimo, kaj je treba morebiti dodati.
Ali bo aplikacija delovala tako na našem pisarniškem tabličnem računalniku kot tudi na mobilnih telefonih?
Da. Aplikacija je zasnovana odzivno za telefone, tablične računalnike in namizne računalnike na podlagi ene same aplikacije »Canvas«, tako da lahko ista aplikacija deluje kot osebno orodje na uporabnikovem telefonu in kot skupni pregledni zaslon na tabličnem računalniku v pisarni.
Ali lahko začnemo samo s sledenjem porabljenega časa in ostalo dodamo kasneje?
Da – to je najpogostejši pristop. Podatkovni model zasnovamo tako, da že od samega začetka podpira vse načrtovane module, zato je kasnejše dodajanje upravljanja dopustov ali spremljanja nalog le razširitev, ne pa popolna prenova.
Kdo je lastnik aplikacije po njeni izdelavi?
To velja za vas. Aplikacija je vgrajena neposredno v vaš najemniški račun Microsoft 365, ob prevzemu pa pridobite polna skrbniška pooblastila. Razen platforme Microsoft 365, ki jo že uporabljate, ni nobene vezanosti na ponudnika.
Ali lahko aplikacijo vzdržujete tudi po zagonu?
Da. Vsak projekt vključuje 3 mesece odpravljanja napak brez dodatnih stroškov. Po tem obdobju sta na voljo redno vzdrževanje in novi moduli v okviru mesečnega naročniškega plačila.
Pogosto se uporablja v kombinaciji z aplikacijo za zaposlene.
Aplikacije Power Apps
Aplikacija za zaposlene je v osnovi aplikacija Power Apps tipa »canvas«. Če potrebujete dodatne samostojne obrazce ali aplikacije, ki presegajo okvir same aplikacije za zaposlene, jih razvijemo v okviru istega projekta.
Power Automate
Obvestila o odobritvah, opomniki za zamujene naloge in eskalacije za neodobrene prošnje za dopust se v ozadju aplikacije izvajajo prek storitve Power Automate.
SharePoint
Za ekipe, ki še niso pripravljene na Dataverse, lahko pripravimo začetno različico na seznamih SharePoint in jo kasneje prenesemo, ne da bi pri tem motili vsakodnevno uporabo.
Ste pripravljeni združiti upravljanje časa, nalog in dopustov v eni aplikaciji?
Povejte nam, koliko članov šteje vaša ekipa, kateri načrt Microsoft 365 trenutno uporabljate in kateri moduli so za začetek najpomembnejši. V 24 urah vam bomo posredovali okvirni obseg projekta in oceno stroškov.
Ali nam pišite neposredno na naslov info@leaplytics.de
Sorodne storitve: Aplikacije Power Apps - Power Automate - Razvoj SharePoint - Svetovanje Power BI