Todas as segundas-feiras de manhã - ou sextas-feiras à tarde, dependendo da estrutura da sua semana - alguém da sua equipe abre uma planilha. Eles copiam dados de três fontes diferentes para ela. Atualizam as fórmulas que quebram quando uma nova linha é adicionada. Eles recolorem as células manualmente, ajustam as colunas de pontuação de risco e, por fim, produzem um documento que se parece aproximadamente com o documento da semana passada, com números diferentes. Quando ele chega até você, já tem quatro horas e uma exportação de dados atrasada. Isso é relatórios de risco muito lentos - e isso está acontecendo em empresas industriais de todos os tamanhos e setores, semana após semana, porque o processo nunca foi projetado para ser dimensionado.
Por que isso continua acontecendo: Três causas principais
1. Os dados estão no lugar errado
Na maioria das organizações industriais, os dados de risco não são centralizados - eles são distribuídos. Os riscos operacionais estão presentes nas ferramentas de gerenciamento de projetos. Os riscos financeiros estão nas exportações de ERP. Os riscos de conformidade estão nos sistemas de gerenciamento de auditoria ou, mais comumente, na caixa de entrada do e-mail de alguém. Toda semana, um analista de riscos ou controlador reúne manualmente essas fontes em uma planilha principal. As quatro horas não são gastas pensando em riscos. Elas são gastas movendo dados entre contêineres. Esse não é um problema de habilidades ou de motivação. É um problema de arquitetura: o processo de geração de relatórios foi criado com base na suposição de que os dados sempre precisariam ser reunidos manualmente, e essa suposição nunca foi questionada.
2. O formato requer manutenção manual constante
Os registros de risco do Excel são inerentemente frágeis. As regras de formatação condicional quebram quando as linhas são inseridas ou excluídas. As fórmulas que fazem referência a intervalos fixos de células produzem resultados incorretos quando o conjunto de dados aumenta. A codificação por cores é manual, o que significa que alguém precisa se lembrar de alterar uma célula de amarelo para vermelho quando uma pontuação de risco ultrapassa um limite, e isso deve ser feito toda semana. Pesquisas com equipes financeiras mostram consistentemente que que os fluxos de trabalho de geração de relatórios manuais são responsáveis por uma parcela desproporcional de erros de geração de relatórios - não porque os analistas sejam descuidados, mas porque o formato exige intervenção humana em cada etapa em que a automação seria mais confiável.
3. O resultado foi projetado para a pessoa que o construiu, não para a pessoa que o lê
A maioria dos relatórios de risco baseados em Excel é criada pelo analista que possui os dados, usando o layout que fazia sentido para ele naquele momento. Quando o relatório chega ao CFO, ao CRO ou ao comitê de risco, ele precisa de explicações. As colunas precisam de contexto. As convenções de cores não são evidentes. O mapa de calor - se houver um - é uma imagem estática que foi colada a partir de um cálculo separado. Ninguém pode clicar em uma categoria de risco para ver os itens subjacentes. O documento responde às perguntas que seu autor previu, e não às que o tomador de decisão realmente tem quando o abre.
O que a maioria das equipes tenta - e por que não funciona
Fórmulas mais sofisticadas do Excel. A adição de cadeias de PROCV, tabelas dinâmicas e intervalos nomeados dinâmicos torna a planilha mais poderosa - e significativamente mais frágil. Quando a pessoa que a criou sai, ninguém mais pode mantê-la. Quanto mais complexa for a solução do Excel, mais cara será a falha quando ela quebrar.
Mais cores e formatação condicional. Os relatórios de risco com esquemas de cores elaborados parecem mais rigorosos. Mas não são. Cores que exigem uma legenda para serem interpretadas não são comunicação - são decoração. E a formatação condicional, que precisa ser revisada e corrigida manualmente a cada semana, anula sua própria finalidade.
Transferir o problema para o PowerPoint. Muitas organizações "resolvem" o gargalo dos relatórios de risco fazendo com que alguém recrie manualmente os dados do Excel como uma apresentação de slides a cada semana. Isso duplica o trabalho e acrescenta um segundo problema de controle de versão. A apresentação de slides agora é um artefato separado que pode divergir dos dados subjacentes a qualquer momento - e geralmente isso acontece.
Compra de uma plataforma GRC completa. As plataformas de governança corporativa, risco e conformidade são a solução certa para organizações com programas maduros e complexos de gerenciamento de riscos. Para as empresas industriais que precisam principalmente de visibilidade clara, atualizada e interativa dos riscos - e não de um pacote completo de gerenciamento de conformidade -, elas costumam ter engenharia excessiva, implementação cara e adoção lenta. O problema não é a falta de plataforma. É a falta da camada de visualização correta sobre os dados que já existem.
O que de fato resolve isso: Três princípios
Conecte-se, não copie. As quatro horas desaparecem quando a ferramenta de geração de relatórios lê diretamente das fontes onde os dados de risco já se encontram - sistemas de projetos, exportações de ERP, listas do SharePoint - em vez de exigir a montagem manual. A função do analista muda de carregador de dados para revisor de dados. Essa é a mudança fundamental e não requer a substituição dos sistemas existentes.
Automatize a camada visual, não apenas a camada de dados. Um conjunto de dados conectado que ainda exige formatação manual a cada semana não resolveu o problema - apenas o deslocou. A visualização precisa ser atualizada automaticamente quando os dados mudam: posições de risco plotadas no quadrante correto, zonas de cores aplicadas por regras e não manualmente, indicadores de status calculados a partir dos dados e não inseridos por um ser humano. É exatamente isso que um sistema de visualização relatórios de risco automatizados visual - como o Matriz de risco do LeapLytics para Power BI - foi projetado para fazer: conectar-se a dados em tempo real e renderizar a matriz de risco sem intervenção manual.
Projete para o tomador de decisões, não para o analista. O resultado certo não é um documento que alguém envia por e-mail para o CFO. É um painel em tempo real que o CFO pode abrir diretamente, filtrar por unidade de negócios ou categoria de risco e detalhar sem pedir um acompanhamento. A métrica que importa não é "horas para produzir o relatório". É "segundos para responder a uma pergunta do CFO durante uma reunião de preparação da diretoria".
Antes e depois: Um exemplo concreto
Um grupo de manufatura industrial com operações em quatro países europeus executava um processo de relatório de risco semanal que exigia que um controlador de risco passasse aproximadamente quatro horas todas as sextas-feiras consolidando dados de registros do Excel em nível local, uma exportação central de ERP e uma planilha de acompanhamento de conformidade mantida pela equipe jurídica. O resultado era um arquivo Excel formatado enviado por e-mail ao CFO e a três chefes de unidades de negócios. As perguntas feitas durante a chamada executiva de segunda-feira geralmente exigiam que o controlador preparasse um e-mail de acompanhamento com dados adicionais.
Depois de conectar as fontes de dados existentes a um relatório do Power BI usando o visual LeapLytics Risk Matrix: a tarefa de consolidação de sexta-feira foi eliminada. O painel foi atualizado automaticamente a partir das fontes de dados conectadas. O CFO abriu o relatório diretamente na segunda-feira de manhã, antes da chamada. As perguntas sobre categorias de risco específicas foram respondidas durante a reunião, clicando nos itens subjacentes - não foi necessário enviar um e-mail de acompanhamento. As quatro horas do controlador passaram a ser dedicadas à revisão do painel em busca de anomalias e à preparação de comentários sobre os riscos escalados - trabalho que exigia julgamento, não movimentação de dados. Tempo gasto na produção de relatórios de risco: menos de 30 minutos por semana.
A próxima etapa
Se a sua equipe está gastando quatro ou mais horas por semana para produzir um relatório de risco que ainda exige explicações quando chega à liderança, o problema não são os dados, mas sim o processo e a camada de visualização sobre eles. A solução não requer a substituição dos sistemas existentes ou um projeto de implementação de vários meses.
Comece com uma avaliação gratuita do Matriz de risco do LeapLytics para Power BI. Conecte-o ao seu registro de riscos existente - seja no Excel, no SharePoint ou em um banco de dados - e crie um painel de riscos funcional em menos de uma hora. Veja o que seu CFO ou CRO vê quando os dados estão ativos, interativos e não exigem mais um processo de montagem de quatro horas para torná-los apresentáveis.
As quatro horas não estão voltando por conta própria. Mas elas não precisam ficar perdidas.
